本科毕业论文
论文题目：事务文书的写作技巧
姓 名：
学 号： 系（部）： 专 业： 班 级： 指导教师：
完成时间：2013年 4月
摘 要
事务文书是一种适用范围广，使用频率高的实用文体。它是党政机关、社会团体、企事业单位或个人在处理日常事务时经常使用的一类文书,在工作和生活中有着不可替代的作用，被称为“基础性文书”。事务文书的写作是应用文写作的重要组成部分。要提高事务文书的写作水平，很重要的一个方面就是要掌握事务文书的写作技巧。了解并掌握事务文书的写作技巧，对事务文书写作质量的改善、事务文书撰写者的写作技能的增强、日常事务工作效率的提高以及单位新形象的塑造等都起着重要的作用。论文主要针对事务文书的写作技巧展开研究，概述了事务文书和事务文书的写作技巧，指出事务文书写作中的常见问题，重点写了事务文书的各种写作技巧，并提出掌握事务文书的写作技巧的具体措施。 关键词：事务文书；写作技巧；问题；措施
Abstract
Transaction instruments is a wide scope of application, the use of high frequency practical style. It is the party and government organs, social organizations, enterprises, institutions or individuals often use instruments in dealing with the day-to-day affairs. It plays an irreplaceable role in the work and life, being called "basic instrument". Affairs instrument of writing is an important part of the practical writing. To improve the affairs writing instrument level, a very important aspect is to master the affairs writing instrument. Understanding and mastering the writing skills of the transaction instruments plays an important role in improving the writing quality of transaction instruments, enhancing writing skills of the transaction instruments writers and the efficiency of day-to-day work ,shaping the new image of the units. The thesis focuses on the instruments writing skills for the transaction study. Overline the transaction instruments and the writing skills of the transaction instruments. Point out the transaction writing instruments common problem. Focus on the kinds of writing skills of transaction instruments,and propose the specific measures to master the writing skills of the transaction instruments.
Keywords: transaction instruments; writing skills; problems; measures
目 录
前言 ................................................. 1
一、事务文书及事务文书写作技巧的概述 ................... 1
（一）事务文书的含义 .................................... 1
（二）事务文书的写作技巧 ................................ 1
二、事务文书写作中的常见问题 ........................... 1
三、事务文书的各类写作技巧 ............................. 2
（一）文风特点方面 ..................................... 2
（二）立意、选材、谋篇方面 .............................. 2
（三）句式选择和语言运用方面 ............................. 5
（四）文章修改方面 ..................................... 6
四、熟练掌握事务文书写作技巧的具体措施 ................. 6
（一）要加强自身修养，端正写作态度 ....................... 6
（二）要增强法制观念，提高政治理论修养 .................... 6 (三）要拓宽知识领域，注重知识的积累 ..................... 6
（四）要学会借鉴范文，加强写作实践训练 .................... 7 结论 ................................................. 7
