学习商务英语书信写作中常遇到的问题
摘 要
由于商务英语的用词特点和语言风格与日常用语大相径庭, 不少初学者在写作学习过程中会碰到不少困难。本文根据教学经验, 列举了其中几点常见问题, 以供借鉴。
关键词: 商务英语; 书信写作; 问题
Problems in Learning Business English Correspondence Writing
Abstract: Many learners find that Business English letter is quite different from the writing of letters in our daily life. This finding baffles learners and make them unsure of diction, expression and even style of English Business letter. Quite a number of problems occur during their learning. The article tries to list out, with some examples from the students, some most common mistakes learners will commit in English Business letter writing.
Key words ：English Business; letter writing; problems
第一章 引言
随着改革开放的不断深入及全球经济贸易一体化进程的加快, 我国对外经济贸易日益繁荣, 国际商务交往越来越频繁。作为语言的桥梁, 商务英语书信是国际商务交往中最重要的书面交往方式。如今, 越来越多的高校开设了商务英语专业或商务英语选修课, 并受到不少学生的拥护及欢迎。然而, 商务英语书信毕竟有别于英语日常用语, 有着自身的特点及要求, 让学习者感到颇为棘手。本文正是针对此问题, 在积累了相当教学经验后对商务英语书信协作中的常见问题进行归纳总结, 并提出相应建议, 供学习者参考和借鉴。
第二章 商务英语书信写作应遵循的原则
商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，其主要作用在于：索取或传递信息；报盘或接受报盘；处理业务磋商的各种问题。
此外，有些信的目的仅仅是提醒收信人知道写信人的存在。然而， 撰写商务英语信函需在一定的原则指导下才能达到预期效果，相反，如果违背了既定原则，可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。商务英语信函写作需要遵循许多原则，本文基于笔者的实际工作经验进行了归纳总结，主要从清楚易懂原则、谦恭礼貌原则、简洁明了原则和正确完整原则（即“4C ” 原则）进行叙述，深入阐释了“4C ” 原则在商务英语信函写作中的具体运用。
2.1清楚易懂原则（Clearness ）
在商务英语信函中，清楚易懂原则是指清楚直接地传递写信者所要表达的信息，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚的表达一直是商务沟通的重要环节， 是商务英语写作追求的目标。如果收信人未能读懂写作者的意思，无论信函多么正确，语言多么漂亮，整篇信函都将毫无意义。甚至一封含糊不清，词不达意的信函往往会引起误会，造成贸易损失。清楚易懂原则的运用技巧：
2.1.1使用简短熟悉的常用词语。在进行贸易沟通时，无论是书面还是口头
沟通都必须选用简单并且符合常规的表达方式， 避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
2.1.2有效地组织句子和段落结构。在写作中，应使用严密的文字，简单的表达。写信者的思维逻辑尤其重要，因此，在组织文字的段落上，应逻辑缜密，清晰，围绕一个主题，逐步表达。句式的选择上，也应选择简单，直接的句式。句子和句子之间以及段落与段落之间，应使用必要的连词或短语使句子连贯，内容表达更为简洁，一目了然。试比较：
A. Will you please return the enclosed card and arrange a convenient time for an interview?
B. At this time I am writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of arranging a convenient time when we might get together for a personal interview. 很明显，A 句要比B 句表达清楚得多。
2.1.3提供充分的事实、确切的数字、具体的细节等辅助表达方式。例如，The offer is subject to your reply received by us before May 17. 句中“May 17” 表达模糊，没有具体的时间。可改为“before 6 p.m. May 17our time.”
