消防安全管理体系
件 编 制 指
××市公安消防支队
二○○九年十一月文南
前 言
随着世界经济的飞速发展，人们生活水平的日益提高，人们对自身安全的保护意识越来越强，对生活环境、工作条件的要求越来越高。这就要求企业主想方设法提高自身消防安全管理水平，改善消防安全条件，为员工和社会提供安全的环境。与此同时，随着国际间经济合作、贸易往来的日益频繁，世界上各种类型大企业、组织采取各种手段和方法来提高企业消防安全管理水平，改善企业的形象。他们的普遍做法是借鉴ISO9000和ISO14000系列标准推广应用的成功经验，将ISO9000和ISO14000先进科学的管理模式应用于消防安全领域，开展消防安全标准化管理工作。
我国向来重视消防安全工作，但消防安全管理标准化工作尚未起步。荆门市公安消防支队根据国际上消防安全管理体系的发展趋向，经过一系列准备工作，于2001年10月颁布“消防安全管理体系试行标准”，在全市一级消防安全重点单位中推行。这一标准的颁布、实施必将开创我市消防安全管理的新编章，掀起一场消防安全管理革命。
为大力宣传消防安全管理体系试行标准，帮助企业建立消防安全管理体系，荆门市公安消防支队组织编写了《消防安全管理体系文件编制指南》。希望有助于推动消防安全管理体系试行标准的推广普及，促使企业将消防安全管理纳入现代企业制度，规范现有管理体系，提高消防安全管理水平。
由于各种原因，本书难免存有错误或不妥之处，敬请批评指正。
编写组
2009年11月
目 录
第一章 概述…………………………………………………………………
第一节 编制消防安全管理体系文件的必要性和作用………………
第二节 建立消防安全管理体系的方法和步聚………………………
第三节 消防安全管理体系文件的结构和内容………………………
第四节 消防安全管理体系文件编制的原则和方法…………………
第二章 消防安全管理手册的编制…………………………………………
第一节 消防安全管理手册的介绍……………………………………
第二节 消防安全管理手册的编制原则………………………………
第三节 消防安全管理手册的结构和内容……………………………
第三章 程序文件的编制……………………………………………………
第一节 程序文件介绍…………………………………………………
第二节 程序文件的编制过程…………………………………………
第三节 程序文件格式和内容…………………………………………
第四节 部分常用程序文件的编制要点………………………………
第四章 作业文件的编制……………………………………………………
第一节 作业文件介绍…………………………………………………
第二节 作业文件的格式和内容………………………………………
第三节 作业文件的编制要求…………………………………………
第五章 消防安全项目计划书的编制………………………………………
第一节 消防安全项目计划书的作用和要求…………………………
第二节 消防安全项目计划书的管理及主要内容……………………
第六章 消防安全记录的编制………………………………………………
第一节 记录的内容和作用……………………………………………
第二节 记录的编制和管理……………………………………………
第七章 体系文件的控制……………………………………………………
第一章 概 述
第一节编制消防安全管理体系文件的必要性和作用
一、编制消防安全管理体系文件的必要性
一个组织建立消防安全管理体系的过程实际上就是体系文件的制定、执行、评价和不断完善的过程。因此，编制体系文件是建立消防安全管理体系的必要步聚。
1、编制体系文件是建立消防安全管理体系的需要
消防安全管理体系是一个文件化的体系，建立体系的过程就是结合组织性质和特点将标准具体化为组织的消防安全管理体系文件的过程。按标准要求建立的体系文件是组织实施消防安全管理的规范。
一个组织在建立消防安全管理体系时，通常应首先了解、掌握标准的要求，然后按标准的要求并结合组织实际情况提出消防安全管理体系要求，规定如何去开展活动。为验证各项活动是否达到预期的效果，消防安全管理体系是否有效并达到预期的目标，还要进行内部审核和管理评审。这一切，都离不开体系文件，如果没有消防安全管理体系文件的指导，从事各项消防安全活动的人员将无法规范地完成工作，安全改进将失去参考，审核和评价消防安全管理体系就没有依据。
因此，编制消防安全管理体系文件的主要原因和目的是：适当地阐述本组织的消防安全管理体系并描述消防安全管理体系的要求，为消防安全管理体系的建立、运行和改进提供永久性的参考。
需要编制消防安全管理体系文件的另一个原因是：作为组织的内部成员，可能已经了解了本组织是怎样开展工作以及结果如何，但是，如果不能向第二方或第三方审核人员提供现行有效的消防安全管理体系文件及其见证材料，那么组织就不能取得相关方的信任，并得到第三方认证机构的认可。
2、编制消防安全管理体系文件是满足标准的要求
消防安全管理体系试行标准规定：
“组织应有一个经最高管理者批准的消防安全方针，……方针应该：形成文件，付诸实施，予以保持。”
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“组织应确保在确立消防安全目标时，对这些危险评价的结果及控制的效果进行考虑，并将此文件化，并保持最新。”
“组织应针对其内部相关职能和层次，建立消防安全目标体系，……并使之形成文件。”
“组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持下列信息：
（1）对管理体系核心要素及相互作用的描述。
（2）提供查询相关文件的途径。”
作为建立消防安全管理体系主要依据的标准明确指出：消防安全管理体系应是文件化的，要把贯彻标准，实现消防安全方针的要求、规定写成文件化的程序，并且按照文件的程序实施。
因此，编制消防安全管理体系文件，也是为了满足标准的要求，确保通过认真执行消防安全管理体系文件达到持续改进消防安全工作的目的。
二、消防安全管理体系文件的作用
建立文件化的消防安全管理体系，将会给组织内部、外部环境带来诸多好处，这主要表现在以下几个方面：
1、对组织自身的好处
①用制定消防安全方针和签署、批准消防安全管理手册的方式，可以表明组织最高管理者对消防安全的承诺。同时，也会使组织内的各级人员了解组织总的消防安全宗旨和目标，有利于通过规范地实施各类活动实现消防安全方针。
②消防安全管理体系文件成为组织内消防安全管理的法规，通过各级人员的认真执行，能够使危险因素得以控制，产品和服务得以安全、高效的产出。
③为各类型的审核提供依据，用以检查组织是否遵守规定的文件化程序，以及评价所建立的消防安全管理体系是否持续有效，是否达到了预期的目的。同时，还可为不断进行的持续改进提供依据和参考。
④可用来表明：本组织已建立了符合消防安全管理体系试行标准要求的文件化的消防安全管理体系，能够对组织实施全方位、全过程的消防安全管理控制，组织有能力在 5
确保消防安全的前提下，为顾客提供满意的产品和服务。
⑤通过体系文件的建立，使各类活动有章可循，为各类活动的规范进行提供了连续性，这有利于确保当关键人员不在场时，组织建立的消防安全管理体系能持续有效的运行，加速实现组织由人治到法治的转换。
⑥组织内火灾隐患和火灾事故的产生几乎都是由于管理体系、技术运作、工艺设计或生产控制的不良造成的。只有通过消防安全管理体系文件的建立，才能变传统的事后管理为采取积极的预防控制措施，大大减少火灾事故发生率，减少火灾损失，减少事故处理、隐患治理和发生火灾的开支。
2、对组织员工的好处
①通过颁布一整套的消防安全管理体系文件，可以使组织内的所有员工都了解本组织对消防安全的承诺，组织的消防安全方针、目标以及各项消防安全工作、活动的内容、规定和要求。
②通过对所有与消防安全有关的管理操作和人员职责、权限及其相互关系的规定，不仅使组织的员工了解了该做哪些工作，如何去做，达到什么效果，并且还处理好接口，确保组织内的所有员工都能按体系文件的规定开展工作，保持工作的连续和稳定，避免相互扯皮。
③通过对以往消防安全工作的评价，可以及时发现问题并在此基础上改进，这些都离不开消防安全管理体系文件的指导。
④是员工进行消防安全培训的一种基本教材，许多员工（尤其是新员工）或许并不了解应如何去完成工作，而体系文件恰好是这一方面的好教材。
3、对外部的好处
①可以向顾客、认证机构，股东及其他相关方表明：本组织拥有适当的消防安全管理体系，从而确保一个良好的消防安全工作环境，在这一环境中，危险因素得以控制，产品和服务得以安全、高效的产出。
②一方面可以尽最大的努力避免事故的发生，另一方面在事故发生时，可以通过有效的组织，系统的控制和处理，使影响和损失降低到最低限度，从而减少给外部带来的风险。
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第二节 建立消防安全管理体系的方法和步聚
消防安全管理体系是一个系统化、程序化和文件化的管理体系。它强调预防为主，强调遵守国家消防安全法律、法规及其他要求，强调全过程控制，有针对性地改善组织的消防安全行为，以期达到对消防安全绩效的持续改善，切实做到经济发展与消防安全同步进行。
不同的组织在建立、完善消防安全管理体系时，可根据自己的特点和具体情况，采取不同的步聚和方法。但总体来说，建立消防安全管理体系一般要经过下列几个基本步聚：
（1）领导决策与准备；
（2）教育培训；
（3）拟订工作计划；
（4）初始状态评审；
（5）体系策划与设计；
（6）编写体系文件；
（7）体系的试运行和正式运行；
（8）内部审核和管理评审。
第三节 消防安全管理体系文件的结构和内容
一、消防安全管理体系文件的结构
1、标准要求
组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持下列信息：
（1）对管理体系核心要素及其相互作用的描述；
（2）提供查询相关文件的途径。
理解要点：
（1）消防安全管理体系文件是保证消防安全管理体系有效运行的基础；
（2）消防安全管理体系应文件化或电子化；
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（3）消防安全管理体系的各核心要素之间要有一定的逻辑关系，即要有一个适应于自己组织规模、活动、产品和服务的文件层次和结构；
（4）组织的各层次文件之间应有比较良好的接口，以及便于查找的索引、目录和清单。
2、文件的结构
为了使消防安全管理体系有效地运行，使各项活动能按规定的要求实施，组织必须对其体系的全部要素以及怎样实施各要素，系统地编制体系文件。但是大量的种类繁多的消防安全管理体系文件，如果不进行理顺，将会给文件的控制甚至文件的执行带来一定的困难。
最好的方法是将消防安全管理体系文件划分层次。这样，不仅有利于对文件进行控制，而且便于设计文件间的接口，使整个体系文件增加衔接的连贯性。
这里，我们参照ISO10012—1995《质量手册编制指南》附录A的描述，将消防安全管理体系文件划分为三个层次，即：
──消防安全管理手册（A层文件）
──消防安全管理体系程序文件（B层文件）
──消防安全管理体系作业文件（C层文件）
管理手册（A层次）：根据消防安全管理体系标准和规定的消防安全管理方针、目标来描述消防安全管理体系。
程序文件（B层次）：描述为实施体系要素所涉及的各个职能部门的活动。
作业文件（C层次）：详细的工作文件（表格、报告、作业指导书、记录等）。 其中任何层次的文件都可以分开，也可以合并。
二、消防安全管理体系文件的内容
1、各层次文件的内容
A层次（消防安全管理手册）：阐述组织的消防安全方针、目标，概括性、纲领性地描述组织的消防安全管理体系，包含或引用程序文件。主要提供组织内的中、高层管理人员和提供用户以及第三方认证机构审核时使用，集中表述本组织消防安全保证能8
力。
B层次（消防安全管理体系程序文件）：程序文件是根据组织消防安全管理手册的要求，为达到既定的消防安全方针、目标所需要的程序和对策，描述实施消防安全管理体系要素所涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门应用。它起着承上启下的作用，对上它是消防安全管理手册的展开和具体化，使得手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实，对下它应引出相应的支持性文件，包括作业文件和记录表格等。
C层次（消防安全管理体系作业文件）：指详细的作业文件，它是围绕管理手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务确保消防安全的具体做法。主要供个人和小组使用。通常情况下，作业文件分成两类：
——工作指令：如作业指导书、检验指导书等，一般包括三个内容：指令干什么、如何干、出了问题怎么办。
——记录：记录是消防安全管理体系文件中最基础的部分，它是证明各生产阶段的消防安全状况是否达到要求和消防安全管理体系是否有效运行的证据，因此具有可追溯性的特点。
2、对层次的理解
应该说明的是：
第一：这种层次的划分不是唯一的，组织在建立消防安全管理体系，设计消防安全管理体系结构时，可以根据组织的特点和需要去确定文件层次的划分。
第二次：这种文件层次的划分并不是表明哪一层次的文件最重要，应该说作为消防安全管理体系文件的一部分，各层次文件相互依存，缺一不可。
以上文件层次的划分，我们可以这样理解：
①表示文件间的相互关系
管理手册阐述组织的消防安全方针、目标、组织机构以及消防安全管理体系的要求；程序方件作为管理手册的支持性文件描述各部门如何去进行消防安全工作以达到规定的要求；每项活动的具体技术细节，则又可在作业文件中体现。因此，各层次文件尽管分开，但内容可以相互引用，下一层次的文件内容不应与上一层次的文件内容相矛盾，而且在描述上应更详细、更具体。
②表示文件的相对数量
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对于一个组织，消防安全管理手册只有一种或几种，而程序文件、作业文件和记录的数量则是自上而下逐渐增加的。
③文件控制管理的需要
对于不同的文件，其发布、控制的部门、方式可能会不同，因此划分文件的层次可以更有效地对其进行控制和管理。
第四节 消防安全管理体系文件编制的原则和方法
一、消防安全管理体系文件编写的原则
1、体系文件编写的基本原则
编定体系文件的基本原则是：“写要做的，做所写的，记所做的。”即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效且要有记录。
体系文件编写过程中，应注意遵循以下原则：
（1）符合性原则
所编制的消防安全管理体系文件，应覆盖消防安全管理体系试行标准的全部要求，同时还要考虑符合有关法律、法规的规定和相关方的要求。否则，编制出的体系文件将是不完整的。
（2）适宜性原则
所编制的体系文件，应描述本组织的消防安全管理体系，体现本组织的发展思想以及产品特点，切忌体系文件的一般化。
（3）操作性原则
所编制的体系文件，应注意其可操作性。不要丢弃过去行之有效的工作方法，片面追求体系文件的“理想化”。
（4）一体化原则
如果组织已经建立了ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，应将这几个体系进行有机的结合，逐步形成体系文件的一体化管理。
二、体系文件的编写依据
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（1）消防安全管理体系标准；
（2）有关消防安全法律、法规和其它要求；
（3）相关方（主要是合同方/合作方）的要求；
（4）企业实际情况；
——企业现行的操作惯例、规章和作业指导书等；
——初始消防安全评审报告；
——ISO系列标准、现有手册、程序文件及第三层次文件等。
三、体系文件编写的基本要求
1、系统性
（1）组织应其消防安全管理体系中全部要素、要求和规定，系统、有条理地制定各项程序；
（2）所有文件应按统一规定的方法编辑成册；
（3）各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序；
（4）各层次文件应涉及消防安全管理体系一个逻辑上独立的部分。
2、法规性
（1）体系文件应在总体上遵循消防安全管理体系标准，以及国家或主管部门的有关法规要求；
（2）文件一旦批准实施，就必须认真执行；
（3）文件修改只能按规定的程序进行。
3、协调性
（1）体系文件的所有规定应与组织的其它管理规定相协调；
（2）体系文件之间应相互协调；
（3）体系文件应与有关技术标准、规范相协调；
（4）处理好各种接口，避免不协调或职责不清。
4、继承性（连续性）
（1）继承以往良好的经验和做法，摒弃落后的、不符合标准要求的习惯和规定；
（2）按标准的要求进行补充和完善。
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5、唯一性
（1）对一个组织来说，其消防安全管理体系是唯一的；
（2）通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；
（3）决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；
（4）不同组织的文件可具有不同的风格。
6、适用性
（1）体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；
（2）体系文件的详细程度与人员的素质，技能和培训等因素相适应；
（3）所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。