谢辞 .................................................... 8 参考文献 ............................................. 9
前 言
事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位或个人，在日常工作或工作中经常使用的一种文书。事务文书写作是应用写作的重要组成部分，保证事务文书写作质量、提高事务文书写作水平具有十分重要的意义。影响事务文书写作质量的的因素有很多，其中很关键的一个方面就是事务文书的写作技巧。当下事务文书的写作过程中存在很多问题，亟待解决。因此，研究事务文书的写作技巧，对于改善事务文书的写作状况、保证事务文书的写作质量，是十分必要的。同时，掌握事务文书的写作技巧，也有利于增强事务文书撰写者的写作技能；有利于发挥事务文书在工作中的重要作用；有利于提高日常事务工作效率，保证工作质量。
一、事务文书及事务文书写作技巧的概述
（一）事务文书的含义
“事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位及个人在处理日常事务中，用来沟通信息、总结得失、研究问题、指导工作、规范行为的实用性文书，其重点以实用、办事为目的，强调日常化。”[1]事务文书适用性广、辅助性强、灵活性大，因此，又被称为“常规文书”。它具有宣传教育、沟通联系、辅助参谋和规范指导等作用，是应用写作的重要组成部分。常见的事务文书有计划、总结、调查报告、简报、开幕词、闭幕词等。
（二）事务文书的写作技巧
事务文书的写作技巧，是指在事务文书的写作过程中，为了更好地表达思想内容和实现写作意图，在文书立意构思、谋篇布局、句式选择、语言运用等诸多方面采用的有效方法和技巧。
事务文书的写作技巧在事务文书的写作活动中具有极其重要的作用。它使事务文书写作在内容和格式等方面都更加准确、规范，使文书整体内容流畅，逻辑严谨。掌握事务文书的写作技巧，对事务文书撰写者写作技能的增强、事务文书整体写作质量的改善和日常事务工作效率的提高有着关键作用。同时，也有利于解决事务文书写作中的常见问题；有利于更充分地发挥事务文书在指导工作、沟通联系等方面的作用；有利于保证机关、单位和团体中各项工作的正常运转；有利于事务文书写作适应时代新趋势，在网络化、信息化的背景下推进自身的新发展。
二、事务文书写作中的常见问题
事务文书使用频率高、应用范围广，但由于很多人对事务文书这一文体的了解不够深
入，对其写作技巧不够重视，当今的事务文书写作中存在诸多问题，事务文书的写作现状不容乐观。
事务文书写作中的常见问题主要有： 一是文种使用不当。有些人对事务文书的性质认识不清，不能正确区分事务文书与党政公文，比如工作报告与报告的混用。工作报告是总结的一种，属于事务文书范畴，是为了明确今后的工作目标、任务，以便有效地组织人们为实现新的目标而奋斗。而报告属于党政公文，主要用来向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。二是语法错误。主要包括词的误用、句子成分残缺、语序颠倒和分句之间关系不清。这些语法错误会导致文章出现表意不准确、语句不通畅、逻辑思维混乱等问题。三是修饰语过多。在事务文书中，极力加上一些不必要的限制和修饰语，不但不会实现表达精准、严密的效果，反而会使语句显得冗长拖沓，十分啰嗦。四是名称表述混乱。同一人名、地名、机关等名称在文章中多次出现，并且前后表述不一致。另外，简称的随意使用，使得文章词意不清，不易被分辨。五是标点符号错误。“事务文书中常见的标点错误主要有：标点不清、标点使用不当、标点符号书写位置不对。”
[2]
三、事务文书的各类写作技巧
（一）文风特点方面
为有效地传递信息，提高工作效率，事务文书的整体文风应具有准确性、鲜明性的特点，能够准确、完整、深刻地反映客观事物。
事务文书要具有准确性。一是事务文书的思想内容要准确，要有科学性，要实事求是，准确、真实地反映客观的情况，不可虚构，不可夸大或缩小；二是形式要准确地表达出思想内容。就是通过一定的逻辑、语法、修辞手段把客观事物及其真理准确地表达出来，使形式和内容达到高度统一。
事务文书要具有鲜明性。一是事务文书的观点和材料要统一；二是事务文书的立场要明确、观点要鲜明。
（二）立意、选材、谋篇方面
1、立意方面
立意就是确定事务文书的主旨，明确事务文书的写作目的。事务文书立意应遵循正确、新颖、深刻的原则。
立意首先要准确。只有准确立意，才可以进一步地进行事务文书的选材、谋篇以及遣词造句等工作，才能使整篇事务文书顺理成章，形成一个整体。
同时，还要使事务文书的立意新颖、深刻。要站在时代的高度，对工作中出现的新情
况新问题、新经验及时加以反映总结；对于一些已经被别人印证过的观点和反映过的情况，从自己独特的角度加以观察，经过深入分析和挖掘，提出具有新意的观点。
“事务文书可以用来传递信息，或下达指示，或解释事由，或请示汇报。”[3]意在笔先，主旨先行，一定要恰当立意，明确事务文书的写作目的，确定文章的主旨。
2、选材方面
材料是文章的根基，详尽地占有材料是写好事务文书的重要前提。事务文书撰写者一般可以通过观察、体验获得直接材料，也可以通过阅读、参考别人的文章来获取间接材料。
收集材料首先要详尽具体，多方面地去收集写作材料，这样才能做到在文书的写作时有选择的余地，使写出的事务文书立意高远深刻，内容充实新颖，并有较强的说服力。同时，文书的材料要按照一定的范围和方向去收集，比如按专业收集或者按单位、部门、系统收集。这样，有利于在有限的时间和精力内，快速地收集大量有关的材料信息。此外，还要经常对所收集的材料进行归类和整理，以便日后参考借鉴。
对收集来的材料进行有效地选择，这也是事务文书写作过程中的一个重要环节。它能够使事务文书的内容更加精炼、准确和充实。而选择事务文书写作材料的主要技巧有：