2.2 谦恭礼貌原则（Courtesy ）
礼貌原则不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“Please ” 或“Thanks ”等字样， 它在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。在商务沟通技巧中，彬彬有礼的商务信函往往是贸易双方最主要、最锐利的武器。在商务往来中，难免会有争端、摩擦，此时礼貌的语言就成为化解争端的润滑剂。谦恭礼貌原则的运用技巧：
2.2.1 始终保持“对方”的立场（ “You ”——attitude ）。许多人在写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他的写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果， 不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。例如：
A. We allow you 5% discount for cash payment. B. You can enjoy 5% discount when you pay in cash. 其中B 句话让对方对自己所得的利益一目了然，优于A 句。
2.2.2 使用虚拟语气等方法迂回地表达观点，提出要求。在商务英语信函写作中应时刻重视措辞方式， 为了促使公司间的贸易顺利开展，要使用婉转、礼貌使对方更容易接受的语句。例句比较：Please expedite the shipment of our orders as much as possible. 与We shall be much obliged if you will expedite the shipment of our orders as much as possible.前句语气生硬，对方很难接受，不利于交易。后句中使用了虚拟语气和委婉语气，语气自然诚恳、礼貌得体，很容易为对方所接受。
2.2.3使用技巧性的表达方式以达到不赞同对方意见的目的。当贸易双方出现不同意见时或纠纷时，应使用技巧性的语言表达，先同意对方的意见，再陈述自己的理由。如此一来，既考虑到对方的意见，又能坚持自己的原则。如：We thank you for your letter of August 8th , but regret very much being unable to accept your terms of payment.( 感谢贵方8 月8 日来函，但遗憾的是我们不能够接受贵方的付款方式。
2.2.4及时回复收到的每一封商务信函。作为一种沟通的重要手段，商务英语信函不仅要注重沟通的效果， 也要注重及时迅速地做出回复。因此无论什么时候收到信，都要立即回复以体现礼貌。
2.3 简洁明了原则（Conciseness ）
简洁明了原则是商务英语信函写作中的重要原则，也是现代商务信函的特
点。指在不失清楚和礼貌原则基础上，用最简洁的语句表达最完整的意思，避免冗长累赘的词语和句子。
简洁明了原则的运用技巧：
2.3.1 使用缩略语。缩略语是商务英语词汇的重要组成部分，是人们在长期的商务实践过程形成的。使用缩略语能节省字，简洁明了，在商务往来中大量使用。缩略语通常由大写字母表示，如L/C(letter of credit信用证) 、B/L（bill of lading 提单）、EAT （estimated arrival time 预计到达时间）、ASAP(as soon as possible 尽快) 等等。
2.3.2 使用短语及非谓语动词等形式代替从句。试比较下面两句话：
A. We require furniture which is of the new type. B. We require new-type furniture.显而易见，
B 句话要比A 句话简洁。
2.3.3避免多余的词语， 不必要的重复和多度的细节描述。例如: We have begun to export our machine to countries abroad. 句中，“export ”和“countries abroad” 是重复的。可改为We have begun to export our machines.
2.4 正确完整原则（Correctness ）
在商务英语信函写作中，正确原则不仅仅指使用正确的语法结构和标点符号，也指使用得体的语言表达和传递信息的准确。信函的写作实际是公司间展示形象的一个平台，从这个角度去看，信函语言使用的正确与否以及信息传递是否完整直接影响着一个公司的对外形
象。试想，有谁会对一篇错误频出，词不达意的来信感兴趣，更不用与之进行贸易往来了。正确完整原则的运用技巧：
2.4.1 使用正确的语法结构和标点符号。用标准的语言和商务专业术语进行恰当表达，使用正确的语法、句法、标点和正确无误的拼写。商务信函中如果存在拼写错误，人称不一致，时态误用、标点符号不符等问题，会大大影响其沟通效果。例如， Neither of the quotations are (is) acceptable. （括号中为正确表达）。
2.4.2使用准确的表达方式。避免使用有歧义的表达方式。例如The two first (first two) items are not available. （括号中为正确表达）。
2.4.3信息传递要完整。在商务英语信函写作中，完整地把所要表达的意思传递给对方是至关重要的。双方在收到信函之前对对方都是缺乏了解的，他们必须通过对方的信函往来增进相互之间的了解。因此在写作时，通常习惯性的采取一事一段式，一段一句式原则，即在写作之前先确定到底需要告之对方几件事情，然后每一件事各一段，每一段尽量使用一句话的表达方式进行，以便让对方更容