四、体系文件的编写步聚
体系文件的编写是一项艰巨而又复杂的工作，为保证此项工作顺利进行，达到预期的效果和目的，在编制体系文件之前，有必要进行充分的策划，以免造成人力、物力、财力的浪费和时间的拖延。通常，分以下几个步骤编制体系文件，可以缩短文件从编制到成熟的时间，取得较好的效果。
1、领导决策，提供必需的资源
首先，最高管理者要做出决策，推行消防安全管理体系这项工作，并提供人、财、物等资源支持，只有这样才能保证体系文件的顺利编写。
2、成立编写小组，并接受必要的知识培训
编写小组的成员主要有以下几方面的要求：
——最高管理层的有效介入，以便解决重大问题和跨部门问题；
——要挑选一个既熟悉标准要求，又熟悉企业实际情况，责任心强，文笔好的统稿人：
——要挑选既熟悉标准要求，又熟悉企业实际情况的人员进入编写小组；
——小组成员要具有一定的管理经验；
——挑选的人员要能代表各有关部门。
相关知识的培训主要包括：
——对消防安全管理体系试行标准的培训；
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——编写方法的培训。
3、制定体系文件的编写计划
在正式编制体系文件之前，编制小组应进行编制策划，制定编制计划，这将有利于体系文件编制的整体性，同时加速编制进度。在编制计划中，应明确以下几方面的内容：
——明确任务分工；
——明确各阶段的时间安排；
——明确各编制人员之间交流、协调的渠道和方式，必要时可选定一名总协调人负责各编制人员之间的协调，指导和处理接口；
——要多次征求各有关部门的意见，以保证体系文件中所规定的职责、接口和工作方法的正确性。
4、规定体系文件的格式要求和写作要点
——编写组成员要集体讨论文件格式及内容要点；
——文件的内容要呼应标准的要求并结合企业的实际情况；
——手册和程序文件各章节的格式要尽量统一。
5、现状调查
（1）分析和清理现行文件
在编写体系文件之前，应对组织已有的、与消防安全管理体系有关的文件及现行的各种标准、制度和规定进行一次分析和清理。这项工作的目的是将那些可以在消防安全管理体系中使用的文件加以保留，对不完善之处进行补充、完善；将那些失效、过期作废的文件统一收回处理，以确保今后所使用的文件的有效性。
组织如果已经建立了ISO9000质量体系或ISO14000环境管理体系，就应使消防安全管理体系与这两个体系充分融合，特别是：培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等管理方式类似的程序，最好在原ISO9000或原ISO14000程序的基础上补充为好。
需要收集的主要资料有：
〃组织机构现状；
〃各部门职责和权限现状；
〃各部门需要解决的问题、工作接口问题和其它问题；
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〃现有各种管理制度、作业程序以及各有关部门执行情况的说明；
〃现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。
然后对以下资料进行分析：
〃评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；
〃评价工作接口现状，列出需研究、解决的工作接口问题的清单；
〃评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。
（2）收集相关信息，摸清现行做法
在编写体系文件之前，必须考虑把什么样的信息编写进去。来自组织外部的要求，主要体现在法律、法规中。来自组织内部员工的要求是双向的，一方面，需要清楚地了解他们必须做什么，达到何种程度才能满足消防安全管理体系的要求；另一方面，他们在长期的工作中已经形成了自己独特的工作方法和习惯，而且他们可能也有很多建议和要求，所有这些内、外部信息，都应尽可能地写进体系文件中去。
6、按计划进行编写
编写组成员根据了解掌握的现状，按照编写计划、编写提纲和任务分工，进行编写。在体系文件的编制过程中，应考虑从以下几个方面实施控制：
（1）尽可能地参考组织内以往的有关文件，对过去行之有效的工作方法在新文件中予以保留，从而减少对新文件的“陌生感”。
（2）在编制过程中要及时沟通信息，尤其是在描述活动接口时，应及时协调清楚，以免除后患。
（3）尽可能多地了解文件所涉及部门及人员的活动过程及方式，对不违背标准要求的内容尽量在文件中体现，切忌“闭门造车”。
（4）送交审批前应征求有关部门人员的意见。
7、编写组成员集体讨论
按计划完成初稿后，编写组成员应进行集体讨论，发挥各自专长，相互提意见，进行内部的修改完善，并形成送审稿，报体系文件审定小组或咨询机构征求意见。
8、征求审定小组（或咨询机构）的意见，进行符合性审核
这是一项非常重要的工作，在审核中，要对送审稿是否符合标准的要求，是否满足法律、法规的要求，是否完整地描述了本组织的消防安全活动的实际过程，是否存在职14
责和活动的交叉、重复，是否符合编制格式的要求等诸方面进行审查。
此外，对体系文件的语言及用词方面还要进行审查，使体系文件尽可能地简明扼要，既精练而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容词和那些容易引起误解的词语。
9、重复7～8步骤，直到符合要求为止。
10、发布实施并修改完善
a、进行培训
体系文件正式批准发布后要组织有关部门和使用文件的人员进行一次基本培训，使其了解、掌握文件的内容和要求以及工作的方法、步骤。
b、修改完善
在体系文件的使用过程中，要广泛征求有关部门和人员的意见，对不适合的内容作进一步的补充、完善。
五、体系文件的编写技巧和编写方式
消防安全管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头进行，一条线，一个组或一个人，每一条线中的手册、程序文件和记录表格以及作业指导书都包含在内。这样写可以避免前后重复和矛盾。
（1）第一条线
危害辨识、危险评价与危险控制计划；
法律、法规及其他要求；
（方针、）目标（和指标）；
管理方案。
（2）第二条线
培训、意识和能力；
文件
文件和资料控制
记录和记录管理
（3）第三条线
运行控制
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应急预案和响应
（4）第四条线
绩效测量与监测
事故、事件、不符合、纠正与预防措施
内部审核
管理评审
（5）第五条线
其它及附录
也可以采取以下编写方式：
（1）自上而下依次展开的方式（本书采用的方式）
按管理手册、程序文件、作业文件、记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需要时间较长，且必然伴随着反复修改。
（2）自下而上编写方式
按支持性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这种编写方式适用于原来管理基础较好的组织，但是必须有总体设计方案，否则易出现混乱。
（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式
先编写程序文件，然后再进行管理手册和支持文件的编写，这实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于试行标准的要求与组织实际的紧密结合，也可缩短文件编写时间。
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第二章 消防安全管理手册的编制
第一节 消防安全管理手册介绍
一、定义与理解
参照ISO8402：1994标准3.12对质量手册的定义，我们把消防安全管理手册定义为：
阐明一个组织的消防安全方针并描述其消防安全管理体系的文件。
注：1、消防安全管理手册可以涉及一个组织的全部或部分活动。手册的标题和范围反映其应用领域。
2、消防安全管理手册至少应包括或涉及：
a、消防安全方针
b、影响消防安全的管理、执行、验证或评审工作的人员的职责、权限和相互关系； c、消防安全管理体系程序的说明；
d、关于手册修改、评审和控制的规定。
3、消防安全管理手册在深度和形式上可以不同，以适应组织的需要，它可由几个文件组成。
从以上定义，我们可以这样理解：
1）消防安全管理手册至少应包括组织的消防安全方针、组织机构、职责、权限并对所采用的消防安全管理体系试行标准的全部要素做出原则规定；
2）消防安全管理手册是一个组织建立、实施和保持消防安全管理体系过程中应长期遵循的文件。
二、消防安全管理手册的作用
由于消防安全管理手册是阐明一个组织的消防安全方针并描述其消防安全管理体系的文件，是组织建立、实施和保持消防安全管理体系的主要依据，因此，它有以下几方面的作用：
1、是组织建立消防安全管理体系的总体规划
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根据消防安全管理体系标准制定的消防安全管理手册，是对组织消防安全方针、目标、各项消防安全职能和管理活动的总体描述，而消防安全管理的各项工作和活动都是依据消防安全管理手册的基本规定加以细化、补充，成为具体的标准、制度，所以，它实质上起到了组织消防安全管理体系总体蓝图的作用。
2、是统一和协调组织各部门消防安全活动、实施火灾预防和控制的根本依据和法规
消防安全管理手册作为组织内部法规性文件，为各项消防安全管理活动提供了统一的标准和行为准则。手册系统地、原则地规定了各项消防安全职责和程序，以协调体系的有效性。
3、是组织向上级主管部门、需方或第三方提供消防安全保证能力和水平的文字表述。
此外，编制消防安全管理手册还可以达到如下目的：
——描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求，展示组织消防安全管理体系重点解决的问题；
——总体描述和实施有效的消防安全管理体系；
——提供改进的常规控制，促进管理活动；
——为消防安全管理体系审核提供文件依据；
——当条件变化时，保持消防安全管理体系的连续性；
——按消防安全管理手册的要求和相应的方法培训有关人员；
——向组织各级管理者展示组织消防安全管理体系的总体框架；
——向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；
——明确各部门的职责和相互关系；
——对外介绍组织的消防安全管理体系；
——证实消防安全管理体系的符合性和有效性。
第二节 消防安全管理手册的编制原则
消防安全管理手册是对组织消防安全管理体系的描述，它是全部体系文件的“索18
引”，对消防安全管理体系的建立和运行具有特殊意义，是消防安全管理体系中的A层文件，管理手册的深度和广度取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质。对于中、小型组织，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数组织，为了便于管理，仍把管理手册与程序文件分开编写。
消防安全管理手册作为指导组织建立和实施消防安全管理体系的纲领性文件，在编制时应遵循以下原则：
1、指令性原则
消防安全管理手册由组织最高管理者批准签发并正式发布，手册中的各项规定是组织全体员工（包括最高管理者）都必须遵守执行的内部法规，它能够防止人为的随意性，保证消防安全管理体系的有效性和连续性。因此，手册的各项规定内容应具有指令性，措辞应严谨，表达要明确。
2、目的性原则
消防安全管理手册应围绕明确的消防安全方针、目标，对为实现消防安全方针、目标的所要开展的各项活动做出规定。这些活动的重点是掌握现存的或潜在的火灾危险，适时地采取纠正或预防措施，并提供必要的依据。
3、符合性原则
编制消防安全管理手册应符合政府和其它的第三方发布的有关各项法律法规、条令、标准和国际公约的规定，同时还应适合其它的环境条件，具有环境适应性。
4、系统性原则
消防安全管理手册所阐述的消防安全管理体系，应当具有整体性和层次性。消防安全管理手册应就生产全过程中各阶段影响消防安全的技术、管理和人员的因素进行控制并作出规定。手册所阐述的消防安全管理体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚、各项活动有序而且连续。手册应按消防安全管理体系标准规定的体系要素的要求，对形成和影响消防安全危险的所有活动，系统地规定控制方法和要求。要从整体的观点出发，对形成消防安全管理体系的所有要素进行阐述，作出明确规定。要突出重点，着重叙述消防安全活动控制程序，内容包括：目的、内容、要求、责任和参与的部门、原则性的方法、手段、步骤、协调和衔接方式等。
5、协调性原则
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消防安全管理手册中各项规定之间，消防安全管理手册与组织其他消防安全文件之间，必须协调一致。首先，手册中的各项规定之间要协调。其次，手册与组织其他文件（管理程序、标准、制度）之间要协调。消防安全管理是组织管理的一个环节，手册又是消防安全管理的纲领性文件。其他文件都是手册的细化和展开，这就要求它们必须相互协调，无论是手册编写阶段，还是在体系运行阶段，都应该及时记录、处理手册中的规定与目前管理标准不一致的部分。
6、可行性原则
手册中的规定，应从组织生产的实际情况出发，能够做到或者经过努力可以达到，某些规定和要素，尽管内容先进，如果组织不具备实施条件，可以暂不列入手册。但有两点必须注意：
（1）在法规、标准和合同中已规定必须执行的要素必须列入；
（2）绝不能因组织原有的管理基础薄弱、员工素质不高，组织就可以用可行性原则为借口，提出保留或保持一些落后的要求，把手册的水平降低。
7、先进性原则
手册的各项规定，应当在总结组织消防安全管理实践经验的基础上，尽可能采用国内外的先进标准、技术和方法，加以科学化、规范化、纳入手册。
8、可检查性原则
可检查性是指手册的各项规定不但要明确，而且要有以定量为主的考核要求，便于实施监督和审核。例如，对消防安全控制活动而言，至少应规定：目的、适应范围、控制方法、责任部门、配合部门、控制内容及具体要求等等。这样编制出来的手册有可检查性，也只有可检查与可考核的手册，方能真正认真实施。手册内容要简练，重点要突出。
消防安全管理手册内容要有系统性，又要避免面面俱到、冗长重复。它不可能象具体工作标准或管理制度那样详尽，对各要素内容、要素间的关系和控制程序只需概括地作出原则规定。在描述时，要求文字准确、语言精炼、结构严谨，还要通谷易懂，以便组织内全体员工理解和掌握。概括起来就是：
系统阐述，突出重点；
层次清楚，协调统一；
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整体优化，切实可行。
第三节 消防安全管理手册的结构和内容
一、消防安全管理手册的主要内容
消防安全管理手册通常包括如下内容：
（1）组织的消防安全方针；
（2）消防安全目标要求；
（3）消防安全管理方案实施描述；
（4）组织结构及消防安全管理工作的职责和权限；
（5）依据消防安全管理体系标准的要求，并结合组织活动、产品或服务的特点，对标准中全部管理要素的实施要点进行描述；
（6）消防安全管理手册的审批、管理和修改的规定。
二、消防安全管理手册的结构格式和要求
消防安全管理手册实际上是组织实施消防安全管理体系的概要性描述，它的书写格式没有统一的要求，但应全面、准确、简明地阐述组织在消防安全方面的宗旨、近期实现的目标以及在规范组织安全生产行为、改善组织消防安全绩效中的实施要点，需要时可向社会展示，并可以为相关方所索取。
消防安全管理手册的结构格式和要求如下：
1、手册封面：
〃组织名称；
〃组织标准编号；
〃手册标题；
〃手册发布时间、实施日期；
〃手册的版本号、受控标志；
〃手册的批准、审核、主编以及编写人员名单等。
2、手册开头
手册正文之前或后面可加一些重要内容，或单独列出，方式不限，但内容要有。建 21
议如下：
①发布令：首页应是由组织最高管理者签署的全面实施消防安全管理体系的发布令。从发布日起组织即按消防安全管理体系文件的要求来规范组织的消防安全管理行为，实施消防安全管理工作。
②任命书：对消防安全管理者代表的任命书。
③管理手册目录：按手册的章、节列出标题及页码以便于查阅。
3、手册正文
（1）前言
主要是简要的介绍组织的概况，生产工艺的特点，曾发生过的火灾事故及主要危险源等，其目的是向相关方及第三方审核认证机构提供一个概貌。
前言应包括以下主要内容：
a、企业简介：应包括企业的地址、投资方、建立日期、投资规模、企业活动、产品或服务内容、产值、员工人数及组成。
b、企业生产工艺：生产工艺流程简图，说明易发生火灾事故的区域及工艺流程。 c、消防安全生产状况：曾发生过的火灾事故、火灾隐患及主要危害。
d、其他有关资料。
对上述内容，可以依据企业的情况有所增减，其中主要是消防安全的背景材料，使有需要的组织和相关方对企业有所了解。
（2）消防安全方针
组织应以文件的形式向社会展示组织在确保消防安全的意图和宗旨；对遵守国家消防安全法律、法规和其他要求的承诺；对遵守危险控制和持续改进的承诺；并结合组织在识别和评价出的对消防安全有危险的危害中确定实现组织消防安全目标和指标的框架要求，组织全体员工献计、献策，积极参与。
（3）消防安全管理手册的内容
该部分主要包括以下几项内容：
①目的和适用范围
组织编制手册的目的和用途，以及管理手册的适用范围。
②引出标准、定义、术语及缩写代号