(1)根据主旨的需要来进行材料的取舍。材料的运用一定要贴近事务文书的写作中心，能够为表达文书主旨而服务。能说明写作目的，与文书主旨相关的材料就选用，与主旨没有关系或关系不大的则舍弃，切忌滥用乱用材料。
(2)在深入调查研究的基础上选用典型材料。典型材料更具有代表性，可以更恰当、更充分地表现事务文书的写作目的。只有建立在典型、真实的材料基础上的认识和结论才能更好地去指导工作。
(3)选用的材料要新颖。要提取和选择能反映当今社会特点的新经验、新材料，从而增强事务文书的时效性和可读性，提高事务文书的写作质量。
3、谋篇方面
事务文书的谋篇是指事务文书总体的结构如何安排。文章结构安排的是否合理，将直接关系事务文书的整体质量，它是事务文书写作技巧中十分重要的问题。一般可以选用的谋篇技巧有：
(1)总分式结构。是指在事务文书的开头先做整体的概述，提出文章的中心思想，然后再分别从若干方面或不同角度进行详细叙述。总分式结构能够使事务文书开门见山、直奔主题，便于读者快速地把握事务文书的中心内容。经常采用这种结构的事务文书有计划、总结、调查报告等。比如《关于2008—2009学年新学员入学教育工作的安排》一文就运用总分式结构。它在文章的开头先做总括，“根据校党委的部署和要求，我校2008—2009学年入学教育的重点是：对新学员加强校规校纪的教育，特别是要抓好两个《暂行规定》的学习贯彻，使新学员入学后就能自觉地以学校的有关规章制度规范自己的思想行为，养
成遵纪守法、刻苦学习的良好风尚，推动我校学风、校风的建设。现将有关事项安排如下：”然后再分条叙述，从“入学教育时间”、“入学教育的内容和安排”、“入学教育的日程安排”三方面进行细致阐述。
(2)递进式结构。如果事务文书的表述内容是由浅入深、层层深入的，或者是有着前后的因果关系，那么就可以采用这种递进式的结构。它的特点是各层有着较强的逻辑性，前后顺序有严格的要求，不能随意变更。这种谋篇方式能够使事务文书的内容显得深刻透彻，同时也可以体现出作者思维的条理性、严谨性。它也是事务文书写作中较为常用的一种结构方式，常见于调查报告的写作。比如一篇关于大学生饮食营养健康的调查报告—《关注自我 从健康开始》，就是采用递进式的谋篇方法。文章先从“大学生对一些营养食物的摄取状况”进行调查，进而调查“大学生的饮食习惯”，再根据以上的调查结果，引出“饮食营养健康知识的学习”这一层面，文章的内容层层深入，文章的结构呈递进式展开。
(3)并列式结构。有些事务文书的各层次之间的关系是并列的，各自独立。这样就适合运用并列式谋篇方法。事务文书的写作过程中，要做到文章并列的各部分之间层次分明、顺序合理和结构匀称。并列结构能够使事务文书的思路清晰，结构美观，内容全面。讲话类的事务文书就经常采用并列式结构。比如《在庆祝中华人民共和国成立五十八周年招待会上的讲话》这篇文章，就分别从“新中国成立后，我国发生的巨大变化”、“现在国家前进道路上存在的问题”和“对中国的未来发展的期望”三个方面来展开，运用了并列式结构。
以上三种事务文书的谋篇方法，各有特征，需要事务文书写作者根据具体的事务文书类型，来选用恰当的文章总体结构方式。
此外，在组织事务文书的整体结构过程中，开头和结尾是事务文书写作者需要着重注意的两个部分。
写好事务文书的开头，能够起到激发读者阅读兴趣或是下笔入题，推进主体部分自然展开的作用。事务文书开头的写作技巧主要有下几种：一是说明制文缘由，交待写作背景。这种开头可用于计划、安排等；二是进行总结，提出看法。这种开头多用于总结的写作；三是提出问题，激发兴趣。调查报告的开头可以采用这种技巧；四是问候祝贺，寒暄表意。可用于书信类的事务文书写作。
结尾是全文的收尾部分。结尾写得好，能使文章结构严谨，给读者以完整的印象。一般事务文书可以选用的结尾方法有：一是使用习惯语作为尾语，自然结束；二是运用敏感性词汇，使结尾简短有力；三是总结全文，即对全文的中心思想做出总结和概括；四是针对文章中的情况和问题，提出相应的建议和解决的措施；五是表达祝愿或慰问。可用于礼仪类的事务文书中。
总之，要掌握事务文书谋篇方面的写作技巧，既要从宏观方面把握全文的组织结构，了解整体的行文脉络，又要从具体的角度出发，针对文章的某一部分，选用恰当的结构形式。只有使事务文书的结构合理、严谨，才能成功地支撑起整篇文章的架构，从而更好地与立意、选材相结合，写出优秀的事务文书。
（三）句式选择和语言运用方面
在确定了事务文书的主旨、材料和结构后，就要开始对事务文书的句式和语言进行选择和运用。句式选择和语言运用对事务文书的写作效果具有直接的影响。
在事务文书的句式选用方面的技巧主要有：
1.“使用短句，少用长句；多用单句，少用复句；长句中，多用短主语句、短宾语句、短定语句、短状语句、短补语句，而复杂主句、定语句等尽量少用。”[4]少用可有可无的修饰语，不用艰涩的语句。使句子简练，使文意表达更加明确有力。
2.事务文书的句式还要完整、周密、严谨，最好不用省略，不用倒装等修辞手段，少用描写、抒情等手法。在前后内容上有较大的转换时，可以采用过渡句来使上下文衔接自然，连贯通顺。
3.根据不同类型的事务文书来选用不同的句式。比如在规章制度中常用一些陈述句、判断句、无主句等。
在事务文书的语言运用方面的技巧主要有：
1.准确性与模糊性原则的和谐统一。一般用词要准确明晰，避免出现歧义或误解的情况。比如，在时间、范围、数量等方面要写得足够明确，使读者能够清楚准确地接收文章的信息。如在《日用化妆品消费的变化》这篇调查报告中，有这样一段话：“近年来，日用化妆品的消费发生了较大的变化，由过去的霜、脂、油、粉四大类发展到护发、洗发、烫发等几大类„„”这段文字，语言表达方面就欠缺准确性。“霜、脂、油、粉”是从不同质地分类的，而“护发、洗发、烫发”是以不同的用途分类的，文中用“发展到”连接两者，明显不够准确。
“但有时在某种特定的语言环境下，为了使普遍问题得到概括，以引起人们的重视，在行文上突出主次轻重，或者为了避免叙述文字冗长拖沓，可以使用少量的模糊语言，来增加语言表达的灵活性。”[5]比如“大概”、“很多”、“非常”等词。