第三章 学习商务英语写作过程中常见问题
学生在学习商务英语书信写作的过程中往往因为自身知识及语言积累方面的限制, 犯一些语篇或用语方面的错误, 现将其总结如下, 并辅以学生实例加以说明。
3. 1 书信结构不合理, 重点不突出
根据七C 原则, 商务英语书信写作必须注意开门见山, 说明来函意图, 且每封信函需主要围绕一个主题进行展开, 突出重点, 避免结构松散或主题不突出。以一次课堂书信写作作业为例( 观察对象为首次学习商务英语的市场营销专业大二学生, 共40 人) 。
Write a letter with the following particulars] : ( 1)十一月十二日来函收悉, 获悉你方有意在贵国推销我们的自行车, 对此, 我方非常感兴趣。( 2) 对你方为推销自行车所作的努力我方甚为感激。( 3) 但对你方要求以见票后六十天承兑交单方式付款一事, 我方歉难考虑。( 4) 我方的通常做法是要求即期信用证付款。( 5) 为了促进我方自行车方市场上的销售, 我方准备接受即期付款交单方式, 以示特别照顾。( 6) 希望你方能接受上述付款条件并盼早日收到回音。本书信写作重点显而易见, 即商谈关于付款方式问题。但参与习作的学生中有8 名( 20% ) 学生将大量笔墨用于对对方的来信及销售努力表示感谢, 关于付款方式则用两三句话匆匆带过。其中有名学生更是仅仅将书信主体分为两部分, 第一部分将所有内容囊括在内, 第二部分寥寥数字表达希望对方积极回应的愿望便草草结束。书信重点不突出, 极易造成对方的疏忽。正所谓面面俱到则常常面面不到。商务书信的特点决定其必须围绕一个主题, 要有所取舍, 惜墨如金。
4.2口语化表达严重
大概是因为非英语专业学生, 观察对象完成的书信作业中或多或少的出现口语化表达的问题。商务英语书信为正式文体, 其实质为一种商业书面谈判, 自然应采用书面语, 遵循/ 正式、礼貌、克制0的特点。但由于学生的语言知识限制及平时用语习惯的限制, 13 名学生( 33%) 的作业或多或少的存在口语化的问题。如(1)We feel regret that we can. t accept your terms of payment . 这是商务英语书信写作初学者最常犯的错误之一。英文书面文体中应尽量避免出现缩写形式。缩写即将两个词合二为一( 如don’t; isn ’ t; won’t 等) 。这是一种不规范的写法, 若误用于正式文体则会给人一种不正规、不严肃、不礼貌的感觉。正确的用法应:We feel regret that we cannot accept your terms of payment.
(2))You are interested in selling our bike, we are glad. 一个完整的句子被拆散为两部分, 结构有欠严谨, 不符合正式文体的要求, 感觉更偏向口语化。建议调整结构, 增加连接词, 将其合二为一, 同时, 将日常用语中常用的/ bike0 改为正式用语/ bicycle0, 效果更好: We are glad that you are interested in selling our bicycle. ( 3)We are dead sure it will meet with warm reception in your country. / dead sure是口语表达, 起加强语气的作用, 表示/ 完全相信; 绝对相信的意识。此种常用口语表达应在书信中避免。此句可改为: We are sure our bicycle will have a ready market at your end.
4.3敬语缺失
商务英语书信的一大特点是/ 有理有节0。作贸易双方谈判的方式, 在措辞上要注意既要维护自身的利益及尊严, 又要考虑到对方的感受, 因此必须字斟句酌, 以免伤了感情甚至坏了生意。初学者大多没有商场上的经验, 所以在这方面容忽略, 有措词过于唐突之嫌。如(1)We highly appreciate your efforts in pushing sales of our products, but we cannot accept your terms of payment . 此句前半句表达合情合/ 礼0, 但后半句表达过于直白, 建议采用较为委婉的表达方式: While we appreciate your efforts in pushing sales of our products, we regret to say that we cannot accept your terms of payment.
(2)We suggest that you send us your reply without delay. / suggest.
一词在句中给人一种强硬的感觉, 带有一定的命令口气, 建议将这一语气柔化为I we would like suggest 。而且, 商务英语用语中有大量固定的表达形式, 若能灵活运用, 则可
事半功倍。此例句的表达其实完全可以套用不少商务英语中的常用表达, 如: Your early reply will be highly appreciated. We are looking forward to your prompt reply. It will be highly appreciated if you can reply without delay. It is hope that you can reply as soon as possible.