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主要是列出手册编写所依据的标准，以及行业中常用的或企业内部通用的术语定义，其目的是便于其他相关人员的理解，同时给出手册中采用的缩写代号所对应的术语。
③手册的管理
由于消防安全管理体系文件是组织实施消防安全管理工作，具有法规性的文件，应当受控，以确保在有需要的岗位都有现行有效版本，防止作废版本的使用。因此，应对消防安全管理手册的评审、发放、使用、修改、回收、作废等工作制订一系列的管理规定。
④消防安全管理体系要素的描述
由于消防安全管理手册是消防安全管理体系文件的概要性描述，组织可以通过消防安全管理手册向社会相关方展示其全部消防安全管理活动。因此，消防安全管理手册应对消防安全管理体系标准中的全部管理要素进行描述。管理要素描述的内容如下：
a、总则 简单的描述该管理要素在组织活动、产品或服务过程中的实施目的适用的活动、产品或服务的范围。
b、职责 应列出实施该管理要素的主管部门及相关部门，明确职责及权限。 c、控制要求 消防安全管理体系标准的管理要素共有两类：
1）只有文件要求，没有规定编制程序文件，如：
〃消防安全方针
〃目标
〃消防安全管理方案
〃组织结构和职责
〃消防安全管理体系文件
〃管理评审
对上述几个管理要素，除依据管理要素中规定的基本要求，简要描述实施该管理要素中工作内容和要求外，并结合组织活动、产品或服务的特点以文件的形式来表达这些管理要素的成果。如：
〃消防安全方针
〃消防安全目标计划表
〃消防安全管理方案计划表
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〃消防安全管理体系组织结构图
〃消防安全管理体系职责分配
〃消防安全管理体系部门职能分配表
2）规定编制程序文件，如：
〃危害辨识、危险评价及危险控制计划
〃法律、法规及其他要求
〃培训、意识和能力
〃交流与协商
〃文件控制
〃运行控制
〃应急预案与响应
〃绩效监测与测量
〃事故、事件、不符合、纠正与预防措施
〃记录
〃消防安全管理体系审核
对上述管理要素均有程序文件的要求，同样依据管理要素的基本要求，简要描述实施该管理要素中工作内容和要求，对如何实施的方法和程序在消防安全管理手册中不作描述，以避免与程序文件的重复。
d、相关文件
通过相关文件可以建立不同层次文件的查询途径。
1)对于只有文件要求，而没规定编制程序文件，则应列出该管理要素完成的文件化成果，如组织消防安全目标计划表，组织消防安全管理方案计划表等。
2)对于规定编制程序文件，则应列出该管理要素所包含的程序文件及相关程序文件清单。
4、附录
附录实际上是消防安全管理手册的附件，是对消防安全管理手册的补充说明，其主要内容可以包括：
〃消防安全法律、法规标准及其它要求清单
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〃组织机构图
〃重要危险因素清单
〃消防安全管理方案
〃消防安全管理体系程序文件清单
〃消防安全管理体系要素职能分配表
〃消防安全记录清单
〃其他有关资料
三、消防安全管理手册示例
示例说明
1、以下手册示例是仅就一般情况编写的，因此就内容而言，不够详细、具体；
2、以下手册示例仅供参考，旨在给出编写程序的基本思路和基本格式结构；
3、所给出的手册示例不是标准的模范示例；
3.3.4.1目的
通过制定消防安全管理方案，以确保实现消防安全目标的实现。
3.4.4.2适用范围
本条适用于公司范围的消防安全管理方案的制定和管理。
3.4.4.3要素概要
（1）基本要求
——消防安全管理方案应明确实现消防安全目标的责任、资源、方法和时间表。 ——对所有目标均制定相应的消防安全管理方案。
（2）消防安全管理方案的编制和审批
安全处处长在征求各有关部门意见的基础上，组织起草消防安全管理方案，经管理 25
者代表审核后，报总经理批准生效。
（3）消防安全管理方案的评审与更改
至少每年一次对消防安全管理方案进行评审，当需要更改消防安全管理方案时，需将更改方案交安全处审议，经管理者代表审核，总经理批准后，安全处执行更改。
（4）消防安全管理方案的实施与监督验证
消防安全管理方案以受控文件的形式发至各相关部门具体实施，由安全处负责对方案的实施进度与效果等进行监督验证。
3.3.4.4支持性文件
…/…/…—2000《目标和管理方案的制定和管理程序》
3.4.2.1 总则
建立并保持员工消防安全管理体系培训程序,明确培训需求,确保全体员工,尤其是重要岗位的相关人员能够胜任他所担负的工作,以满足消防安全管理体系建立运行要求。
3.4.2.2 职责
a）安全处负责确定员工的培训需求，并将其文件化；
b）各部门根据安全处确定的员工消防安全培训需求实施培训；
c）人事处根据培训需求进行协调并制订年度培训计划。
3.4.2.3控制要求
a）根据体系文件要求，确定培训需求，明确需要培训的岗位（工种）或人员； b）培训计划应明确对各类人员的培训要求，培训方式及应达到的效果；
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c）对可能产生重大事故的岗位人员应进行培训，使其明确自己的职责，并熟悉本岗位应急准备与反应措施；
d）对全体员工都应进行消防安全意识教育，使其理解本公司的消防安全方针，提高安全意识和持续改进的自觉性；
e）安全知识的培训不局限于课堂教学，要充分选用公司的内部会议、版报、公司报、广播、有限电视等进行消防安全知识的培训教育。
3.4.2.4相关文件
…/…/…—2000《培训管理控制程序》
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第三章 程序文件的编制
第一节 程序文件介绍
一、基本概念
1、程序文件的含义
按 GB/T6583（ISO8402），将程序定义为：“为进行某项活动所规定的途径。”通常情况下，程序要写成书面文件的形式，就称之为程序文件。
程序文件是消防安全管理手册的支持性文件，是管理手册的原则性要求的进一步展开和落实，因此，在编制程序文件时应以手册为依据，符合手册的有关规定和要求，从消防安全管理体系的整体出发对实施消防安全管理体系要素所涉及的各职能部门的活动进行描述并做出规定。
2、程序文件内容
程序文件的内容通常包括：某项消防安全活动的目的和范围，应做什么（WHAT），为什么这样做（WHY），谁来做（WHO），何时（WHEN），何地（WHERE）以及如何做（HOW），应采用什么材料、设备、仪器和依据什么文件，以及如何进控制和记录。
3、程序文件的范围
程序文件是组织开展各项消防安全工作的基础性文件。它应涉及消防安全管理体系中所有适用的要素。每一个程序文件都应包括消防安全管理体系的一个逻辑上独立的部分，即一个完整的体系要素或其中的一部分，或多个体系要素中相互关联的一组活动。换言之，既可以在一个程序中单独包含一个要素；也可以根据需要，把一个体系要素逻辑上独立的几个部分拆开写成几个程序；还可以把两个或两个以上的要素结合起写成一个程序。
程序文件通常不涉及纯技术性的细节（这些内容一般在作业文件等详细的工作文件中描述）而只在需要时引此类文件。
4、程序文件的分类
程序文件按性质可分为：管理性程序和技术性程序；按层次可分为：组织程序和部门程序。
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二、程序文件的性质、作用和要求
1、性质
从消防安全管理体系的角度出发，程序的性质主要有以下几点：
（1）程序是消防安全管理体系的重要组成部分。消防安全管理体系结构中有职责和权限、组织结构、资源和人员、工作程序等方面。这些方面按其性质可分为“硬件”和“软件”两大部分，而程序是软件部分，是组织消防安全活动的内容和方法，是“硬件”高效、经济、协调地确保组织的消防安全水平的方法保证。
（2）程序文件是消防安全管理体系文件之一，是消防安全管理手册的支持性、基础性文件，是对消防安全管理体系要素策划和管理的文件。它上接消防安全管理手册，并与管理手册保持一致，是管理手册规定的具体展开，下接作业文件，控制作业文件并把管理手册的纲领性规定具体落实到作业文件中，从而为实现对组织的消防安全状况的有效控制创造条件。
（3）程序文件是消防安全管理体系有效运行的必要条件和依据。程序文件规定了组织内部消防安全活动的目标和原则、职责分工、工作流程和活动结果的报告和记录表式；同时通过这些程序的审核，也可证明组织的消防安全管理体系与标准规定的消防安全管理体系要求符合的程度。
（4）程序文件是组织正式发布的文件，是消防安全管理体系活动的依据，具有法规性，必须严格实施，从而使消防安全管理规范化。
2、作用
对某一项消防安全活动，程序有以下作用：
（1）各部门、各岗位严格执行程序，可以对组织的消防安全活动进行恰当而连续的控制，使组织的消防安全活动处于受控状态。
（2）由于事先对预防措施作了安排，减少了发生消防安全问题的危险。
（3）由于事先作出安排，一旦发生消防安全问题，有及时作出反应和迅速加以纠正的能力。
3、要求
（1）消防安全管理手册是按标准的要求，对消防安全管理体系作出的原则性规定，而这些原则规定必须通过各类消防安全活动的实施才能得以实现。因此，作为描述消防 29
安全管理体系试行标准及手册的要求保持一致。即：只能通过程序文件的规定，把原则要求落到实处，而不能允许在程序文件中随意降低或减少原则要求。
（2）程序所涉及的范围很广，消防安全管理体系的所有要素、要求、涉及影响组织消防安全状况的所有活动均应建立程序。
（3）每一个程序文件都应包含消防安全管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性的细节，细节通常在工作指令或作业指导书中规定。
（4）程序文件的有效实施才能体现消防安全管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于组织任务的复杂性，采用工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的效果。
（5）程序文件实质上是组织管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。
（6）各程序文件之间应该相互协调、衔接，接口处理清楚、有序，与接口有关的工作职责表达明确并得到各有关部门的确认。各程序文件在内容上不应冲突、矛盾。
（7）程序文件应可能在语言上简练、明确、通顺，用词准确、严谨、理解唯一，避免产生误解和歧义。
第二节 程序文件的编制过程
一、编写程序文件的工作程序
编制程序文件的工作程序如图3—1所示。
1、对现行文件的收集和分析
收集组织现行的各种标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”的性质，但也有其不足之处，应该以消防安全管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。
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组织如果已经建立了ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，就应该使消防安全管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式类似。这些程序最好在原ISO9000程序或14000程序的基础上补充为好。
图3—1编制程序文件工作程序
2、编制程序文件明细表
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一个组织的消防安全管理体系程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好；每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的消防安全管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制订程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的程序文件，制订计划逐步完成。
二、编写程序文件的注意事项
在消防安全管理体系建设中，需要制订的程序文件数量多、工作量大。在贯标过程中对这一环节要给予高度的重视，以达到既使组织的管理文件与标准接轨，又改善内部消防安全管理基础工作的目的。
1、细致策划程序文件的层次
企业的规模有大有小，各层次管理人员所要求的程序内容就会有所不同，同时消防安全管理体系也是一个多层次结构：一个完整的体系由若干个要素组成，一个要素又通过若干项职能来给予落实，而每项职能都又要有若干个消防安全活动来保证。因此，程序文件需要经过细致策划，建立不同层次的程序以适应相应的管理层和所对应的消防安全活动。所有政策和程序的总和实际上构成消防安全管理体系总策划和管理消防安全活动的基础。
如上所述，由于消防安全管理体系结构是多层次的，所以程序文件在客观上也存在着层次性。在策划程序层次时，一般地说，中小型组织的消防安全管理体系结构层次少而简单，其程序文件的层次也可以少些，甚至可以只是一个层次，即按要素划分，一个要素编一个（或几个）程序文件，对该要素的全部消防安全活动加以规定。大中型企业的消防安全管理体系结构层次多而复杂，上层管理者希望每个要素有一份简练包含该要素所有消防安全活动的程序文件，中层管理者可能希望编写比较详细地描述要素一部分的程序以控制基层管理人员的消防安全活动。这时，程序文件可能分为两个或多个层次。第一个层次是按整个要素所有消防安全活动的简明程序文件，供组织的上层管理者使用，也可以把程序文件的头、尾部分去掉直接纳入消防安全管理手册的对应要素或作为编写消防安全管理手册对应要素的基础。第二个层次是对第一层次的展开，按细化了的
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消防安全活动编写，一个要素包括多个程序文件。通过这样的设计，从而确定程序的层次和数量。
另外，要特别注意相关要素和相关消防安全活动的接口，通过程序文件的规定使其衔接，协调一致。在设计时要力求减少程序文件的数量，并防止接口各方出现相互矛盾。
通过这样的策划，提出程序文件层次和目录清单，使其覆盖所有适用消防安全管理体系要素和活动。但是并不是说组织的所有消防安全活动都必须写成程序文件。程序文件具有标准的性质，只有那些通用的、会重复出现的消防安全活动才需要写成程序文件，对于那些一次性的或简单的消防安全活动，可以用其它方式进行规定，不需写成程序文件。一个组织的程序文件层次和数量，由组织根据需要自行确定。
不难理解，程序文件的层次性关系到体系的完整性和系统性，是至关重要的，如果不事先细致地策划和统筹安排，采用想到哪写到哪里的“零打碎敲”方式，很难达到完整性和系统性之目的，在组织实施时就会造成许多“三不管”地带，引起互相扯皮、消防安全管理职能不落实的局面。
2、精心设计程序文件的内容
程序文件是有关人员实施消防安全活动的依据。其基本内容是阐明影响消防安全的那些管理、执行、验证或评审人员的职责、职权和相互关系；说明如何执行各项活动、使用文件及进行控制；其详细程度要满足对有关消防安全活动进行恰当而连续控制的需要。在编写时要注意可操作性，特别在编写细化的消防安全活动时，更要注意一步一步地列出开展此项活动的工作流程和细节，列出输入、转换、输出的内容，包括文件、物品、人员等，明确它们与其它活动的接口和协调措施；规定开展消防安全活动时在物资、人员、信息和环境方面应具备的条件；明确每个环节内转换过程中的各项因素，即由谁干，干什么，干到什么程度，达到什么要求，如何控制，形成什么记录和报告等。同时，还应涉及可能出现的任何例外事项，规定可能发生消防安全问题的预防措施，以及一旦发生消防安全问题应采取的纠正措施。
3、统一文件的结构和格式
程序文件的结构和格式由编写的组织自行确定。但是，一个组织的所有程序文件应规定一种统一的格式，以相同的结构和格式编排每一程序。
对于以往程序文件不规范，特别是在贯标中要初次设计程序文件的组织在编制程序
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文件前，管理部门要认真设计并规定程序文件的结构和格式，以便使组织的所有程序文件得以统一。这种方法更重要的是使程序起草者，按规定的结构格式填写，保证写出的程序文件达到5W+1H（Why、What、Who、When、Where、How）的要求，不致遗漏必不可少的内容。
第三节 程序文件格式和内容
一、程序文件的基本格式
程序文件的基本格式主要是指对文件的版面规格和文头、文尾的规范化设计。 1、版面
一般可采用A4幅面，太大和太小均不利于保管和使用。对于原来标准化程度基础较好的企业，在印刷和复制没有困难时，也可按GB/T1.1国家标准规定的要求规定版面规格。
2、文头
程序文件的文头一般要包括：企业标志（厂名）、程序名称、文件编号、版次（含修改次数）、页码、文件层次或级别、文件发布或实施日期、编制者和批准者（也可放在文尾）及日期等内容。表3—1～表3—3是三个文头的例子，供参考。
一份程序文件往往由数页构成，可以每页都有文头，也可以只在第一页出现文头，在后续页上只在标明文件编号和页码。
3、文尾
如果文头上的内容不能全部列出时，余下部分可在文尾中列出，如表3—4、3—5。当需要把修改的详细信息在程序文件中出现时可按表3—6设计。
在更多的情况下，采取简化的文尾，将其内容直接放在文头中，不另设计文尾。
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35
下：
1、目的 2、适有范围 4、职责 5、工作程序 6、相关文件 7、相关记录 引导语：