2.要求语言庄重平实，规范化。一般要求使用书面的语言词汇，不用方言词语。比如，可以用“劳动”一词来替换“干活儿”一词，用“私自”来替换“偷着”等。但也可以依据实际需要，遵循适度原则，恰当地选用一些带有口语色彩的词汇，这样可以增强事务文书语言的通俗性。
3.语言应该具有鲜明性。鲜明性是事务文书的文风特点之一，事务文书写作需要运用鲜明的语言来表达文章内容，这样才更容易被读者理解和接受。比如《八三年农业生产资料需求的特点是什么？》这篇调查报告中的一段内容是：“我们如果这样做了，今年的供应工作就会出现‘柳暗花明’的新局面，如果还是老思想、老观念、老办法，就会出现‘山重水复’的老样子。”其中，“柳暗花明”、“山重水复”是诗句中的词语，具有一定的比喻意，而在这篇调查报告的写作中，用来具体地指示工作前景，就不够确切，没有鲜明地表达出文章的内容。
4.减少不必要的修饰语，使语言精练，简明扼要。随着我国市场经济不断完善，办公
效率不断提高，对事务文书的语言运用要求方面更加严格。要求用语言简意赅，简短明了。减少一些冗长套话、空话，适当地使用缩略语，使文书用语更加简洁质朴。
（四）文章修改方面
文章修改，是事务文书写作程序链中不可缺少的一环。它可以使写作者对文章内容的认识不断加深，可以使整体的表达形式不断完善，是提高事务文书写作质量的重要方法之一。
可以从以下几个方面来修改：第一，检查文章主旨是否明确。看看文章的观点、立场是否有问题，主题方向有没有偏差；第二，检查文章结构安排是否合理。要看各个部分是否围绕文章的主旨构成一个整体，各段落之间是否合乎逻辑等；第三，检查文书材料的取舍是否恰当。要删掉与主旨观点无关或者相违背的观点，确保事务文书的观点和材料的统一；第四，检查语言运用是否规范以及格式选择是否准确。要使文字更加洗练、准确，使语言更加简洁流畅。同时，要检查文书的行文格式以及标点符号等方面是否正确和规范。
四、熟练掌握事务文书写作技巧的具体措施
（一）要加强自身修养，端正写作态度
加强自身修养，端正写作态度，是写好事务文书的一项重要前提。人们常说“文如其人”，没有好的品德和态度，就很难写出好的文章。特别是事务文书写作以实际的需要作为出发点，是用来解决工作和生活中的实际问题的，没有较强的责任心和实事求是的写作态度，是很难写好的。因此，事务文书写作者一定要加强自身修养，端正写作态度，使自己具备良好的职业道德、实事求是的写作态度、认真负责的工作作风等基本素质。
（二）要增强法制观念，提高政治理论修养
事务文书写作中常常会涉及到党的一些方针、政策和相关的法律法规，这就要求我们平时注意了解相关政策，增强法制观念，提高自身的政治理论修养。反之，如果不注重学习或法制观念淡薄，在处理工作中出现的一些新情况、新问题时，往往会仓促成文，导致文章写作中错误百出，贻误了正常的工作，甚至会给工作带来很大的损失。
(三）要拓宽知识领域，注重知识的积累
事务文书的写作涉及到生活和工作中的方方面面，它与其他的各科知识关系紧密，不可分割。要想掌握事务文书的写作技巧，提高事务文书的写作水平，就必须具备丰富的知识积累。主要有以下三个知识方面：一是一般的政治理论、历史、社会科学等方面的知识。这些是事务文书写作中最为基础的一个知识方面，它有助于写作者拓宽知识领域，增强写
作基础知识方面的涵养；二是相关的业务知识。“不同单位、不同部门、不同专业中的事务文书在写作内容和写作要求方面有很大的不同。”[6]写作者应熟悉相关的业务知识，学会在与工作性质、工作要求和工作特点相结合的基础上，写好每份事务文书。比如，商业部门的事务文书撰写者就应该熟悉相关的专业名词，了解一些商品生产、流通领域和市场拓展等方面的知识；三是事务文书写作方面的基础知识。主要指以下两个方面：第一，一般的语言、修辞、文字运用等方面的知识。第二，写作规律和写作技能方面的知识。
（四）要学会借鉴范文，加强写作实践训练
要广泛阅读并学习和借鉴各类事务文书的典型范文，开拓写作思路，并从中领悟事务文书的具体的写作技巧和规律，学习并掌握处理事务文书立意、构思、选材、谋篇等方面关系的一般方法。
要想掌握事务文书的写作技巧，加强事务文书的写作实践训练是十分关键的一个步骤。在掌握相关理论的基础上，要勤于动笔，多加练写，将借鉴范文与写作实践结合起来。只有在写作实践中，才能更好地去发现问题和解决问题，并能不断地提高事务文书的语言运用和结构安排的能力，才能逐渐掌握事务文书的写作技巧，提高事务文书的写作技能。 结 论
事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时经常使用的一种应用文书，它具有指导性、实用性、灵活性等特点，并在宣传教育、沟通联系、辅助参谋和规范指导方面有着重要作用。事务文书写作是应用写作的重要组成部分。要想提高事务文书的写作水平，就必须要掌握事务文书的写作技巧。因此，我们要深入了解并熟练掌握事务文书的各种写作技巧，牢记事务文书写作中的一些注意事项，不断增强事务文书撰写者的写作技能，解决事务文书写作中的常见问题，从而保证写作质量，提高办事效率，更好地发挥事务文书在工作和生活中的重要作用。
谢 辞
在论文即将完成之际，我要感谢在论文写作期间给我很多帮助的老师们。
参 考 文 献
[1]张莹.常用事务文书写作刍议[J].网络财富,2009,(9):12.
[2]孙秀秋,吴锡山.应用写作教程[M].北京:中国人民大学出版社,2010,(6):269.
[3]刘锡庆.事务文书写作[M].北京师范大学出版社,2007,(5):12-15.
[4]高雪静.公安通用文书语言运用特点探析[N].新疆职业大学学报,2009,(17):3-4.
[5]张浩.综合事务类文字材料写作范本[M].北京工业大学出版社,2012.(1):20-22.
[6]岳海翔.综合事务文书写作:方法·结构·最新例文[M].中国纺织出版社,2010.(8):13-15.