4.4 专业术语表达有误
商务英语中有不少商业术语, 如若不能很好把握其表达方法, 极易造成对方误解或不理解, 给谈判双方带来诸多不便, 甚至会导致贸易损失。在术语表达上切不可马虎大意, 应三思而后下笔。如例文中的术语/ 见票后六十天承兑交单方式( Payment by D/ A at 60 days. sight) 就是学生进行书信写作时的一个难点。学生的表达多种多: 60 days. D/ A after sight; D/ A after 60 days; D/ A after 60 days; D/ A terms of 60 days。这些表达 虽内行人亦能读懂, 但因其不规范, 终属于表达错误。商场如战场, 来不得半点马虎。商务英语书信写作的学习者应特别留意专业术语的学习与记忆, 以免铸成大错。
4.5 选词搭配不合理
商务英语中有不少固定词组, 若能很好运用, 则可使书信锦上添花, 反之则会弄巧成拙。如:（1)We are much obliged to your great efforts in selling our products. / obliged0 是商务英语中的一个常用词, 常用于表示感谢或有责任做某事。该词在此句中应为感谢之意。其搭配应为/ be obliged to somebody for something或/ be obliged by something, 因此, 此句正确表达应为: We are much obliged to your for your great efforts in selling our products. We are much obliged by your great efforts in selling our products. (2)In order to push sales in your end, we decided to accept D/ A at sight. 划线部分正确的表达应为at your end, 同样是商务英语中的一个特色表达方式。仅仅一个介词搭配的错误, 就会谬以千里。(3) We are sorry that we cannot receive your terms of payment. 这是个典型的中文式英语选词错误。/ receive 的中文释义中有/ 接收、领受0之意, 似乎与 accept的中文意思近似, 实则不尽相同。句中确切的搭配应为/ accept your terms of payment 。初学者在进行商务英语书信写作时常见问题还有语法错误、句式变化少、表达不够地道、有中文表达痕迹等等, 难以赘述。建议初学者在练习写作过程中多多学习运用商务英语的惯常表达方式及句型, 注意专业术语使用的正确性, 突出重点, 时刻牢记商务英语书信写作的/七C 特点, 尽量避免任何即使是细微的错误。毕竟, 商场上文如其人, 对方会从书信的行文特点判断写信一方的行业态度和资信情况, 千万马虎不得。
第五章 结语
商务英语信函是国际沟通的有效途径之一，良好的英语是写好业务信函的重要基础。同时，避免汉化式的英语，了解西方文化知识背景， 关注贸易伙伴的贸易风格等因素都是在进行写作时需要注意的。总之，随着贸易活动形式内容的不断变化，商务英语信函写作也将会随之变化，但是，无论其如何变化，只要掌握了上述写作原则，就定能进行有效的国际沟通交流。
参考文献:
[ 1] 冯祥春. 外经贸英语函电[M] . 北京: 对外经济贸易大学出版社, 2003(6)
[2] 王文贤. 对外经贸业务函电[M] . 青岛: 青岛海洋大学出版社, 1993
[3] 徐美荣. 外贸英语函电[M] . 北京: 对外经济贸易大学出版社, 2002
［4］甘鸿. 外经贸英语函电．上海对外贸易学院，2004（14）．
［5］苏根林， 黄洁婷. 实用商务英语函电．东南大学出版社，2006（1）．
［6］庄学艺，周耀宗. 外贸业务与函电[M].上海外语教育出版社，1998.