适用于……
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二、程序文件的基本内容
为了便于编制和协调，同时也便于实施和管理，组织所编制的所有消防安全管理体系文件都应按统一的表达形式进行陈述。消防安全管理体系程序文件章节结构推荐如
3、术语（若需要）
在消防安全管理体系程序文件各章节中，建议规定以下有关内容： （1）目的：应说明该程序的控制目的、控制要求。推荐使用如下引导语： 为了……制订本程序。 本程序规定了……
（2）适用范围：应指出该程序所规定的内容和所涉及的控制范围。推荐使用如下
本程序适用于……
（3）术语（若需要）：应给出与该程序有关的术语及其定义（特别是专用术语）。 （4）职责：应规定实施程序的主管部门/人员的职责以及相关部门/人员的职责。 （5）工作程序：主要应规定以下9方面内容：
〃确定需开展的各项活动及实施步骤； 〃明确所涉及的人员；
〃规定具体的控制要求和控制方法； 〃确定开展各项活动的时机； 〃给出所需的设备、设施及要求； 〃规定例外情况的处理方法； 〃引出所涉及的相关/支持性文件； 〃明确记录的填写和保存要求； 〃列出所使用的记录表格等。
（6）相关文件：应列出与本程序有关的相关文件。
（7）相关记录：应给出有关的消防安全记录名称并附上相应的空白表格。 程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。
第四节 部分常用程序文件的编制要点
一、程序文件编写要点提示
1、火灾隐患辨识及火灾危险评价控制程序 ①火灾隐患辨识
——明确火灾隐患辨识的相关职责； ——明确火灾隐患辨识的范围； ——火灾隐患辨识的原则；
——火灾隐患辨识的具体方法，相关要求（人员要求，注意事项）； ——调查结果的汇总以及确认（职责、方法）。 ②火灾危险评价 ——评价的职责； ——评价的原则；
——评价的方法（详细描述）； ——危险分级。
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③火灾危害控制 ——危害控制的职责；
——危害削减及控制措施的内容及要求； ——危害削减及控制措施的评价。
④危害因素的更新识别与重要危险因素的更新评价 ⑤相关记录的保管与存档要求
2、法律及法规要求控制程序
① 法律及法规要求的内容 ② 法律及法规要求的获取 ③ 法律及法规要求的选择与确认 ④ 法律及法规要求的分发与保管 ⑤ 法律及法规要求的执行与监督
3、消防安全目标和管理方案的制定和管理程序
①目标 ——目标的制定
——制定的目标要考虑的因素 ——目标的更改 ——目标的宣贯 ——目标的公开 ②管理方案
——管理方案的编制与审批 ——管理方案的主要内容 ——管理方案的评审与更改 ——管理方案的实施与监督验证
4、培训管理程序
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① 培训的内容
② 如何确定培训的需求 ③ 培训计划 ④ 培训实施 ⑤ 培训效果的评估 ⑥ 培训记录的管理
5、信息交流管理程序
① 内部信息交流 ——内部信息的分类 ——内部信息的收集和处理 ② 外部信息交流 ——外部信息的分类 ——外部信息的收集和处理 ③ 信息交流的途径 ④ 信息交流记录的管理
6、文件和资料控制程序
① 受控文件的分类和主要内容 ② 文件的编号 ③ 文件的编写和审批 ④ 文件的发放和领用 ⑤ 文件的更改 ⑥ 文件的保存和销毁 ⑦ 外来文件的控制 ⑧ 文件的管理
7、运行控制程序
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① 运行控制对象
——对缺乏程序指导可能导致偏离方针、目标、指标的运行； ——运行控制的内容至少包括所有与重大危险因素对应的活动； ——对供应商或项目承包方可以考虑提出相应的消防安全要求。 ② 涉及到的各个部门、岗位的职责、要求必须明确； ③ 明确运行控制的参数；
④ 具体的操作规程、操作工的资格要求； ⑤ 运行控制的结果记录。
8、应急预案与响应控制程序
① 应急指挥的组织与分工 ② 应急计划 ③ 培训与演练 ④ 应急响应 ⑤ 纠正与完善 ⑥ 记录的管理
9、绩效测量和监测控制程序
① 绩效测量与监测的内容 ② 如何进行监测 ③ 测量方法、监测频率 ④ 监测仪器、设备的校准和维护 ⑤ 监测人员资格、培训等 ⑥ 各种记录的管理
10、事故管理控制程序
① 事故分类和管理 ② 事故报告
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③ 事故调查 ④ 事故处理 ⑤ 事故汇报 ⑥ 事故统计
11、纠正与预防措施控制程序 ①采取纠正和预防措施的时机
②不符合事实的填写、原因分析、措施的制定、实施和验证。③预防措施的制定与实施
④纠正和预防措施实施情况的记录
12、记录管理控制程序
① 记录的分类和控制范围 ② 记录的形式及要求
③ 记录表格的编制、审批、更改和发放 ④ 记录的收集和归档 ⑤ 记录的保存和销毁 ⑥ 记录的借阅和查阅 ⑦ 外来记录的控制
13、消防安全内部审核程序
① 审核依据 ② 审核组织 ③ 审核频次 ④ 审核计划 ⑤ 审核准备 ⑥ 审核实施 ⑦ 审核报告 ⑧ 审核跟踪
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⑨ 审核记录
14、管理评审控制程序
① 管理评审的时机 ② 管理评审的内容 ③ 管理评审的步聚与要求 ④ 管理评审记录的管理
二、程序文件示例
程序文件应包含消防安全管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，可能是消防安全管理体系的一个要求或要素中的一个部分或几个职业安全管理体系要素相互关联的一组活动，应体现5W+1H，使体系中该方面活动处于程序化、文件化的受控状态，这就避免了由于缺乏文件化管理而造成的经验主义，偶然得失，使得要做的工作具体而明确，程序文件可以看作是企业内部强制执行的法规性文件，程序文件是手册的支持性文件。
程序示例说明：
（1）本程序示例是仅就一般情况编写的，因此就内容而言，不够详细、具体； （2）本程序示例仅供参考，旨在给出编写程序的基本思想和基本结构； （3）所给出的程序示例不是标准的模范示例，不宜照搬； （4）在具体编写文件时，应结合本组织的实际情况加以参考。
1、目的
用来确定消防安全管理体系应遵循的法律法规要求，并建立获取这些法律及法规要求的渠道。
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2、适用范围
本程序适用于本公司范围内的与消防安全活动有关的法律及法规要求的管理 3、术语和定义（无） 4、职责
——行政处负责相关消防安全法律及法规要求的收集、评审、分发和保管； ——各部门负责将相关的消防安全法律及法规要求传达给员工，并遵照执行； ——安全处负责对各部门法律及法规要求的执行情况进行监督检查。 5、工作程序
5.1 与公司消防安全活动有关的法律及法规要求包括： ——国际公约；
——国家消防安全法律、法规、标准及各部委规章； ——地方法规、规章、标准； ——行业法规、规章、标准；
——相关执法部门的通知、公告等其它要求。 5.2 法律及法规要求的获取
行政处应经常与政府消防安全主管部门保持联系，获取相关的国家及地方最新的消防安全法律、法规、标准及其他要求，还可以通过行业、协会、出版机构、图书馆、书店、专业性报刊杂志、咨询机构、认证机构等渠道补充，以保持对法律及法规要求的及时跟踪。
5.3 法律及法规要求的选择、确认和分发
5.3.1 行政处选择、确认所获取的各类法律、法规、标准及要求的适用性，制定《公司适用的消防安全法律及法规要求一览表》，经管理者代表审批后，将一览表中的文件汇编成集，发放到公司各相关部门。
5.3.2 行政处负责保存消防安全法律及法规要求原件，当上述外来文件更新或增加时，及时修正《公司适用的消防安全法律及法规要求一览表》，将新的内容补发至相关部门，并对旧的原件做相应标识。
5.4法律及法规要求的执行与监督
各部门按照《公司适用的消防安全法律及法规要求一览表》的内容进行各项消防安
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全活动，由安全处对各部门的执行情况进行监督检查。
6、相关文件
…/…/…——2000《文件和资料控制程序》 7、相关记录
1、目的
为了规范消防安全信息交流，确保体系的有效运行，特制订本程序。 2、适用范围
本程序适用于公司内部和外部消防安全信息的管理。 3、术语和定义（无） 4、职责
4.1 安全处是消防安全的综合管理部门，负责与上级安全主管部门和行业主管部门的消防安全信息的接收、传递和处理。
4.2 各生产部、科、职能管理部门负责相应业务范围内的内部信息交流。 4.3 工会负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。 5、工作程序 5.1 总则
5.1.1 信息交流的途径可以是口头或书面文件，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具（品）。
5.1.2 消防安全信息分为内部信息和外部信息。 5.1.3 信息内容应准确可靠。
5.1.4 各部门内审员负责消防安全信息记录。 5.2 内部信息交流
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5.2.1 内部信息包括以下内容：
（1）公司的消防安全方针、管理体系运行情况由安全处负责及时传达到公司的各部门及员工，相关方需要索取消防安全方针时，公司应满足其要求。
（2）消防安全管理体系运行中产生的信息由其产生单位及时传递到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。
（3）获取和更新法律及其他要求及时地传递到相关部门。 5.2.2内部信息交流的实施
（1）消防安全方针以板报、小册子为宣传工具公诸于众。
（2）活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到安全处，要求答复的必须在三日之内以答复。
（3）紧急状态下的信息按《应急预案与响应控制程序》规定进行信息交流。 （4）不符合、纠正与预防措施单位必须在整改过程中将信息传递到安全处。 （5）传递接收方必须做好记录。 5.3 外部信息
5.3.1 外部信息主要包括：
（1）经理办、安全处、工会将收到的上级主管部门的消防安全文件呈报分管经理后做出相关处理。
（2）外部消防安全检查、参观、访问由安全处接待安排并将结果报分管经理。 （3）公司的其他部门若收到有关的法律、法规和标准时，如消防等法规，应及时传递到安全处。
（4）相关方的信息（包括：安全部门、社区居民、顾客抱怨），由安全处接收。 （5）发生事故按《事故管理控制程序》的规定逐级上报。 5.3.2 外部信息处理
对外部相关方提出的有关消防安全意见或申诉，安全处应会同相关的部门提出处理意见或建议，报主管领导批准，形成处理决定后三日内答复。
信息提供者要求答复时，由安全处或相应的业务部门在二天内给予答复，并作好记录。
6、相关文件
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…/…/…——2000《应急预案与响应控制程序》 …/…/…——2000《事故管理控制程序》 7、相关记录
…/…/…——××《消防安全信息交流记录表》
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第四章 作业文件的编制
第一节 作业文件介绍
1、作业文件的含义
作业文件是程序文件的支持性文件，必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行的进一步补充和细化，不能脱离程序另搞一套作业文件。
为了指导各项活动更具有可操作性，一个程序文件可分解成几个作业文件，但能在程序文件中交待清楚的，就不要再编制作业文件。
注意：国家、行业、企业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“法律及法规要求一览表”中体现。
2、作业文件的内容
作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。通过包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法，设备和文件，如何对活动进行控制和记录。
第二节 作业文件的格式和内容
1、基本格式
作业文件和程序文件一样，在编制之前要规定统一格式。比较常用的作业文件基本格式的目录如下：
① 目的和适用范围 ② 职责； ③ 管理内容； ④ 更改；
⑤ 相关程序、文件和记录。 2、各部分内容 ①目的和适用范围
这一部分一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。
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②职责
指明实施文件的部门和人员以及他们的职责、权限、接口和相互关系。 ③管理内容
这是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步聚并保持合理的编写程序。明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责以及协调措施；明确每个过程中各项活动由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干，干什么，怎么干，如何控制以及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。
④更改
指明文件更改时所遵循的规定，程序文件的更改影响该作业文件时应一起组织更改。
⑤相关程序、文件和记录
指明需引用的或与作业文件相关的程序、文件和记录，确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门及期限，写明表格的编号和名称。
3、文件编号和标题
编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点。
4、报告和记录格式
确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。
作业文件必须操作性强，并得到本活动相关部门负责人的同意和接受，以及有关部门对接口关系的认可，经过审批再实施。
第三节 作业文件的编制要求
一、作业文件的编写要求
组织现行的各种管理制度、规定、办法等文件，很多具有作业文件相同的功能，但也有其不足之处，应该以消防安全管理体系有效运行为前提，以作业文件的要求为尺度，
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对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按作业文件内容及格式要求进行改写。
根据消防安全管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制订作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的作业文件。
二、作业文件目录清单示例
由于各组织的规模、机构设臵和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少、内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程序不同，其作业文件的多少也不尽相同，下面是一些控制程序和文件目录示例。
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第五章 消防安全项目计划书的编制
第一节 消防安全项目计划书的作用和要求
一、基本概念
所谓“消防安全项目计划书”，就是针对某一特定项目而规划的一份较为详细的消防安全检查卫生措施、资源和活动顺序的文件。
我们可以这样理解：消防安全项目计划书是对项目（过程）作业或活动消防安全评价以及在对危险源全面辨识的基础上，明确控制、避免和消除危害的基本工作程序，形成书面的文字描述，用于指导实际作业或施工，以达成项目或过程预期的消防安全目标的一种书面文件。
二、编制消防安全计划书的时机
1、以下情况下不必制定消防安全计划书：
①组织的项目简单，工艺成熟或已有的消防安全管理体系能够有效地保证消防安全状况时，可以不必另外制定消防安全计划书。
②对于项目类似或生产系列产品的企业，如果制定一个消防安全计划书可以满足其他项目需要时，可以不必针对每一个项目都制定消防安全计划书。
③企业在建立消防安全管理体系时，就已经对各个项目进行了详细的策划，并形成了一整套的体系文件。在未提出新的特殊要求时，不须重新制订消防安全计划书。
2、编制消防安全计划书的时机
由于项目安全策划形成的重要文件之一就是项目消防安全工作计划书，因此，凡进行的正式策划的活动，就必须编制消防安全计划书，一般在出现以下情况时，可考虑编制计划书；
①企业开展新项目，应用新工艺或当现行产品的技术状态发生显著变化，现有的消防安全管理体系文件无法满足需要时，应考虑制定消防安全计划书。
②针对特定的项目或合同，需要将现有的体系文件与特定的消防安全活动有机结合