本科毕业论文
论文题目：事务文书的写作技巧
姓 名：
学 号： 系（部）： 专 业： 班 级： 指导教师：
完成时间：2013年 4月
摘 要
事务文书是一种适用范围广，使用频率高的实用文体。它是党政机关、社会团体、企事业单位或个人在处理日常事务时经常使用的一类文书,在工作和生活中有着不可替代的作用，被称为“基础性文书”。事务文书的写作是应用文写作的重要组成部分。要提高事务文书的写作水平，很重要的一个方面就是要掌握事务文书的写作技巧。了解并掌握事务文书的写作技巧，对事务文书写作质量的改善、事务文书撰写者的写作技能的增强、日常事务工作效率的提高以及单位新形象的塑造等都起着重要的作用。论文主要针对事务文书的写作技巧展开研究，概述了事务文书和事务文书的写作技巧，指出事务文书写作中的常见问题，重点写了事务文书的各种写作技巧，并提出掌握事务文书的写作技巧的具体措施。 关键词：事务文书；写作技巧；问题；措施
Abstract
Transaction instruments is a wide scope of application, the use of high frequency practical style. It is the party and government organs, social organizations, enterprises, institutions or individuals often use instruments in dealing with the day-to-day affairs. It plays an irreplaceable role in the work and life, being called "basic instrument". Affairs instrument of writing is an important part of the practical writing. To improve the affairs writing instrument level, a very important aspect is to master the affairs writing instrument. Understanding and mastering the writing skills of the transaction instruments plays an important role in improving the writing quality of transaction instruments, enhancing writing skills of the transaction instruments writers and the efficiency of day-to-day work ,shaping the new image of the units. The thesis focuses on the instruments writing skills for the transaction study. Overline the transaction instruments and the writing skills of the transaction instruments. Point out the transaction writing instruments common problem. Focus on the kinds of writing skills of transaction instruments,and propose the specific measures to master the writing skills of the transaction instruments.
Keywords: transaction instruments; writing skills; problems; measures
目 录
前言 ................................................. 1
一、事务文书及事务文书写作技巧的概述 ................... 1
（一）事务文书的含义 .................................... 1
（二）事务文书的写作技巧 ................................ 1
二、事务文书写作中的常见问题 ........................... 1
三、事务文书的各类写作技巧 ............................. 2
（一）文风特点方面 ..................................... 2
（二）立意、选材、谋篇方面 .............................. 2
（三）句式选择和语言运用方面 ............................. 5
（四）文章修改方面 ..................................... 6
四、熟练掌握事务文书写作技巧的具体措施 ................. 6
（一）要加强自身修养，端正写作态度 ....................... 6
（二）要增强法制观念，提高政治理论修养 .................... 6 (三）要拓宽知识领域，注重知识的积累 ..................... 6
（四）要学会借鉴范文，加强写作实践训练 .................... 7 结论 ................................................. 7