［7］Sorrels, B.D.Business Communication Fundamentals [M].Columbus:C.E. Merrill, 1984．
致 谢
本文到今天得以完成，我要感谢的人有很多。
首先要感谢我的论文指导老师徐洁老师，是您对我的淳淳教导和在百忙之中有着无比令人敬佩的耐心一遍遍地为我们论文的结束而操劳。您的教育我终生不能忘怀，您亲切的声音启发了我的论文写作，让我认识到了自己的错误与稚嫩。您那伟大而富有慈母光辉的人格魅力将激励我今后的人生。
另外，感谢我班的辅导员马晓静老师，您一遍遍催促与激励我们在学习与休闲之余专心进行论文写作，当我们疲惫时，您发来温馨的短信表示体谅，当我们想偷懒时您又能够不失威严地给我们以教导。
我还要感谢我的父母，是你们对我从小无微不至的关怀与哺育，鞭策着我踏进神圣的大学校园，从而有了今天这一完成毕业论文的历史性时刻。
另外，对在大学学习、生活和论文撰写期间给予了大量帮助的朱小桐，郭真，周俏，莫肖宇等同窗好友，一并表示感谢。
最后也算是对我自己的一个小小的鼓励吧，我感谢我自己，客服了懒惰心理，在完成毕业论文的过程中我发现了自身的潜能，也发现了周围那么多可爱的老师、同学们。
学习商务英语书信写作中常遇到的问题
摘 要
由于商务英语的用词特点和语言风格与日常用语大相径庭, 不少初学者在写作学习过程中会碰到不少困难。本文根据教学经验, 列举了其中几点常见问题, 以供借鉴。
关键词: 商务英语; 书信写作; 问题
Problems in Learning Business English Correspondence Writing
Abstract: Many learners find that Business English letter is quite different from the writing of letters in our daily life. This finding baffles learners and make them unsure of diction, expression and even style of English Business letter. Quite a number of problems occur during their learning. The article tries to list out, with some examples from the students, some most common mistakes learners will commit in English Business letter writing.
Key words ：English Business; letter writing; problems
第一章 引言
随着改革开放的不断深入及全球经济贸易一体化进程的加快, 我国对外经济贸易日益繁荣, 国际商务交往越来越频繁。作为语言的桥梁, 商务英语书信是国际商务交往中最重要的书面交往方式。如今, 越来越多的高校开设了商务英语专业或商务英语选修课, 并受到不少学生的拥护及欢迎。然而, 商务英语书信毕竟有别于英语日常用语, 有着自身的特点及要求, 让学习者感到颇为棘手。本文正是针对此问题, 在积累了相当教学经验后对商务英语书信协作中的常见问题进行归纳总结, 并提出相应建议, 供学习者参考和借鉴。
第二章 商务英语书信写作应遵循的原则
商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，其主要作用在于：索取或传递信息；报盘或接受报盘；处理业务磋商的各种问题。
此外，有些信的目的仅仅是提醒收信人知道写信人的存在。然而， 撰写商务英语信函需在一定的原则指导下才能达到预期效果，相反，如果违背了既定原则，可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。商务英语信函写作需要遵循许多原则，本文基于笔者的实际工作经验进行了归纳总结，主要从清楚易懂原则、谦恭礼貌原则、简洁明了原则和正确完整原则（即“4C ” 原则）进行叙述，深入阐释了“4C ” 原则在商务英语信函写作中的具体运用。
2.1清楚易懂原则（Clearness ）
在商务英语信函中，清楚易懂原则是指清楚直接地传递写信者所要表达的信息，避免产生任何可能的误解而给双方贸易带来麻烦。清楚的表达一直是商务沟通的重要环节， 是商务英语写作追求的目标。如果收信人未能读懂写作者的意思，无论信函多么正确，语言多么漂亮，整篇信函都将毫无意义。甚至一封含糊不清，词不达意的信函往往会引起误会，造成贸易损失。清楚易懂原则的运用技巧：
2.1.1使用简短熟悉的常用词语。在进行贸易沟通时，无论是书面还是口头
沟通都必须选用简单并且符合常规的表达方式， 避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
2.1.2有效地组织句子和段落结构。在写作中，应使用严密的文字，简单的表达。写信者的思维逻辑尤其重要，因此，在组织文字的段落上，应逻辑缜密，清晰，围绕一个主题，逐步表达。句式的选择上，也应选择简单，直接的句式。句子和句子之间以及段落与段落之间，应使用必要的连词或短语使句子连贯，内容表达更为简洁，一目了然。试比较：
A. Will you please return the enclosed card and arrange a convenient time for an interview?
B. At this time I am writing to you to enclose the postpaid appointment card for the purpose of arranging a convenient time when we might get together for a personal interview. 很明显，A 句要比B 句表达清楚得多。
2.1.3提供充分的事实、确切的数字、具体的细节等辅助表达方式。例如，The offer is subject to your reply received by us before May 17. 句中“May 17” 表达模糊，没有具体的时间。可改为“before 6 p.m. May 17our time.”