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消防安全管理体系
件 编 制 指
××市公安消防支队
二○○九年十一月文南
前 言
随着世界经济的飞速发展，人们生活水平的日益提高，人们对自身安全的保护意识越来越强，对生活环境、工作条件的要求越来越高。这就要求企业主想方设法提高自身消防安全管理水平，改善消防安全条件，为员工和社会提供安全的环境。与此同时，随着国际间经济合作、贸易往来的日益频繁，世界上各种类型大企业、组织采取各种手段和方法来提高企业消防安全管理水平，改善企业的形象。他们的普遍做法是借鉴ISO9000和ISO14000系列标准推广应用的成功经验，将ISO9000和ISO14000先进科学的管理模式应用于消防安全领域，开展消防安全标准化管理工作。
我国向来重视消防安全工作，但消防安全管理标准化工作尚未起步。荆门市公安消防支队根据国际上消防安全管理体系的发展趋向，经过一系列准备工作，于2001年10月颁布“消防安全管理体系试行标准”，在全市一级消防安全重点单位中推行。这一标准的颁布、实施必将开创我市消防安全管理的新编章，掀起一场消防安全管理革命。
为大力宣传消防安全管理体系试行标准，帮助企业建立消防安全管理体系，荆门市公安消防支队组织编写了《消防安全管理体系文件编制指南》。希望有助于推动消防安全管理体系试行标准的推广普及，促使企业将消防安全管理纳入现代企业制度，规范现有管理体系，提高消防安全管理水平。
由于各种原因，本书难免存有错误或不妥之处，敬请批评指正。
编写组
2009年11月
目 录
第一章 概述…………………………………………………………………
第一节 编制消防安全管理体系文件的必要性和作用………………
第二节 建立消防安全管理体系的方法和步聚………………………
第三节 消防安全管理体系文件的结构和内容………………………
第四节 消防安全管理体系文件编制的原则和方法…………………
第二章 消防安全管理手册的编制…………………………………………
第一节 消防安全管理手册的介绍……………………………………
第二节 消防安全管理手册的编制原则………………………………
第三节 消防安全管理手册的结构和内容……………………………
第三章 程序文件的编制……………………………………………………
第一节 程序文件介绍…………………………………………………
第二节 程序文件的编制过程…………………………………………
第三节 程序文件格式和内容…………………………………………
第四节 部分常用程序文件的编制要点………………………………
第四章 作业文件的编制……………………………………………………
第一节 作业文件介绍…………………………………………………
第二节 作业文件的格式和内容………………………………………
第三节 作业文件的编制要求…………………………………………
第五章 消防安全项目计划书的编制………………………………………
第一节 消防安全项目计划书的作用和要求…………………………
第二节 消防安全项目计划书的管理及主要内容……………………
第六章 消防安全记录的编制………………………………………………
第一节 记录的内容和作用……………………………………………
第二节 记录的编制和管理……………………………………………
第七章 体系文件的控制……………………………………………………
第一章 概 述
第一节编制消防安全管理体系文件的必要性和作用
一、编制消防安全管理体系文件的必要性
一个组织建立消防安全管理体系的过程实际上就是体系文件的制定、执行、评价和不断完善的过程。因此，编制体系文件是建立消防安全管理体系的必要步聚。
1、编制体系文件是建立消防安全管理体系的需要
消防安全管理体系是一个文件化的体系，建立体系的过程就是结合组织性质和特点将标准具体化为组织的消防安全管理体系文件的过程。按标准要求建立的体系文件是组织实施消防安全管理的规范。
一个组织在建立消防安全管理体系时，通常应首先了解、掌握标准的要求，然后按标准的要求并结合组织实际情况提出消防安全管理体系要求，规定如何去开展活动。为验证各项活动是否达到预期的效果，消防安全管理体系是否有效并达到预期的目标，还要进行内部审核和管理评审。这一切，都离不开体系文件，如果没有消防安全管理体系文件的指导，从事各项消防安全活动的人员将无法规范地完成工作，安全改进将失去参考，审核和评价消防安全管理体系就没有依据。
因此，编制消防安全管理体系文件的主要原因和目的是：适当地阐述本组织的消防安全管理体系并描述消防安全管理体系的要求，为消防安全管理体系的建立、运行和改进提供永久性的参考。
需要编制消防安全管理体系文件的另一个原因是：作为组织的内部成员，可能已经了解了本组织是怎样开展工作以及结果如何，但是，如果不能向第二方或第三方审核人员提供现行有效的消防安全管理体系文件及其见证材料，那么组织就不能取得相关方的信任，并得到第三方认证机构的认可。
2、编制消防安全管理体系文件是满足标准的要求
消防安全管理体系试行标准规定：
“组织应有一个经最高管理者批准的消防安全方针，……方针应该：形成文件，付诸实施，予以保持。”
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“组织应确保在确立消防安全目标时，对这些危险评价的结果及控制的效果进行考虑，并将此文件化，并保持最新。”
“组织应针对其内部相关职能和层次，建立消防安全目标体系，……并使之形成文件。”
“组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持下列信息：
（1）对管理体系核心要素及相互作用的描述。
（2）提供查询相关文件的途径。”
作为建立消防安全管理体系主要依据的标准明确指出：消防安全管理体系应是文件化的，要把贯彻标准，实现消防安全方针的要求、规定写成文件化的程序，并且按照文件的程序实施。
因此，编制消防安全管理体系文件，也是为了满足标准的要求，确保通过认真执行消防安全管理体系文件达到持续改进消防安全工作的目的。
二、消防安全管理体系文件的作用
建立文件化的消防安全管理体系，将会给组织内部、外部环境带来诸多好处，这主要表现在以下几个方面：
1、对组织自身的好处
①用制定消防安全方针和签署、批准消防安全管理手册的方式，可以表明组织最高管理者对消防安全的承诺。同时，也会使组织内的各级人员了解组织总的消防安全宗旨和目标，有利于通过规范地实施各类活动实现消防安全方针。
②消防安全管理体系文件成为组织内消防安全管理的法规，通过各级人员的认真执行，能够使危险因素得以控制，产品和服务得以安全、高效的产出。
③为各类型的审核提供依据，用以检查组织是否遵守规定的文件化程序，以及评价所建立的消防安全管理体系是否持续有效，是否达到了预期的目的。同时，还可为不断进行的持续改进提供依据和参考。
④可用来表明：本组织已建立了符合消防安全管理体系试行标准要求的文件化的消防安全管理体系，能够对组织实施全方位、全过程的消防安全管理控制，组织有能力在 5
确保消防安全的前提下，为顾客提供满意的产品和服务。
⑤通过体系文件的建立，使各类活动有章可循，为各类活动的规范进行提供了连续性，这有利于确保当关键人员不在场时，组织建立的消防安全管理体系能持续有效的运行，加速实现组织由人治到法治的转换。
⑥组织内火灾隐患和火灾事故的产生几乎都是由于管理体系、技术运作、工艺设计或生产控制的不良造成的。只有通过消防安全管理体系文件的建立，才能变传统的事后管理为采取积极的预防控制措施，大大减少火灾事故发生率，减少火灾损失，减少事故处理、隐患治理和发生火灾的开支。
2、对组织员工的好处
①通过颁布一整套的消防安全管理体系文件，可以使组织内的所有员工都了解本组织对消防安全的承诺，组织的消防安全方针、目标以及各项消防安全工作、活动的内容、规定和要求。
②通过对所有与消防安全有关的管理操作和人员职责、权限及其相互关系的规定，不仅使组织的员工了解了该做哪些工作，如何去做，达到什么效果，并且还处理好接口，确保组织内的所有员工都能按体系文件的规定开展工作，保持工作的连续和稳定，避免相互扯皮。
③通过对以往消防安全工作的评价，可以及时发现问题并在此基础上改进，这些都离不开消防安全管理体系文件的指导。
④是员工进行消防安全培训的一种基本教材，许多员工（尤其是新员工）或许并不了解应如何去完成工作，而体系文件恰好是这一方面的好教材。
3、对外部的好处
①可以向顾客、认证机构，股东及其他相关方表明：本组织拥有适当的消防安全管理体系，从而确保一个良好的消防安全工作环境，在这一环境中，危险因素得以控制，产品和服务得以安全、高效的产出。
②一方面可以尽最大的努力避免事故的发生，另一方面在事故发生时，可以通过有效的组织，系统的控制和处理，使影响和损失降低到最低限度，从而减少给外部带来的风险。
6
第二节 建立消防安全管理体系的方法和步聚
消防安全管理体系是一个系统化、程序化和文件化的管理体系。它强调预防为主，强调遵守国家消防安全法律、法规及其他要求，强调全过程控制，有针对性地改善组织的消防安全行为，以期达到对消防安全绩效的持续改善，切实做到经济发展与消防安全同步进行。
不同的组织在建立、完善消防安全管理体系时，可根据自己的特点和具体情况，采取不同的步聚和方法。但总体来说，建立消防安全管理体系一般要经过下列几个基本步聚：
（1）领导决策与准备；
（2）教育培训；
（3）拟订工作计划；
（4）初始状态评审；
（5）体系策划与设计；
（6）编写体系文件；
（7）体系的试运行和正式运行；
（8）内部审核和管理评审。
第三节 消防安全管理体系文件的结构和内容
一、消防安全管理体系文件的结构
1、标准要求
组织应以适当的工具如书面或电子形式建立并保持下列信息：
（1）对管理体系核心要素及其相互作用的描述；
（2）提供查询相关文件的途径。
理解要点：
（1）消防安全管理体系文件是保证消防安全管理体系有效运行的基础；
（2）消防安全管理体系应文件化或电子化；
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（3）消防安全管理体系的各核心要素之间要有一定的逻辑关系，即要有一个适应于自己组织规模、活动、产品和服务的文件层次和结构；
（4）组织的各层次文件之间应有比较良好的接口，以及便于查找的索引、目录和清单。
2、文件的结构
为了使消防安全管理体系有效地运行，使各项活动能按规定的要求实施，组织必须对其体系的全部要素以及怎样实施各要素，系统地编制体系文件。但是大量的种类繁多的消防安全管理体系文件，如果不进行理顺，将会给文件的控制甚至文件的执行带来一定的困难。
最好的方法是将消防安全管理体系文件划分层次。这样，不仅有利于对文件进行控制，而且便于设计文件间的接口，使整个体系文件增加衔接的连贯性。
这里，我们参照ISO10012—1995《质量手册编制指南》附录A的描述，将消防安全管理体系文件划分为三个层次，即：
──消防安全管理手册（A层文件）
──消防安全管理体系程序文件（B层文件）
──消防安全管理体系作业文件（C层文件）
管理手册（A层次）：根据消防安全管理体系标准和规定的消防安全管理方针、目标来描述消防安全管理体系。
程序文件（B层次）：描述为实施体系要素所涉及的各个职能部门的活动。
作业文件（C层次）：详细的工作文件（表格、报告、作业指导书、记录等）。 其中任何层次的文件都可以分开，也可以合并。
二、消防安全管理体系文件的内容
1、各层次文件的内容
A层次（消防安全管理手册）：阐述组织的消防安全方针、目标，概括性、纲领性地描述组织的消防安全管理体系，包含或引用程序文件。主要提供组织内的中、高层管理人员和提供用户以及第三方认证机构审核时使用，集中表述本组织消防安全保证能8
力。
B层次（消防安全管理体系程序文件）：程序文件是根据组织消防安全管理手册的要求，为达到既定的消防安全方针、目标所需要的程序和对策，描述实施消防安全管理体系要素所涉及的各个职能部门活动的文件，供各职能部门应用。它起着承上启下的作用，对上它是消防安全管理手册的展开和具体化，使得手册中原则性和纲领性的要求得到展开和落实，对下它应引出相应的支持性文件，包括作业文件和记录表格等。
C层次（消防安全管理体系作业文件）：指详细的作业文件，它是围绕管理手册和程序文件的要求，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务确保消防安全的具体做法。主要供个人和小组使用。通常情况下，作业文件分成两类：
——工作指令：如作业指导书、检验指导书等，一般包括三个内容：指令干什么、如何干、出了问题怎么办。
——记录：记录是消防安全管理体系文件中最基础的部分，它是证明各生产阶段的消防安全状况是否达到要求和消防安全管理体系是否有效运行的证据，因此具有可追溯性的特点。
2、对层次的理解
应该说明的是：
第一：这种层次的划分不是唯一的，组织在建立消防安全管理体系，设计消防安全管理体系结构时，可以根据组织的特点和需要去确定文件层次的划分。
第二次：这种文件层次的划分并不是表明哪一层次的文件最重要，应该说作为消防安全管理体系文件的一部分，各层次文件相互依存，缺一不可。
以上文件层次的划分，我们可以这样理解：
①表示文件间的相互关系
管理手册阐述组织的消防安全方针、目标、组织机构以及消防安全管理体系的要求；程序方件作为管理手册的支持性文件描述各部门如何去进行消防安全工作以达到规定的要求；每项活动的具体技术细节，则又可在作业文件中体现。因此，各层次文件尽管分开，但内容可以相互引用，下一层次的文件内容不应与上一层次的文件内容相矛盾，而且在描述上应更详细、更具体。
②表示文件的相对数量
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对于一个组织，消防安全管理手册只有一种或几种，而程序文件、作业文件和记录的数量则是自上而下逐渐增加的。
③文件控制管理的需要
对于不同的文件，其发布、控制的部门、方式可能会不同，因此划分文件的层次可以更有效地对其进行控制和管理。
第四节 消防安全管理体系文件编制的原则和方法
一、消防安全管理体系文件编写的原则
1、体系文件编写的基本原则
编定体系文件的基本原则是：“写要做的，做所写的，记所做的。”即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效且要有记录。
体系文件编写过程中，应注意遵循以下原则：
（1）符合性原则
所编制的消防安全管理体系文件，应覆盖消防安全管理体系试行标准的全部要求，同时还要考虑符合有关法律、法规的规定和相关方的要求。否则，编制出的体系文件将是不完整的。
（2）适宜性原则
所编制的体系文件，应描述本组织的消防安全管理体系，体现本组织的发展思想以及产品特点，切忌体系文件的一般化。
（3）操作性原则
所编制的体系文件，应注意其可操作性。不要丢弃过去行之有效的工作方法，片面追求体系文件的“理想化”。
（4）一体化原则
如果组织已经建立了ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，应将这几个体系进行有机的结合，逐步形成体系文件的一体化管理。
二、体系文件的编写依据
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（1）消防安全管理体系标准；
（2）有关消防安全法律、法规和其它要求；
（3）相关方（主要是合同方/合作方）的要求；
（4）企业实际情况；
——企业现行的操作惯例、规章和作业指导书等；
——初始消防安全评审报告；
——ISO系列标准、现有手册、程序文件及第三层次文件等。
三、体系文件编写的基本要求
1、系统性
（1）组织应其消防安全管理体系中全部要素、要求和规定，系统、有条理地制定各项程序；
（2）所有文件应按统一规定的方法编辑成册；
（3）各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序；
（4）各层次文件应涉及消防安全管理体系一个逻辑上独立的部分。
2、法规性
（1）体系文件应在总体上遵循消防安全管理体系标准，以及国家或主管部门的有关法规要求；
（2）文件一旦批准实施，就必须认真执行；
（3）文件修改只能按规定的程序进行。
3、协调性
（1）体系文件的所有规定应与组织的其它管理规定相协调；
（2）体系文件之间应相互协调；
（3）体系文件应与有关技术标准、规范相协调；
（4）处理好各种接口，避免不协调或职责不清。
4、继承性（连续性）
（1）继承以往良好的经验和做法，摒弃落后的、不符合标准要求的习惯和规定；
（2）按标准的要求进行补充和完善。
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5、唯一性
（1）对一个组织来说，其消防安全管理体系是唯一的；
（2）通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；
（3）决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；
（4）不同组织的文件可具有不同的风格。
6、适用性
（1）体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；
（2）体系文件的详细程度与人员的素质，技能和培训等因素相适应；
（3）所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。
四、体系文件的编写步聚
体系文件的编写是一项艰巨而又复杂的工作，为保证此项工作顺利进行，达到预期的效果和目的，在编制体系文件之前，有必要进行充分的策划，以免造成人力、物力、财力的浪费和时间的拖延。通常，分以下几个步骤编制体系文件，可以缩短文件从编制到成熟的时间，取得较好的效果。