谢辞 .................................................... 8 参考文献 ............................................. 9
前 言
事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位或个人，在日常工作或工作中经常使用的一种文书。事务文书写作是应用写作的重要组成部分，保证事务文书写作质量、提高事务文书写作水平具有十分重要的意义。影响事务文书写作质量的的因素有很多，其中很关键的一个方面就是事务文书的写作技巧。当下事务文书的写作过程中存在很多问题，亟待解决。因此，研究事务文书的写作技巧，对于改善事务文书的写作状况、保证事务文书的写作质量，是十分必要的。同时，掌握事务文书的写作技巧，也有利于增强事务文书撰写者的写作技能；有利于发挥事务文书在工作中的重要作用；有利于提高日常事务工作效率，保证工作质量。
一、事务文书及事务文书写作技巧的概述
（一）事务文书的含义
“事务文书是党政机关、社会团体、企事业单位及个人在处理日常事务中，用来沟通信息、总结得失、研究问题、指导工作、规范行为的实用性文书，其重点以实用、办事为目的，强调日常化。”[1]事务文书适用性广、辅助性强、灵活性大，因此，又被称为“常规文书”。它具有宣传教育、沟通联系、辅助参谋和规范指导等作用，是应用写作的重要组成部分。常见的事务文书有计划、总结、调查报告、简报、开幕词、闭幕词等。
（二）事务文书的写作技巧
事务文书的写作技巧，是指在事务文书的写作过程中，为了更好地表达思想内容和实现写作意图，在文书立意构思、谋篇布局、句式选择、语言运用等诸多方面采用的有效方法和技巧。
事务文书的写作技巧在事务文书的写作活动中具有极其重要的作用。它使事务文书写作在内容和格式等方面都更加准确、规范，使文书整体内容流畅，逻辑严谨。掌握事务文书的写作技巧，对事务文书撰写者写作技能的增强、事务文书整体写作质量的改善和日常事务工作效率的提高有着关键作用。同时，也有利于解决事务文书写作中的常见问题；有利于更充分地发挥事务文书在指导工作、沟通联系等方面的作用；有利于保证机关、单位和团体中各项工作的正常运转；有利于事务文书写作适应时代新趋势，在网络化、信息化的背景下推进自身的新发展。
二、事务文书写作中的常见问题
事务文书使用频率高、应用范围广，但由于很多人对事务文书这一文体的了解不够深
入，对其写作技巧不够重视，当今的事务文书写作中存在诸多问题，事务文书的写作现状不容乐观。
事务文书写作中的常见问题主要有： 一是文种使用不当。有些人对事务文书的性质认识不清，不能正确区分事务文书与党政公文，比如工作报告与报告的混用。工作报告是总结的一种，属于事务文书范畴，是为了明确今后的工作目标、任务，以便有效地组织人们为实现新的目标而奋斗。而报告属于党政公文，主要用来向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。二是语法错误。主要包括词的误用、句子成分残缺、语序颠倒和分句之间关系不清。这些语法错误会导致文章出现表意不准确、语句不通畅、逻辑思维混乱等问题。三是修饰语过多。在事务文书中，极力加上一些不必要的限制和修饰语，不但不会实现表达精准、严密的效果，反而会使语句显得冗长拖沓，十分啰嗦。四是名称表述混乱。同一人名、地名、机关等名称在文章中多次出现，并且前后表述不一致。另外，简称的随意使用，使得文章词意不清，不易被分辨。五是标点符号错误。“事务文书中常见的标点错误主要有：标点不清、标点使用不当、标点符号书写位置不对。”
[2]
三、事务文书的各类写作技巧
（一）文风特点方面
为有效地传递信息，提高工作效率，事务文书的整体文风应具有准确性、鲜明性的特点，能够准确、完整、深刻地反映客观事物。
事务文书要具有准确性。一是事务文书的思想内容要准确，要有科学性，要实事求是，准确、真实地反映客观的情况，不可虚构，不可夸大或缩小；二是形式要准确地表达出思想内容。就是通过一定的逻辑、语法、修辞手段把客观事物及其真理准确地表达出来，使形式和内容达到高度统一。
事务文书要具有鲜明性。一是事务文书的观点和材料要统一；二是事务文书的立场要明确、观点要鲜明。
（二）立意、选材、谋篇方面
1、立意方面
立意就是确定事务文书的主旨，明确事务文书的写作目的。事务文书立意应遵循正确、新颖、深刻的原则。
立意首先要准确。只有准确立意，才可以进一步地进行事务文书的选材、谋篇以及遣词造句等工作，才能使整篇事务文书顺理成章，形成一个整体。
同时，还要使事务文书的立意新颖、深刻。要站在时代的高度，对工作中出现的新情
况新问题、新经验及时加以反映总结；对于一些已经被别人印证过的观点和反映过的情况，从自己独特的角度加以观察，经过深入分析和挖掘，提出具有新意的观点。
“事务文书可以用来传递信息，或下达指示，或解释事由，或请示汇报。”[3]意在笔先，主旨先行，一定要恰当立意，明确事务文书的写作目的，确定文章的主旨。
2、选材方面
材料是文章的根基，详尽地占有材料是写好事务文书的重要前提。事务文书撰写者一般可以通过观察、体验获得直接材料，也可以通过阅读、参考别人的文章来获取间接材料。
收集材料首先要详尽具体，多方面地去收集写作材料，这样才能做到在文书的写作时有选择的余地，使写出的事务文书立意高远深刻，内容充实新颖，并有较强的说服力。同时，文书的材料要按照一定的范围和方向去收集，比如按专业收集或者按单位、部门、系统收集。这样，有利于在有限的时间和精力内，快速地收集大量有关的材料信息。此外，还要经常对所收集的材料进行归类和整理，以便日后参考借鉴。
对收集来的材料进行有效地选择，这也是事务文书写作过程中的一个重要环节。它能够使事务文书的内容更加精炼、准确和充实。而选择事务文书写作材料的主要技巧有：
(1)根据主旨的需要来进行材料的取舍。材料的运用一定要贴近事务文书的写作中心，能够为表达文书主旨而服务。能说明写作目的，与文书主旨相关的材料就选用，与主旨没有关系或关系不大的则舍弃，切忌滥用乱用材料。