2.2 谦恭礼貌原则（Courtesy ）
礼貌原则不仅仅表现为在语句中刻意加入类似“Please ” 或“Thanks ”等字样， 它在很大程度上表现为你是否重视对方观点，尊重对方的愿望和需要。在商务沟通技巧中，彬彬有礼的商务信函往往是贸易双方最主要、最锐利的武器。在商务往来中，难免会有争端、摩擦，此时礼貌的语言就成为化解争端的润滑剂。谦恭礼貌原则的运用技巧：
2.2.1 始终保持“对方”的立场（ “You ”——attitude ）。许多人在写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他的写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果， 不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。例如：
A. We allow you 5% discount for cash payment. B. You can enjoy 5% discount when you pay in cash. 其中B 句话让对方对自己所得的利益一目了然，优于A 句。
2.2.2 使用虚拟语气等方法迂回地表达观点，提出要求。在商务英语信函写作中应时刻重视措辞方式， 为了促使公司间的贸易顺利开展，要使用婉转、礼貌使对方更容易接受的语句。例句比较：Please expedite the shipment of our orders as much as possible. 与We shall be much obliged if you will expedite the shipment of our orders as much as possible.前句语气生硬，对方很难接受，不利于交易。后句中使用了虚拟语气和委婉语气，语气自然诚恳、礼貌得体，很容易为对方所接受。
2.2.3使用技巧性的表达方式以达到不赞同对方意见的目的。当贸易双方出现不同意见时或纠纷时，应使用技巧性的语言表达，先同意对方的意见，再陈述自己的理由。如此一来，既考虑到对方的意见，又能坚持自己的原则。如：We thank you for your letter of August 8th , but regret very much being unable to accept your terms of payment.( 感谢贵方8 月8 日来函，但遗憾的是我们不能够接受贵方的付款方式。
2.2.4及时回复收到的每一封商务信函。作为一种沟通的重要手段，商务英语信函不仅要注重沟通的效果， 也要注重及时迅速地做出回复。因此无论什么时候收到信，都要立即回复以体现礼貌。
2.3 简洁明了原则（Conciseness ）
简洁明了原则是商务英语信函写作中的重要原则，也是现代商务信函的特
点。指在不失清楚和礼貌原则基础上，用最简洁的语句表达最完整的意思，避免冗长累赘的词语和句子。
简洁明了原则的运用技巧：
2.3.1 使用缩略语。缩略语是商务英语词汇的重要组成部分，是人们在长期的商务实践过程形成的。使用缩略语能节省字，简洁明了，在商务往来中大量使用。缩略语通常由大写字母表示，如L/C(letter of credit信用证) 、B/L（bill of lading 提单）、EAT （estimated arrival time 预计到达时间）、ASAP(as soon as possible 尽快) 等等。
2.3.2 使用短语及非谓语动词等形式代替从句。试比较下面两句话：
A. We require furniture which is of the new type. B. We require new-type furniture.显而易见，
B 句话要比A 句话简洁。
2.3.3避免多余的词语， 不必要的重复和多度的细节描述。例如: We have begun to export our machine to countries abroad. 句中，“export ”和“countries abroad” 是重复的。可改为We have begun to export our machines.