1、领导决策，提供必需的资源
首先，最高管理者要做出决策，推行消防安全管理体系这项工作，并提供人、财、物等资源支持，只有这样才能保证体系文件的顺利编写。
2、成立编写小组，并接受必要的知识培训
编写小组的成员主要有以下几方面的要求：
——最高管理层的有效介入，以便解决重大问题和跨部门问题；
——要挑选一个既熟悉标准要求，又熟悉企业实际情况，责任心强，文笔好的统稿人：
——要挑选既熟悉标准要求，又熟悉企业实际情况的人员进入编写小组；
——小组成员要具有一定的管理经验；
——挑选的人员要能代表各有关部门。
相关知识的培训主要包括：
——对消防安全管理体系试行标准的培训；
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——编写方法的培训。
3、制定体系文件的编写计划
在正式编制体系文件之前，编制小组应进行编制策划，制定编制计划，这将有利于体系文件编制的整体性，同时加速编制进度。在编制计划中，应明确以下几方面的内容：
——明确任务分工；
——明确各阶段的时间安排；
——明确各编制人员之间交流、协调的渠道和方式，必要时可选定一名总协调人负责各编制人员之间的协调，指导和处理接口；
——要多次征求各有关部门的意见，以保证体系文件中所规定的职责、接口和工作方法的正确性。
4、规定体系文件的格式要求和写作要点
——编写组成员要集体讨论文件格式及内容要点；
——文件的内容要呼应标准的要求并结合企业的实际情况；
——手册和程序文件各章节的格式要尽量统一。
5、现状调查
（1）分析和清理现行文件
在编写体系文件之前，应对组织已有的、与消防安全管理体系有关的文件及现行的各种标准、制度和规定进行一次分析和清理。这项工作的目的是将那些可以在消防安全管理体系中使用的文件加以保留，对不完善之处进行补充、完善；将那些失效、过期作废的文件统一收回处理，以确保今后所使用的文件的有效性。
组织如果已经建立了ISO9000质量体系或ISO14000环境管理体系，就应使消防安全管理体系与这两个体系充分融合，特别是：培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等管理方式类似的程序，最好在原ISO9000或原ISO14000程序的基础上补充为好。
需要收集的主要资料有：
〃组织机构现状；
〃各部门职责和权限现状；
〃各部门需要解决的问题、工作接口问题和其它问题；
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〃现有各种管理制度、作业程序以及各有关部门执行情况的说明；
〃现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。
然后对以下资料进行分析：
〃评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；
〃评价工作接口现状，列出需研究、解决的工作接口问题的清单；
〃评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。
（2）收集相关信息，摸清现行做法
在编写体系文件之前，必须考虑把什么样的信息编写进去。来自组织外部的要求，主要体现在法律、法规中。来自组织内部员工的要求是双向的，一方面，需要清楚地了解他们必须做什么，达到何种程度才能满足消防安全管理体系的要求；另一方面，他们在长期的工作中已经形成了自己独特的工作方法和习惯，而且他们可能也有很多建议和要求，所有这些内、外部信息，都应尽可能地写进体系文件中去。
6、按计划进行编写
编写组成员根据了解掌握的现状，按照编写计划、编写提纲和任务分工，进行编写。在体系文件的编制过程中，应考虑从以下几个方面实施控制：
（1）尽可能地参考组织内以往的有关文件，对过去行之有效的工作方法在新文件中予以保留，从而减少对新文件的“陌生感”。
（2）在编制过程中要及时沟通信息，尤其是在描述活动接口时，应及时协调清楚，以免除后患。
（3）尽可能多地了解文件所涉及部门及人员的活动过程及方式，对不违背标准要求的内容尽量在文件中体现，切忌“闭门造车”。
（4）送交审批前应征求有关部门人员的意见。
7、编写组成员集体讨论
按计划完成初稿后，编写组成员应进行集体讨论，发挥各自专长，相互提意见，进行内部的修改完善，并形成送审稿，报体系文件审定小组或咨询机构征求意见。
8、征求审定小组（或咨询机构）的意见，进行符合性审核
这是一项非常重要的工作，在审核中，要对送审稿是否符合标准的要求，是否满足法律、法规的要求，是否完整地描述了本组织的消防安全活动的实际过程，是否存在职14
责和活动的交叉、重复，是否符合编制格式的要求等诸方面进行审查。
此外，对体系文件的语言及用词方面还要进行审查，使体系文件尽可能地简明扼要，既精练而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容词和那些容易引起误解的词语。
9、重复7～8步骤，直到符合要求为止。
10、发布实施并修改完善
a、进行培训
体系文件正式批准发布后要组织有关部门和使用文件的人员进行一次基本培训，使其了解、掌握文件的内容和要求以及工作的方法、步骤。
b、修改完善
在体系文件的使用过程中，要广泛征求有关部门和人员的意见，对不适合的内容作进一步的补充、完善。
五、体系文件的编写技巧和编写方式
消防安全管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头进行，一条线，一个组或一个人，每一条线中的手册、程序文件和记录表格以及作业指导书都包含在内。这样写可以避免前后重复和矛盾。
（1）第一条线
危害辨识、危险评价与危险控制计划；
法律、法规及其他要求；
（方针、）目标（和指标）；
管理方案。
（2）第二条线
培训、意识和能力；
文件
文件和资料控制
记录和记录管理
（3）第三条线
运行控制
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应急预案和响应
（4）第四条线
绩效测量与监测
事故、事件、不符合、纠正与预防措施
内部审核
管理评审
（5）第五条线
其它及附录
也可以采取以下编写方式：
（1）自上而下依次展开的方式（本书采用的方式）
按管理手册、程序文件、作业文件、记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需要时间较长，且必然伴随着反复修改。
（2）自下而上编写方式
按支持性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这种编写方式适用于原来管理基础较好的组织，但是必须有总体设计方案，否则易出现混乱。
（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式
先编写程序文件，然后再进行管理手册和支持文件的编写，这实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于试行标准的要求与组织实际的紧密结合，也可缩短文件编写时间。
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第二章 消防安全管理手册的编制
第一节 消防安全管理手册介绍
一、定义与理解
参照ISO8402：1994标准3.12对质量手册的定义，我们把消防安全管理手册定义为：
阐明一个组织的消防安全方针并描述其消防安全管理体系的文件。
注：1、消防安全管理手册可以涉及一个组织的全部或部分活动。手册的标题和范围反映其应用领域。
2、消防安全管理手册至少应包括或涉及：
a、消防安全方针
b、影响消防安全的管理、执行、验证或评审工作的人员的职责、权限和相互关系； c、消防安全管理体系程序的说明；
d、关于手册修改、评审和控制的规定。
3、消防安全管理手册在深度和形式上可以不同，以适应组织的需要，它可由几个文件组成。
从以上定义，我们可以这样理解：
1）消防安全管理手册至少应包括组织的消防安全方针、组织机构、职责、权限并对所采用的消防安全管理体系试行标准的全部要素做出原则规定；
2）消防安全管理手册是一个组织建立、实施和保持消防安全管理体系过程中应长期遵循的文件。
二、消防安全管理手册的作用
由于消防安全管理手册是阐明一个组织的消防安全方针并描述其消防安全管理体系的文件，是组织建立、实施和保持消防安全管理体系的主要依据，因此，它有以下几方面的作用：
1、是组织建立消防安全管理体系的总体规划
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根据消防安全管理体系标准制定的消防安全管理手册，是对组织消防安全方针、目标、各项消防安全职能和管理活动的总体描述，而消防安全管理的各项工作和活动都是依据消防安全管理手册的基本规定加以细化、补充，成为具体的标准、制度，所以，它实质上起到了组织消防安全管理体系总体蓝图的作用。
2、是统一和协调组织各部门消防安全活动、实施火灾预防和控制的根本依据和法规
消防安全管理手册作为组织内部法规性文件，为各项消防安全管理活动提供了统一的标准和行为准则。手册系统地、原则地规定了各项消防安全职责和程序，以协调体系的有效性。
3、是组织向上级主管部门、需方或第三方提供消防安全保证能力和水平的文字表述。
此外，编制消防安全管理手册还可以达到如下目的：
——描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求，展示组织消防安全管理体系重点解决的问题；
——总体描述和实施有效的消防安全管理体系；
——提供改进的常规控制，促进管理活动；
——为消防安全管理体系审核提供文件依据；
——当条件变化时，保持消防安全管理体系的连续性；
——按消防安全管理手册的要求和相应的方法培训有关人员；
——向组织各级管理者展示组织消防安全管理体系的总体框架；
——向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；
——明确各部门的职责和相互关系；
——对外介绍组织的消防安全管理体系；
——证实消防安全管理体系的符合性和有效性。
第二节 消防安全管理手册的编制原则
消防安全管理手册是对组织消防安全管理体系的描述，它是全部体系文件的“索18
引”，对消防安全管理体系的建立和运行具有特殊意义，是消防安全管理体系中的A层文件，管理手册的深度和广度取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质。对于中、小型组织，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数组织，为了便于管理，仍把管理手册与程序文件分开编写。
消防安全管理手册作为指导组织建立和实施消防安全管理体系的纲领性文件，在编制时应遵循以下原则：
1、指令性原则
消防安全管理手册由组织最高管理者批准签发并正式发布，手册中的各项规定是组织全体员工（包括最高管理者）都必须遵守执行的内部法规，它能够防止人为的随意性，保证消防安全管理体系的有效性和连续性。因此，手册的各项规定内容应具有指令性，措辞应严谨，表达要明确。
2、目的性原则
消防安全管理手册应围绕明确的消防安全方针、目标，对为实现消防安全方针、目标的所要开展的各项活动做出规定。这些活动的重点是掌握现存的或潜在的火灾危险，适时地采取纠正或预防措施，并提供必要的依据。
3、符合性原则
编制消防安全管理手册应符合政府和其它的第三方发布的有关各项法律法规、条令、标准和国际公约的规定，同时还应适合其它的环境条件，具有环境适应性。
4、系统性原则
消防安全管理手册所阐述的消防安全管理体系，应当具有整体性和层次性。消防安全管理手册应就生产全过程中各阶段影响消防安全的技术、管理和人员的因素进行控制并作出规定。手册所阐述的消防安全管理体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚、各项活动有序而且连续。手册应按消防安全管理体系标准规定的体系要素的要求，对形成和影响消防安全危险的所有活动，系统地规定控制方法和要求。要从整体的观点出发，对形成消防安全管理体系的所有要素进行阐述，作出明确规定。要突出重点，着重叙述消防安全活动控制程序，内容包括：目的、内容、要求、责任和参与的部门、原则性的方法、手段、步骤、协调和衔接方式等。
5、协调性原则
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消防安全管理手册中各项规定之间，消防安全管理手册与组织其他消防安全文件之间，必须协调一致。首先，手册中的各项规定之间要协调。其次，手册与组织其他文件（管理程序、标准、制度）之间要协调。消防安全管理是组织管理的一个环节，手册又是消防安全管理的纲领性文件。其他文件都是手册的细化和展开，这就要求它们必须相互协调，无论是手册编写阶段，还是在体系运行阶段，都应该及时记录、处理手册中的规定与目前管理标准不一致的部分。
6、可行性原则
手册中的规定，应从组织生产的实际情况出发，能够做到或者经过努力可以达到，某些规定和要素，尽管内容先进，如果组织不具备实施条件，可以暂不列入手册。但有两点必须注意：
（1）在法规、标准和合同中已规定必须执行的要素必须列入；
（2）绝不能因组织原有的管理基础薄弱、员工素质不高，组织就可以用可行性原则为借口，提出保留或保持一些落后的要求，把手册的水平降低。
7、先进性原则
手册的各项规定，应当在总结组织消防安全管理实践经验的基础上，尽可能采用国内外的先进标准、技术和方法，加以科学化、规范化、纳入手册。
8、可检查性原则
可检查性是指手册的各项规定不但要明确，而且要有以定量为主的考核要求，便于实施监督和审核。例如，对消防安全控制活动而言，至少应规定：目的、适应范围、控制方法、责任部门、配合部门、控制内容及具体要求等等。这样编制出来的手册有可检查性，也只有可检查与可考核的手册，方能真正认真实施。手册内容要简练，重点要突出。
消防安全管理手册内容要有系统性，又要避免面面俱到、冗长重复。它不可能象具体工作标准或管理制度那样详尽，对各要素内容、要素间的关系和控制程序只需概括地作出原则规定。在描述时，要求文字准确、语言精炼、结构严谨，还要通谷易懂，以便组织内全体员工理解和掌握。概括起来就是：
系统阐述，突出重点；
层次清楚，协调统一；
20
整体优化，切实可行。
第三节 消防安全管理手册的结构和内容
一、消防安全管理手册的主要内容
消防安全管理手册通常包括如下内容：
（1）组织的消防安全方针；
（2）消防安全目标要求；
（3）消防安全管理方案实施描述；
（4）组织结构及消防安全管理工作的职责和权限；
（5）依据消防安全管理体系标准的要求，并结合组织活动、产品或服务的特点，对标准中全部管理要素的实施要点进行描述；
（6）消防安全管理手册的审批、管理和修改的规定。
二、消防安全管理手册的结构格式和要求
消防安全管理手册实际上是组织实施消防安全管理体系的概要性描述，它的书写格式没有统一的要求，但应全面、准确、简明地阐述组织在消防安全方面的宗旨、近期实现的目标以及在规范组织安全生产行为、改善组织消防安全绩效中的实施要点，需要时可向社会展示，并可以为相关方所索取。
消防安全管理手册的结构格式和要求如下：
1、手册封面：
〃组织名称；
〃组织标准编号；
〃手册标题；
〃手册发布时间、实施日期；
〃手册的版本号、受控标志；
〃手册的批准、审核、主编以及编写人员名单等。
2、手册开头
手册正文之前或后面可加一些重要内容，或单独列出，方式不限，但内容要有。建 21
议如下：
①发布令：首页应是由组织最高管理者签署的全面实施消防安全管理体系的发布令。从发布日起组织即按消防安全管理体系文件的要求来规范组织的消防安全管理行为，实施消防安全管理工作。
②任命书：对消防安全管理者代表的任命书。
③管理手册目录：按手册的章、节列出标题及页码以便于查阅。
3、手册正文
（1）前言
主要是简要的介绍组织的概况，生产工艺的特点，曾发生过的火灾事故及主要危险源等，其目的是向相关方及第三方审核认证机构提供一个概貌。
前言应包括以下主要内容：
a、企业简介：应包括企业的地址、投资方、建立日期、投资规模、企业活动、产品或服务内容、产值、员工人数及组成。
b、企业生产工艺：生产工艺流程简图，说明易发生火灾事故的区域及工艺流程。 c、消防安全生产状况：曾发生过的火灾事故、火灾隐患及主要危害。
d、其他有关资料。
对上述内容，可以依据企业的情况有所增减，其中主要是消防安全的背景材料，使有需要的组织和相关方对企业有所了解。
（2）消防安全方针
组织应以文件的形式向社会展示组织在确保消防安全的意图和宗旨；对遵守国家消防安全法律、法规和其他要求的承诺；对遵守危险控制和持续改进的承诺；并结合组织在识别和评价出的对消防安全有危险的危害中确定实现组织消防安全目标和指标的框架要求，组织全体员工献计、献策，积极参与。
（3）消防安全管理手册的内容
该部分主要包括以下几项内容：
①目的和适用范围
组织编制手册的目的和用途，以及管理手册的适用范围。
②引出标准、定义、术语及缩写代号
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主要是列出手册编写所依据的标准，以及行业中常用的或企业内部通用的术语定义，其目的是便于其他相关人员的理解，同时给出手册中采用的缩写代号所对应的术语。
③手册的管理
由于消防安全管理体系文件是组织实施消防安全管理工作，具有法规性的文件，应当受控，以确保在有需要的岗位都有现行有效版本，防止作废版本的使用。因此，应对消防安全管理手册的评审、发放、使用、修改、回收、作废等工作制订一系列的管理规定。