(2)在深入调查研究的基础上选用典型材料。典型材料更具有代表性，可以更恰当、更充分地表现事务文书的写作目的。只有建立在典型、真实的材料基础上的认识和结论才能更好地去指导工作。
(3)选用的材料要新颖。要提取和选择能反映当今社会特点的新经验、新材料，从而增强事务文书的时效性和可读性，提高事务文书的写作质量。
3、谋篇方面
事务文书的谋篇是指事务文书总体的结构如何安排。文章结构安排的是否合理，将直接关系事务文书的整体质量，它是事务文书写作技巧中十分重要的问题。一般可以选用的谋篇技巧有：
(1)总分式结构。是指在事务文书的开头先做整体的概述，提出文章的中心思想，然后再分别从若干方面或不同角度进行详细叙述。总分式结构能够使事务文书开门见山、直奔主题，便于读者快速地把握事务文书的中心内容。经常采用这种结构的事务文书有计划、总结、调查报告等。比如《关于2008—2009学年新学员入学教育工作的安排》一文就运用总分式结构。它在文章的开头先做总括，“根据校党委的部署和要求，我校2008—2009学年入学教育的重点是：对新学员加强校规校纪的教育，特别是要抓好两个《暂行规定》的学习贯彻，使新学员入学后就能自觉地以学校的有关规章制度规范自己的思想行为，养
成遵纪守法、刻苦学习的良好风尚，推动我校学风、校风的建设。现将有关事项安排如下：”然后再分条叙述，从“入学教育时间”、“入学教育的内容和安排”、“入学教育的日程安排”三方面进行细致阐述。
(2)递进式结构。如果事务文书的表述内容是由浅入深、层层深入的，或者是有着前后的因果关系，那么就可以采用这种递进式的结构。它的特点是各层有着较强的逻辑性，前后顺序有严格的要求，不能随意变更。这种谋篇方式能够使事务文书的内容显得深刻透彻，同时也可以体现出作者思维的条理性、严谨性。它也是事务文书写作中较为常用的一种结构方式，常见于调查报告的写作。比如一篇关于大学生饮食营养健康的调查报告—《关注自我 从健康开始》，就是采用递进式的谋篇方法。文章先从“大学生对一些营养食物的摄取状况”进行调查，进而调查“大学生的饮食习惯”，再根据以上的调查结果，引出“饮食营养健康知识的学习”这一层面，文章的内容层层深入，文章的结构呈递进式展开。
(3)并列式结构。有些事务文书的各层次之间的关系是并列的，各自独立。这样就适合运用并列式谋篇方法。事务文书的写作过程中，要做到文章并列的各部分之间层次分明、顺序合理和结构匀称。并列结构能够使事务文书的思路清晰，结构美观，内容全面。讲话类的事务文书就经常采用并列式结构。比如《在庆祝中华人民共和国成立五十八周年招待会上的讲话》这篇文章，就分别从“新中国成立后，我国发生的巨大变化”、“现在国家前进道路上存在的问题”和“对中国的未来发展的期望”三个方面来展开，运用了并列式结构。
以上三种事务文书的谋篇方法，各有特征，需要事务文书写作者根据具体的事务文书类型，来选用恰当的文章总体结构方式。
此外，在组织事务文书的整体结构过程中，开头和结尾是事务文书写作者需要着重注意的两个部分。
写好事务文书的开头，能够起到激发读者阅读兴趣或是下笔入题，推进主体部分自然展开的作用。事务文书开头的写作技巧主要有下几种：一是说明制文缘由，交待写作背景。这种开头可用于计划、安排等；二是进行总结，提出看法。这种开头多用于总结的写作；三是提出问题，激发兴趣。调查报告的开头可以采用这种技巧；四是问候祝贺，寒暄表意。可用于书信类的事务文书写作。
结尾是全文的收尾部分。结尾写得好，能使文章结构严谨，给读者以完整的印象。一般事务文书可以选用的结尾方法有：一是使用习惯语作为尾语，自然结束；二是运用敏感性词汇，使结尾简短有力；三是总结全文，即对全文的中心思想做出总结和概括；四是针对文章中的情况和问题，提出相应的建议和解决的措施；五是表达祝愿或慰问。可用于礼仪类的事务文书中。
总之，要掌握事务文书谋篇方面的写作技巧，既要从宏观方面把握全文的组织结构，了解整体的行文脉络，又要从具体的角度出发，针对文章的某一部分，选用恰当的结构形式。只有使事务文书的结构合理、严谨，才能成功地支撑起整篇文章的架构，从而更好地与立意、选材相结合，写出优秀的事务文书。
（三）句式选择和语言运用方面
在确定了事务文书的主旨、材料和结构后，就要开始对事务文书的句式和语言进行选择和运用。句式选择和语言运用对事务文书的写作效果具有直接的影响。
在事务文书的句式选用方面的技巧主要有：
1.“使用短句，少用长句；多用单句，少用复句；长句中，多用短主语句、短宾语句、短定语句、短状语句、短补语句，而复杂主句、定语句等尽量少用。”[4]少用可有可无的修饰语，不用艰涩的语句。使句子简练，使文意表达更加明确有力。
2.事务文书的句式还要完整、周密、严谨，最好不用省略，不用倒装等修辞手段，少用描写、抒情等手法。在前后内容上有较大的转换时，可以采用过渡句来使上下文衔接自然，连贯通顺。
3.根据不同类型的事务文书来选用不同的句式。比如在规章制度中常用一些陈述句、判断句、无主句等。
在事务文书的语言运用方面的技巧主要有：
1.准确性与模糊性原则的和谐统一。一般用词要准确明晰，避免出现歧义或误解的情况。比如，在时间、范围、数量等方面要写得足够明确，使读者能够清楚准确地接收文章的信息。如在《日用化妆品消费的变化》这篇调查报告中，有这样一段话：“近年来，日用化妆品的消费发生了较大的变化，由过去的霜、脂、油、粉四大类发展到护发、洗发、烫发等几大类„„”这段文字，语言表达方面就欠缺准确性。“霜、脂、油、粉”是从不同质地分类的，而“护发、洗发、烫发”是以不同的用途分类的，文中用“发展到”连接两者，明显不够准确。
“但有时在某种特定的语言环境下，为了使普遍问题得到概括，以引起人们的重视，在行文上突出主次轻重，或者为了避免叙述文字冗长拖沓，可以使用少量的模糊语言，来增加语言表达的灵活性。”[5]比如“大概”、“很多”、“非常”等词。