2.4 正确完整原则（Correctness ）
在商务英语信函写作中，正确原则不仅仅指使用正确的语法结构和标点符号，也指使用得体的语言表达和传递信息的准确。信函的写作实际是公司间展示形象的一个平台，从这个角度去看，信函语言使用的正确与否以及信息传递是否完整直接影响着一个公司的对外形
象。试想，有谁会对一篇错误频出，词不达意的来信感兴趣，更不用与之进行贸易往来了。正确完整原则的运用技巧：
2.4.1 使用正确的语法结构和标点符号。用标准的语言和商务专业术语进行恰当表达，使用正确的语法、句法、标点和正确无误的拼写。商务信函中如果存在拼写错误，人称不一致，时态误用、标点符号不符等问题，会大大影响其沟通效果。例如， Neither of the quotations are (is) acceptable. （括号中为正确表达）。
2.4.2使用准确的表达方式。避免使用有歧义的表达方式。例如The two first (first two) items are not available. （括号中为正确表达）。
2.4.3信息传递要完整。在商务英语信函写作中，完整地把所要表达的意思传递给对方是至关重要的。双方在收到信函之前对对方都是缺乏了解的，他们必须通过对方的信函往来增进相互之间的了解。因此在写作时，通常习惯性的采取一事一段式，一段一句式原则，即在写作之前先确定到底需要告之对方几件事情，然后每一件事各一段，每一段尽量使用一句话的表达方式进行，以便让对方更容
第三章 学习商务英语写作过程中常见问题
学生在学习商务英语书信写作的过程中往往因为自身知识及语言积累方面的限制, 犯一些语篇或用语方面的错误, 现将其总结如下, 并辅以学生实例加以说明。
3. 1 书信结构不合理, 重点不突出
根据七C 原则, 商务英语书信写作必须注意开门见山, 说明来函意图, 且每封信函需主要围绕一个主题进行展开, 突出重点, 避免结构松散或主题不突出。以一次课堂书信写作作业为例( 观察对象为首次学习商务英语的市场营销专业大二学生, 共40 人) 。
Write a letter with the following particulars] : ( 1)十一月十二日来函收悉, 获悉你方有意在贵国推销我们的自行车, 对此, 我方非常感兴趣。( 2) 对你方为推销自行车所作的努力我方甚为感激。( 3) 但对你方要求以见票后六十天承兑交单方式付款一事, 我方歉难考虑。( 4) 我方的通常做法是要求即期信用证付款。( 5) 为了促进我方自行车方市场上的销售, 我方准备接受即期付款交单方式, 以示特别照顾。( 6) 希望你方能接受上述付款条件并盼早日收到回音。本书信写作重点显而易见, 即商谈关于付款方式问题。但参与习作的学生中有8 名( 20% ) 学生将大量笔墨用于对对方的来信及销售努力表示感谢, 关于付款方式则用两三句话匆匆带过。其中有名学生更是仅仅将书信主体分为两部分, 第一部分将所有内容囊括在内, 第二部分寥寥数字表达希望对方积极回应的愿望便草草结束。书信重点不突出, 极易造成对方的疏忽。正所谓面面俱到则常常面面不到。商务书信的特点决定其必须围绕一个主题, 要有所取舍, 惜墨如金。
4.2口语化表达严重
大概是因为非英语专业学生, 观察对象完成的书信作业中或多或少的出现口语化表达的问题。商务英语书信为正式文体, 其实质为一种商业书面谈判, 自然应采用书面语, 遵循/ 正式、礼貌、克制0的特点。但由于学生的语言知识限制及平时用语习惯的限制, 13 名学生( 33%) 的作业或多或少的存在口语化的问题。如(1)We feel regret that we can. t accept your terms of payment . 这是商务英语书信写作初学者最常犯的错误之一。英文书面文体中应尽量避免出现缩写形式。缩写即将两个词合二为一( 如don’t; isn ’ t; won’t 等) 。这是一种不规范的写法, 若误用于正式文体则会给人一种不正规、不严肃、不礼貌的感觉。正确的用法应:We feel regret that we cannot accept your terms of payment.
(2))You are interested in selling our bike, we are glad. 一个完整的句子被拆散为两部分, 结构有欠严谨, 不符合正式文体的要求, 感觉更偏向口语化。建议调整结构, 增加连接词, 将其合二为一, 同时, 将日常用语中常用的/ bike0 改为正式用语/ bicycle0, 效果更好: We are glad that you are interested in selling our bicycle. ( 3)We are dead sure it will meet with warm reception in your country. / dead sure是口语表达, 起加强语气的作用, 表示/ 完全相信; 绝对相信的意识。此种常用口语表达应在书信中避免。此句可改为: We are sure our bicycle will have a ready market at your end.