④消防安全管理体系要素的描述
由于消防安全管理手册是消防安全管理体系文件的概要性描述，组织可以通过消防安全管理手册向社会相关方展示其全部消防安全管理活动。因此，消防安全管理手册应对消防安全管理体系标准中的全部管理要素进行描述。管理要素描述的内容如下：
a、总则 简单的描述该管理要素在组织活动、产品或服务过程中的实施目的适用的活动、产品或服务的范围。
b、职责 应列出实施该管理要素的主管部门及相关部门，明确职责及权限。 c、控制要求 消防安全管理体系标准的管理要素共有两类：
1）只有文件要求，没有规定编制程序文件，如：
〃消防安全方针
〃目标
〃消防安全管理方案
〃组织结构和职责
〃消防安全管理体系文件
〃管理评审
对上述几个管理要素，除依据管理要素中规定的基本要求，简要描述实施该管理要素中工作内容和要求外，并结合组织活动、产品或服务的特点以文件的形式来表达这些管理要素的成果。如：
〃消防安全方针
〃消防安全目标计划表
〃消防安全管理方案计划表
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〃消防安全管理体系组织结构图
〃消防安全管理体系职责分配
〃消防安全管理体系部门职能分配表
2）规定编制程序文件，如：
〃危害辨识、危险评价及危险控制计划
〃法律、法规及其他要求
〃培训、意识和能力
〃交流与协商
〃文件控制
〃运行控制
〃应急预案与响应
〃绩效监测与测量
〃事故、事件、不符合、纠正与预防措施
〃记录
〃消防安全管理体系审核
对上述管理要素均有程序文件的要求，同样依据管理要素的基本要求，简要描述实施该管理要素中工作内容和要求，对如何实施的方法和程序在消防安全管理手册中不作描述，以避免与程序文件的重复。
d、相关文件
通过相关文件可以建立不同层次文件的查询途径。
1)对于只有文件要求，而没规定编制程序文件，则应列出该管理要素完成的文件化成果，如组织消防安全目标计划表，组织消防安全管理方案计划表等。
2)对于规定编制程序文件，则应列出该管理要素所包含的程序文件及相关程序文件清单。
4、附录
附录实际上是消防安全管理手册的附件，是对消防安全管理手册的补充说明，其主要内容可以包括：
〃消防安全法律、法规标准及其它要求清单
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〃组织机构图
〃重要危险因素清单
〃消防安全管理方案
〃消防安全管理体系程序文件清单
〃消防安全管理体系要素职能分配表
〃消防安全记录清单
〃其他有关资料
三、消防安全管理手册示例
示例说明
1、以下手册示例是仅就一般情况编写的，因此就内容而言，不够详细、具体；
2、以下手册示例仅供参考，旨在给出编写程序的基本思路和基本格式结构；
3、所给出的手册示例不是标准的模范示例；
3.3.4.1目的
通过制定消防安全管理方案，以确保实现消防安全目标的实现。
3.4.4.2适用范围
本条适用于公司范围的消防安全管理方案的制定和管理。
3.4.4.3要素概要
（1）基本要求
——消防安全管理方案应明确实现消防安全目标的责任、资源、方法和时间表。 ——对所有目标均制定相应的消防安全管理方案。
（2）消防安全管理方案的编制和审批
安全处处长在征求各有关部门意见的基础上，组织起草消防安全管理方案，经管理 25
者代表审核后，报总经理批准生效。
（3）消防安全管理方案的评审与更改
至少每年一次对消防安全管理方案进行评审，当需要更改消防安全管理方案时，需将更改方案交安全处审议，经管理者代表审核，总经理批准后，安全处执行更改。
（4）消防安全管理方案的实施与监督验证
消防安全管理方案以受控文件的形式发至各相关部门具体实施，由安全处负责对方案的实施进度与效果等进行监督验证。
3.3.4.4支持性文件
…/…/…—2000《目标和管理方案的制定和管理程序》
3.4.2.1 总则
建立并保持员工消防安全管理体系培训程序,明确培训需求,确保全体员工,尤其是重要岗位的相关人员能够胜任他所担负的工作,以满足消防安全管理体系建立运行要求。
3.4.2.2 职责
a）安全处负责确定员工的培训需求，并将其文件化；
b）各部门根据安全处确定的员工消防安全培训需求实施培训；
c）人事处根据培训需求进行协调并制订年度培训计划。
3.4.2.3控制要求
a）根据体系文件要求，确定培训需求，明确需要培训的岗位（工种）或人员； b）培训计划应明确对各类人员的培训要求，培训方式及应达到的效果；
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c）对可能产生重大事故的岗位人员应进行培训，使其明确自己的职责，并熟悉本岗位应急准备与反应措施；
d）对全体员工都应进行消防安全意识教育，使其理解本公司的消防安全方针，提高安全意识和持续改进的自觉性；
e）安全知识的培训不局限于课堂教学，要充分选用公司的内部会议、版报、公司报、广播、有限电视等进行消防安全知识的培训教育。
3.4.2.4相关文件
…/…/…—2000《培训管理控制程序》
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第三章 程序文件的编制
第一节 程序文件介绍
一、基本概念
1、程序文件的含义
按 GB/T6583（ISO8402），将程序定义为：“为进行某项活动所规定的途径。”通常情况下，程序要写成书面文件的形式，就称之为程序文件。
程序文件是消防安全管理手册的支持性文件，是管理手册的原则性要求的进一步展开和落实，因此，在编制程序文件时应以手册为依据，符合手册的有关规定和要求，从消防安全管理体系的整体出发对实施消防安全管理体系要素所涉及的各职能部门的活动进行描述并做出规定。
2、程序文件内容
程序文件的内容通常包括：某项消防安全活动的目的和范围，应做什么（WHAT），为什么这样做（WHY），谁来做（WHO），何时（WHEN），何地（WHERE）以及如何做（HOW），应采用什么材料、设备、仪器和依据什么文件，以及如何进控制和记录。
3、程序文件的范围
程序文件是组织开展各项消防安全工作的基础性文件。它应涉及消防安全管理体系中所有适用的要素。每一个程序文件都应包括消防安全管理体系的一个逻辑上独立的部分，即一个完整的体系要素或其中的一部分，或多个体系要素中相互关联的一组活动。换言之，既可以在一个程序中单独包含一个要素；也可以根据需要，把一个体系要素逻辑上独立的几个部分拆开写成几个程序；还可以把两个或两个以上的要素结合起写成一个程序。
程序文件通常不涉及纯技术性的细节（这些内容一般在作业文件等详细的工作文件中描述）而只在需要时引此类文件。
4、程序文件的分类
程序文件按性质可分为：管理性程序和技术性程序；按层次可分为：组织程序和部门程序。
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二、程序文件的性质、作用和要求
1、性质
从消防安全管理体系的角度出发，程序的性质主要有以下几点：
（1）程序是消防安全管理体系的重要组成部分。消防安全管理体系结构中有职责和权限、组织结构、资源和人员、工作程序等方面。这些方面按其性质可分为“硬件”和“软件”两大部分，而程序是软件部分，是组织消防安全活动的内容和方法，是“硬件”高效、经济、协调地确保组织的消防安全水平的方法保证。
（2）程序文件是消防安全管理体系文件之一，是消防安全管理手册的支持性、基础性文件，是对消防安全管理体系要素策划和管理的文件。它上接消防安全管理手册，并与管理手册保持一致，是管理手册规定的具体展开，下接作业文件，控制作业文件并把管理手册的纲领性规定具体落实到作业文件中，从而为实现对组织的消防安全状况的有效控制创造条件。
（3）程序文件是消防安全管理体系有效运行的必要条件和依据。程序文件规定了组织内部消防安全活动的目标和原则、职责分工、工作流程和活动结果的报告和记录表式；同时通过这些程序的审核，也可证明组织的消防安全管理体系与标准规定的消防安全管理体系要求符合的程度。
（4）程序文件是组织正式发布的文件，是消防安全管理体系活动的依据，具有法规性，必须严格实施，从而使消防安全管理规范化。
2、作用
对某一项消防安全活动，程序有以下作用：
（1）各部门、各岗位严格执行程序，可以对组织的消防安全活动进行恰当而连续的控制，使组织的消防安全活动处于受控状态。
（2）由于事先对预防措施作了安排，减少了发生消防安全问题的危险。
（3）由于事先作出安排，一旦发生消防安全问题，有及时作出反应和迅速加以纠正的能力。
3、要求
（1）消防安全管理手册是按标准的要求，对消防安全管理体系作出的原则性规定，而这些原则规定必须通过各类消防安全活动的实施才能得以实现。因此，作为描述消防 29
安全管理体系试行标准及手册的要求保持一致。即：只能通过程序文件的规定，把原则要求落到实处，而不能允许在程序文件中随意降低或减少原则要求。
（2）程序所涉及的范围很广，消防安全管理体系的所有要素、要求、涉及影响组织消防安全状况的所有活动均应建立程序。
（3）每一个程序文件都应包含消防安全管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部分，或是几个要素相关要求的一组活动等。程序文件的数量、内容、格式和外观由组织自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性的细节，细节通常在工作指令或作业指导书中规定。
（4）程序文件的有效实施才能体现消防安全管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。程序文件展开的深度和广度，取决于组织任务的复杂性，采用工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的效果。
（5）程序文件实质上是组织管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件应有可操作性和可检查性。
（6）各程序文件之间应该相互协调、衔接，接口处理清楚、有序，与接口有关的工作职责表达明确并得到各有关部门的确认。各程序文件在内容上不应冲突、矛盾。
（7）程序文件应可能在语言上简练、明确、通顺，用词准确、严谨、理解唯一，避免产生误解和歧义。
第二节 程序文件的编制过程
一、编写程序文件的工作程序
编制程序文件的工作程序如图3—1所示。
1、对现行文件的收集和分析
收集组织现行的各种标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”的性质，但也有其不足之处，应该以消防安全管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。
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组织如果已经建立了ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，就应该使消防安全管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式类似。这些程序最好在原ISO9000程序或14000程序的基础上补充为好。
图3—1编制程序文件工作程序
2、编制程序文件明细表
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一个组织的消防安全管理体系程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个程序的篇幅越少越好；每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。根据组织的消防安全管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制订程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的程序文件，制订计划逐步完成。
二、编写程序文件的注意事项
在消防安全管理体系建设中，需要制订的程序文件数量多、工作量大。在贯标过程中对这一环节要给予高度的重视，以达到既使组织的管理文件与标准接轨，又改善内部消防安全管理基础工作的目的。
1、细致策划程序文件的层次
企业的规模有大有小，各层次管理人员所要求的程序内容就会有所不同，同时消防安全管理体系也是一个多层次结构：一个完整的体系由若干个要素组成，一个要素又通过若干项职能来给予落实，而每项职能都又要有若干个消防安全活动来保证。因此，程序文件需要经过细致策划，建立不同层次的程序以适应相应的管理层和所对应的消防安全活动。所有政策和程序的总和实际上构成消防安全管理体系总策划和管理消防安全活动的基础。
如上所述，由于消防安全管理体系结构是多层次的，所以程序文件在客观上也存在着层次性。在策划程序层次时，一般地说，中小型组织的消防安全管理体系结构层次少而简单，其程序文件的层次也可以少些，甚至可以只是一个层次，即按要素划分，一个要素编一个（或几个）程序文件，对该要素的全部消防安全活动加以规定。大中型企业的消防安全管理体系结构层次多而复杂，上层管理者希望每个要素有一份简练包含该要素所有消防安全活动的程序文件，中层管理者可能希望编写比较详细地描述要素一部分的程序以控制基层管理人员的消防安全活动。这时，程序文件可能分为两个或多个层次。第一个层次是按整个要素所有消防安全活动的简明程序文件，供组织的上层管理者使用，也可以把程序文件的头、尾部分去掉直接纳入消防安全管理手册的对应要素或作为编写消防安全管理手册对应要素的基础。第二个层次是对第一层次的展开，按细化了的
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消防安全活动编写，一个要素包括多个程序文件。通过这样的设计，从而确定程序的层次和数量。
另外，要特别注意相关要素和相关消防安全活动的接口，通过程序文件的规定使其衔接，协调一致。在设计时要力求减少程序文件的数量，并防止接口各方出现相互矛盾。
通过这样的策划，提出程序文件层次和目录清单，使其覆盖所有适用消防安全管理体系要素和活动。但是并不是说组织的所有消防安全活动都必须写成程序文件。程序文件具有标准的性质，只有那些通用的、会重复出现的消防安全活动才需要写成程序文件，对于那些一次性的或简单的消防安全活动，可以用其它方式进行规定，不需写成程序文件。一个组织的程序文件层次和数量，由组织根据需要自行确定。
不难理解，程序文件的层次性关系到体系的完整性和系统性，是至关重要的，如果不事先细致地策划和统筹安排，采用想到哪写到哪里的“零打碎敲”方式，很难达到完整性和系统性之目的，在组织实施时就会造成许多“三不管”地带，引起互相扯皮、消防安全管理职能不落实的局面。
2、精心设计程序文件的内容
程序文件是有关人员实施消防安全活动的依据。其基本内容是阐明影响消防安全的那些管理、执行、验证或评审人员的职责、职权和相互关系；说明如何执行各项活动、使用文件及进行控制；其详细程度要满足对有关消防安全活动进行恰当而连续控制的需要。在编写时要注意可操作性，特别在编写细化的消防安全活动时，更要注意一步一步地列出开展此项活动的工作流程和细节，列出输入、转换、输出的内容，包括文件、物品、人员等，明确它们与其它活动的接口和协调措施；规定开展消防安全活动时在物资、人员、信息和环境方面应具备的条件；明确每个环节内转换过程中的各项因素，即由谁干，干什么，干到什么程度，达到什么要求，如何控制，形成什么记录和报告等。同时，还应涉及可能出现的任何例外事项，规定可能发生消防安全问题的预防措施，以及一旦发生消防安全问题应采取的纠正措施。
3、统一文件的结构和格式
程序文件的结构和格式由编写的组织自行确定。但是，一个组织的所有程序文件应规定一种统一的格式，以相同的结构和格式编排每一程序。
对于以往程序文件不规范，特别是在贯标中要初次设计程序文件的组织在编制程序
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文件前，管理部门要认真设计并规定程序文件的结构和格式，以便使组织的所有程序文件得以统一。这种方法更重要的是使程序起草者，按规定的结构格式填写，保证写出的程序文件达到5W+1H（Why、What、Who、When、Where、How）的要求，不致遗漏必不可少的内容。
第三节 程序文件格式和内容
一、程序文件的基本格式
程序文件的基本格式主要是指对文件的版面规格和文头、文尾的规范化设计。 1、版面
一般可采用A4幅面，太大和太小均不利于保管和使用。对于原来标准化程度基础较好的企业，在印刷和复制没有困难时，也可按GB/T1.1国家标准规定的要求规定版面规格。
2、文头
程序文件的文头一般要包括：企业标志（厂名）、程序名称、文件编号、版次（含修改次数）、页码、文件层次或级别、文件发布或实施日期、编制者和批准者（也可放在文尾）及日期等内容。表3—1～表3—3是三个文头的例子，供参考。
一份程序文件往往由数页构成，可以每页都有文头，也可以只在第一页出现文头，在后续页上只在标明文件编号和页码。
3、文尾
如果文头上的内容不能全部列出时，余下部分可在文尾中列出，如表3—4、3—5。当需要把修改的详细信息在程序文件中出现时可按表3—6设计。
在更多的情况下，采取简化的文尾，将其内容直接放在文头中，不另设计文尾。
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35
下：
1、目的 2、适有范围 4、职责 5、工作程序 6、相关文件 7、相关记录 引导语：