2.要求语言庄重平实，规范化。一般要求使用书面的语言词汇，不用方言词语。比如，可以用“劳动”一词来替换“干活儿”一词，用“私自”来替换“偷着”等。但也可以依据实际需要，遵循适度原则，恰当地选用一些带有口语色彩的词汇，这样可以增强事务文书语言的通俗性。
3.语言应该具有鲜明性。鲜明性是事务文书的文风特点之一，事务文书写作需要运用鲜明的语言来表达文章内容，这样才更容易被读者理解和接受。比如《八三年农业生产资料需求的特点是什么？》这篇调查报告中的一段内容是：“我们如果这样做了，今年的供应工作就会出现‘柳暗花明’的新局面，如果还是老思想、老观念、老办法，就会出现‘山重水复’的老样子。”其中，“柳暗花明”、“山重水复”是诗句中的词语，具有一定的比喻意，而在这篇调查报告的写作中，用来具体地指示工作前景，就不够确切，没有鲜明地表达出文章的内容。
4.减少不必要的修饰语，使语言精练，简明扼要。随着我国市场经济不断完善，办公
效率不断提高，对事务文书的语言运用要求方面更加严格。要求用语言简意赅，简短明了。减少一些冗长套话、空话，适当地使用缩略语，使文书用语更加简洁质朴。
（四）文章修改方面
文章修改，是事务文书写作程序链中不可缺少的一环。它可以使写作者对文章内容的认识不断加深，可以使整体的表达形式不断完善，是提高事务文书写作质量的重要方法之一。
可以从以下几个方面来修改：第一，检查文章主旨是否明确。看看文章的观点、立场是否有问题，主题方向有没有偏差；第二，检查文章结构安排是否合理。要看各个部分是否围绕文章的主旨构成一个整体，各段落之间是否合乎逻辑等；第三，检查文书材料的取舍是否恰当。要删掉与主旨观点无关或者相违背的观点，确保事务文书的观点和材料的统一；第四，检查语言运用是否规范以及格式选择是否准确。要使文字更加洗练、准确，使语言更加简洁流畅。同时，要检查文书的行文格式以及标点符号等方面是否正确和规范。
四、熟练掌握事务文书写作技巧的具体措施
（一）要加强自身修养，端正写作态度
加强自身修养，端正写作态度，是写好事务文书的一项重要前提。人们常说“文如其人”，没有好的品德和态度，就很难写出好的文章。特别是事务文书写作以实际的需要作为出发点，是用来解决工作和生活中的实际问题的，没有较强的责任心和实事求是的写作态度，是很难写好的。因此，事务文书写作者一定要加强自身修养，端正写作态度，使自己具备良好的职业道德、实事求是的写作态度、认真负责的工作作风等基本素质。
（二）要增强法制观念，提高政治理论修养
事务文书写作中常常会涉及到党的一些方针、政策和相关的法律法规，这就要求我们平时注意了解相关政策，增强法制观念，提高自身的政治理论修养。反之，如果不注重学习或法制观念淡薄，在处理工作中出现的一些新情况、新问题时，往往会仓促成文，导致文章写作中错误百出，贻误了正常的工作，甚至会给工作带来很大的损失。
(三）要拓宽知识领域，注重知识的积累
事务文书的写作涉及到生活和工作中的方方面面，它与其他的各科知识关系紧密，不可分割。要想掌握事务文书的写作技巧，提高事务文书的写作水平，就必须具备丰富的知识积累。主要有以下三个知识方面：一是一般的政治理论、历史、社会科学等方面的知识。这些是事务文书写作中最为基础的一个知识方面，它有助于写作者拓宽知识领域，增强写
作基础知识方面的涵养；二是相关的业务知识。“不同单位、不同部门、不同专业中的事务文书在写作内容和写作要求方面有很大的不同。”[6]写作者应熟悉相关的业务知识，学会在与工作性质、工作要求和工作特点相结合的基础上，写好每份事务文书。比如，商业部门的事务文书撰写者就应该熟悉相关的专业名词，了解一些商品生产、流通领域和市场拓展等方面的知识；三是事务文书写作方面的基础知识。主要指以下两个方面：第一，一般的语言、修辞、文字运用等方面的知识。第二，写作规律和写作技能方面的知识。
（四）要学会借鉴范文，加强写作实践训练
要广泛阅读并学习和借鉴各类事务文书的典型范文，开拓写作思路，并从中领悟事务文书的具体的写作技巧和规律，学习并掌握处理事务文书立意、构思、选材、谋篇等方面关系的一般方法。
要想掌握事务文书的写作技巧，加强事务文书的写作实践训练是十分关键的一个步骤。在掌握相关理论的基础上，要勤于动笔，多加练写，将借鉴范文与写作实践结合起来。只有在写作实践中，才能更好地去发现问题和解决问题，并能不断地提高事务文书的语言运用和结构安排的能力，才能逐渐掌握事务文书的写作技巧，提高事务文书的写作技能。 结 论
事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时经常使用的一种应用文书，它具有指导性、实用性、灵活性等特点，并在宣传教育、沟通联系、辅助参谋和规范指导方面有着重要作用。事务文书写作是应用写作的重要组成部分。要想提高事务文书的写作水平，就必须要掌握事务文书的写作技巧。因此，我们要深入了解并熟练掌握事务文书的各种写作技巧，牢记事务文书写作中的一些注意事项，不断增强事务文书撰写者的写作技能，解决事务文书写作中的常见问题，从而保证写作质量，提高办事效率，更好地发挥事务文书在工作和生活中的重要作用。
谢 辞
在论文即将完成之际，我要感谢在论文写作期间给我很多帮助的老师们。
参 考 文 献
[1]张莹.常用事务文书写作刍议[J].网络财富,2009,(9):12.
[2]孙秀秋,吴锡山.应用写作教程[M].北京:中国人民大学出版社,2010,(6):269.
[3]刘锡庆.事务文书写作[M].北京师范大学出版社,2007,(5):12-15.
[4]高雪静.公安通用文书语言运用特点探析[N].新疆职业大学学报,2009,(17):3-4.
[5]张浩.综合事务类文字材料写作范本[M].北京工业大学出版社,2012.(1):20-22.
[6]岳海翔.综合事务文书写作:方法·结构·最新例文[M].中国纺织出版社,2010.(8):13-15.