适用于……
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二、程序文件的基本内容
为了便于编制和协调，同时也便于实施和管理，组织所编制的所有消防安全管理体系文件都应按统一的表达形式进行陈述。消防安全管理体系程序文件章节结构推荐如
3、术语（若需要）
在消防安全管理体系程序文件各章节中，建议规定以下有关内容： （1）目的：应说明该程序的控制目的、控制要求。推荐使用如下引导语： 为了……制订本程序。 本程序规定了……
（2）适用范围：应指出该程序所规定的内容和所涉及的控制范围。推荐使用如下
本程序适用于……
（3）术语（若需要）：应给出与该程序有关的术语及其定义（特别是专用术语）。 （4）职责：应规定实施程序的主管部门/人员的职责以及相关部门/人员的职责。 （5）工作程序：主要应规定以下9方面内容：
〃确定需开展的各项活动及实施步骤； 〃明确所涉及的人员；
〃规定具体的控制要求和控制方法； 〃确定开展各项活动的时机； 〃给出所需的设备、设施及要求； 〃规定例外情况的处理方法； 〃引出所涉及的相关/支持性文件； 〃明确记录的填写和保存要求； 〃列出所使用的记录表格等。
（6）相关文件：应列出与本程序有关的相关文件。
（7）相关记录：应给出有关的消防安全记录名称并附上相应的空白表格。 程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。
第四节 部分常用程序文件的编制要点
一、程序文件编写要点提示
1、火灾隐患辨识及火灾危险评价控制程序 ①火灾隐患辨识
——明确火灾隐患辨识的相关职责； ——明确火灾隐患辨识的范围； ——火灾隐患辨识的原则；
——火灾隐患辨识的具体方法，相关要求（人员要求，注意事项）； ——调查结果的汇总以及确认（职责、方法）。 ②火灾危险评价 ——评价的职责； ——评价的原则；
——评价的方法（详细描述）； ——危险分级。
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③火灾危害控制 ——危害控制的职责；
——危害削减及控制措施的内容及要求； ——危害削减及控制措施的评价。
④危害因素的更新识别与重要危险因素的更新评价 ⑤相关记录的保管与存档要求
2、法律及法规要求控制程序
① 法律及法规要求的内容 ② 法律及法规要求的获取 ③ 法律及法规要求的选择与确认 ④ 法律及法规要求的分发与保管 ⑤ 法律及法规要求的执行与监督
3、消防安全目标和管理方案的制定和管理程序
①目标 ——目标的制定
——制定的目标要考虑的因素 ——目标的更改 ——目标的宣贯 ——目标的公开 ②管理方案
——管理方案的编制与审批 ——管理方案的主要内容 ——管理方案的评审与更改 ——管理方案的实施与监督验证
4、培训管理程序
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① 培训的内容
② 如何确定培训的需求 ③ 培训计划 ④ 培训实施 ⑤ 培训效果的评估 ⑥ 培训记录的管理
5、信息交流管理程序
① 内部信息交流 ——内部信息的分类 ——内部信息的收集和处理 ② 外部信息交流 ——外部信息的分类 ——外部信息的收集和处理 ③ 信息交流的途径 ④ 信息交流记录的管理
6、文件和资料控制程序
① 受控文件的分类和主要内容 ② 文件的编号 ③ 文件的编写和审批 ④ 文件的发放和领用 ⑤ 文件的更改 ⑥ 文件的保存和销毁 ⑦ 外来文件的控制 ⑧ 文件的管理
7、运行控制程序
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① 运行控制对象
——对缺乏程序指导可能导致偏离方针、目标、指标的运行； ——运行控制的内容至少包括所有与重大危险因素对应的活动； ——对供应商或项目承包方可以考虑提出相应的消防安全要求。 ② 涉及到的各个部门、岗位的职责、要求必须明确； ③ 明确运行控制的参数；
④ 具体的操作规程、操作工的资格要求； ⑤ 运行控制的结果记录。
8、应急预案与响应控制程序
① 应急指挥的组织与分工 ② 应急计划 ③ 培训与演练 ④ 应急响应 ⑤ 纠正与完善 ⑥ 记录的管理
9、绩效测量和监测控制程序
① 绩效测量与监测的内容 ② 如何进行监测 ③ 测量方法、监测频率 ④ 监测仪器、设备的校准和维护 ⑤ 监测人员资格、培训等 ⑥ 各种记录的管理
10、事故管理控制程序
① 事故分类和管理 ② 事故报告
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③ 事故调查 ④ 事故处理 ⑤ 事故汇报 ⑥ 事故统计
11、纠正与预防措施控制程序 ①采取纠正和预防措施的时机
②不符合事实的填写、原因分析、措施的制定、实施和验证。③预防措施的制定与实施
④纠正和预防措施实施情况的记录
12、记录管理控制程序
① 记录的分类和控制范围 ② 记录的形式及要求
③ 记录表格的编制、审批、更改和发放 ④ 记录的收集和归档 ⑤ 记录的保存和销毁 ⑥ 记录的借阅和查阅 ⑦ 外来记录的控制
13、消防安全内部审核程序
① 审核依据 ② 审核组织 ③ 审核频次 ④ 审核计划 ⑤ 审核准备 ⑥ 审核实施 ⑦ 审核报告 ⑧ 审核跟踪
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⑨ 审核记录
14、管理评审控制程序
① 管理评审的时机 ② 管理评审的内容 ③ 管理评审的步聚与要求 ④ 管理评审记录的管理
二、程序文件示例
程序文件应包含消防安全管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，可能是消防安全管理体系的一个要求或要素中的一个部分或几个职业安全管理体系要素相互关联的一组活动，应体现5W+1H，使体系中该方面活动处于程序化、文件化的受控状态，这就避免了由于缺乏文件化管理而造成的经验主义，偶然得失，使得要做的工作具体而明确，程序文件可以看作是企业内部强制执行的法规性文件，程序文件是手册的支持性文件。
程序示例说明：
（1）本程序示例是仅就一般情况编写的，因此就内容而言，不够详细、具体； （2）本程序示例仅供参考，旨在给出编写程序的基本思想和基本结构； （3）所给出的程序示例不是标准的模范示例，不宜照搬； （4）在具体编写文件时，应结合本组织的实际情况加以参考。
1、目的
用来确定消防安全管理体系应遵循的法律法规要求，并建立获取这些法律及法规要求的渠道。
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2、适用范围
本程序适用于本公司范围内的与消防安全活动有关的法律及法规要求的管理 3、术语和定义（无） 4、职责
——行政处负责相关消防安全法律及法规要求的收集、评审、分发和保管； ——各部门负责将相关的消防安全法律及法规要求传达给员工，并遵照执行； ——安全处负责对各部门法律及法规要求的执行情况进行监督检查。 5、工作程序
5.1 与公司消防安全活动有关的法律及法规要求包括： ——国际公约；
——国家消防安全法律、法规、标准及各部委规章； ——地方法规、规章、标准； ——行业法规、规章、标准；
——相关执法部门的通知、公告等其它要求。 5.2 法律及法规要求的获取
行政处应经常与政府消防安全主管部门保持联系，获取相关的国家及地方最新的消防安全法律、法规、标准及其他要求，还可以通过行业、协会、出版机构、图书馆、书店、专业性报刊杂志、咨询机构、认证机构等渠道补充，以保持对法律及法规要求的及时跟踪。
5.3 法律及法规要求的选择、确认和分发
5.3.1 行政处选择、确认所获取的各类法律、法规、标准及要求的适用性，制定《公司适用的消防安全法律及法规要求一览表》，经管理者代表审批后，将一览表中的文件汇编成集，发放到公司各相关部门。
5.3.2 行政处负责保存消防安全法律及法规要求原件，当上述外来文件更新或增加时，及时修正《公司适用的消防安全法律及法规要求一览表》，将新的内容补发至相关部门，并对旧的原件做相应标识。
5.4法律及法规要求的执行与监督
各部门按照《公司适用的消防安全法律及法规要求一览表》的内容进行各项消防安
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全活动，由安全处对各部门的执行情况进行监督检查。
6、相关文件
…/…/…——2000《文件和资料控制程序》 7、相关记录
1、目的
为了规范消防安全信息交流，确保体系的有效运行，特制订本程序。 2、适用范围
本程序适用于公司内部和外部消防安全信息的管理。 3、术语和定义（无） 4、职责
4.1 安全处是消防安全的综合管理部门，负责与上级安全主管部门和行业主管部门的消防安全信息的接收、传递和处理。
4.2 各生产部、科、职能管理部门负责相应业务范围内的内部信息交流。 4.3 工会负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。 5、工作程序 5.1 总则
5.1.1 信息交流的途径可以是口头或书面文件，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具（品）。
5.1.2 消防安全信息分为内部信息和外部信息。 5.1.3 信息内容应准确可靠。
5.1.4 各部门内审员负责消防安全信息记录。 5.2 内部信息交流
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5.2.1 内部信息包括以下内容：
（1）公司的消防安全方针、管理体系运行情况由安全处负责及时传达到公司的各部门及员工，相关方需要索取消防安全方针时，公司应满足其要求。
（2）消防安全管理体系运行中产生的信息由其产生单位及时传递到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。
（3）获取和更新法律及其他要求及时地传递到相关部门。 5.2.2内部信息交流的实施
（1）消防安全方针以板报、小册子为宣传工具公诸于众。
（2）活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到安全处，要求答复的必须在三日之内以答复。
（3）紧急状态下的信息按《应急预案与响应控制程序》规定进行信息交流。 （4）不符合、纠正与预防措施单位必须在整改过程中将信息传递到安全处。 （5）传递接收方必须做好记录。 5.3 外部信息
5.3.1 外部信息主要包括：
（1）经理办、安全处、工会将收到的上级主管部门的消防安全文件呈报分管经理后做出相关处理。
（2）外部消防安全检查、参观、访问由安全处接待安排并将结果报分管经理。 （3）公司的其他部门若收到有关的法律、法规和标准时，如消防等法规，应及时传递到安全处。
（4）相关方的信息（包括：安全部门、社区居民、顾客抱怨），由安全处接收。 （5）发生事故按《事故管理控制程序》的规定逐级上报。 5.3.2 外部信息处理
对外部相关方提出的有关消防安全意见或申诉，安全处应会同相关的部门提出处理意见或建议，报主管领导批准，形成处理决定后三日内答复。
信息提供者要求答复时，由安全处或相应的业务部门在二天内给予答复，并作好记录。
6、相关文件
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…/…/…——2000《应急预案与响应控制程序》 …/…/…——2000《事故管理控制程序》 7、相关记录
…/…/…——××《消防安全信息交流记录表》
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第四章 作业文件的编制
第一节 作业文件介绍
1、作业文件的含义
作业文件是程序文件的支持性文件，必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行的进一步补充和细化，不能脱离程序另搞一套作业文件。
为了指导各项活动更具有可操作性，一个程序文件可分解成几个作业文件，但能在程序文件中交待清楚的，就不要再编制作业文件。
注意：国家、行业、企业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“法律及法规要求一览表”中体现。
2、作业文件的内容
作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。通过包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法，设备和文件，如何对活动进行控制和记录。
第二节 作业文件的格式和内容
1、基本格式
作业文件和程序文件一样，在编制之前要规定统一格式。比较常用的作业文件基本格式的目录如下：
① 目的和适用范围 ② 职责； ③ 管理内容； ④ 更改；
⑤ 相关程序、文件和记录。 2、各部分内容 ①目的和适用范围
这一部分一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。
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②职责
指明实施文件的部门和人员以及他们的职责、权限、接口和相互关系。 ③管理内容
这是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步聚并保持合理的编写程序。明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责以及协调措施；明确每个过程中各项活动由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干，干什么，怎么干，如何控制以及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。
④更改
指明文件更改时所遵循的规定，程序文件的更改影响该作业文件时应一起组织更改。
⑤相关程序、文件和记录
指明需引用的或与作业文件相关的程序、文件和记录，确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门及期限，写明表格的编号和名称。
3、文件编号和标题
编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点。
4、报告和记录格式
确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。
作业文件必须操作性强，并得到本活动相关部门负责人的同意和接受，以及有关部门对接口关系的认可，经过审批再实施。
第三节 作业文件的编制要求
一、作业文件的编写要求
组织现行的各种管理制度、规定、办法等文件，很多具有作业文件相同的功能，但也有其不足之处，应该以消防安全管理体系有效运行为前提，以作业文件的要求为尺度，
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对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按作业文件内容及格式要求进行改写。
根据消防安全管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制订作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的作业文件。
二、作业文件目录清单示例
由于各组织的规模、机构设臵和生产实际不尽相同，则运行控制程序的多少、内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程序不同，其作业文件的多少也不尽相同，下面是一些控制程序和文件目录示例。
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第五章 消防安全项目计划书的编制
第一节 消防安全项目计划书的作用和要求
一、基本概念
所谓“消防安全项目计划书”，就是针对某一特定项目而规划的一份较为详细的消防安全检查卫生措施、资源和活动顺序的文件。
我们可以这样理解：消防安全项目计划书是对项目（过程）作业或活动消防安全评价以及在对危险源全面辨识的基础上，明确控制、避免和消除危害的基本工作程序，形成书面的文字描述，用于指导实际作业或施工，以达成项目或过程预期的消防安全目标的一种书面文件。
二、编制消防安全计划书的时机
1、以下情况下不必制定消防安全计划书：
①组织的项目简单，工艺成熟或已有的消防安全管理体系能够有效地保证消防安全状况时，可以不必另外制定消防安全计划书。
②对于项目类似或生产系列产品的企业，如果制定一个消防安全计划书可以满足其他项目需要时，可以不必针对每一个项目都制定消防安全计划书。
③企业在建立消防安全管理体系时，就已经对各个项目进行了详细的策划，并形成了一整套的体系文件。在未提出新的特殊要求时，不须重新制订消防安全计划书。
2、编制消防安全计划书的时机
由于项目安全策划形成的重要文件之一就是项目消防安全工作计划书，因此，凡进行的正式策划的活动，就必须编制消防安全计划书，一般在出现以下情况时，可考虑编制计划书；
①企业开展新项目，应用新工艺或当现行产品的技术状态发生显著变化，现有的消防安全管理体系文件无法满足需要时，应考虑制定消防安全计划书。
②针对特定的项目或合同，需要将现有的体系文件与特定的消防安全活动有机结合
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