4.3敬语缺失
商务英语书信的一大特点是/ 有理有节0。作贸易双方谈判的方式, 在措辞上要注意既要维护自身的利益及尊严, 又要考虑到对方的感受, 因此必须字斟句酌, 以免伤了感情甚至坏了生意。初学者大多没有商场上的经验, 所以在这方面容忽略, 有措词过于唐突之嫌。如(1)We highly appreciate your efforts in pushing sales of our products, but we cannot accept your terms of payment . 此句前半句表达合情合/ 礼0, 但后半句表达过于直白, 建议采用较为委婉的表达方式: While we appreciate your efforts in pushing sales of our products, we regret to say that we cannot accept your terms of payment.
(2)We suggest that you send us your reply without delay. / suggest.
一词在句中给人一种强硬的感觉, 带有一定的命令口气, 建议将这一语气柔化为I we would like suggest 。而且, 商务英语用语中有大量固定的表达形式, 若能灵活运用, 则可
事半功倍。此例句的表达其实完全可以套用不少商务英语中的常用表达, 如: Your early reply will be highly appreciated. We are looking forward to your prompt reply. It will be highly appreciated if you can reply without delay. It is hope that you can reply as soon as possible.
4.4 专业术语表达有误
商务英语中有不少商业术语, 如若不能很好把握其表达方法, 极易造成对方误解或不理解, 给谈判双方带来诸多不便, 甚至会导致贸易损失。在术语表达上切不可马虎大意, 应三思而后下笔。如例文中的术语/ 见票后六十天承兑交单方式( Payment by D/ A at 60 days. sight) 就是学生进行书信写作时的一个难点。学生的表达多种多: 60 days. D/ A after sight; D/ A after 60 days; D/ A after 60 days; D/ A terms of 60 days。这些表达 虽内行人亦能读懂, 但因其不规范, 终属于表达错误。商场如战场, 来不得半点马虎。商务英语书信写作的学习者应特别留意专业术语的学习与记忆, 以免铸成大错。
4.5 选词搭配不合理
商务英语中有不少固定词组, 若能很好运用, 则可使书信锦上添花, 反之则会弄巧成拙。如:（1)We are much obliged to your great efforts in selling our products. / obliged0 是商务英语中的一个常用词, 常用于表示感谢或有责任做某事。该词在此句中应为感谢之意。其搭配应为/ be obliged to somebody for something或/ be obliged by something, 因此, 此句正确表达应为: We are much obliged to your for your great efforts in selling our products. We are much obliged by your great efforts in selling our products. (2)In order to push sales in your end, we decided to accept D/ A at sight. 划线部分正确的表达应为at your end, 同样是商务英语中的一个特色表达方式。仅仅一个介词搭配的错误, 就会谬以千里。(3) We are sorry that we cannot receive your terms of payment. 这是个典型的中文式英语选词错误。/ receive 的中文释义中有/ 接收、领受0之意, 似乎与 accept的中文意思近似, 实则不尽相同。句中确切的搭配应为/ accept your terms of payment 。初学者在进行商务英语书信写作时常见问题还有语法错误、句式变化少、表达不够地道、有中文表达痕迹等等, 难以赘述。建议初学者在练习写作过程中多多学习运用商务英语的惯常表达方式及句型, 注意专业术语使用的正确性, 突出重点, 时刻牢记商务英语书信写作的/七C 特点, 尽量避免任何即使是细微的错误。毕竟, 商场上文如其人, 对方会从书信的行文特点判断写信一方的行业态度和资信情况, 千万马虎不得。
第五章 结语
商务英语信函是国际沟通的有效途径之一，良好的英语是写好业务信函的重要基础。同时，避免汉化式的英语，了解西方文化知识背景， 关注贸易伙伴的贸易风格等因素都是在进行写作时需要注意的。总之，随着贸易活动形式内容的不断变化，商务英语信函写作也将会随之变化，但是，无论其如何变化，只要掌握了上述写作原则，就定能进行有效的国际沟通交流。
参考文献:
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［7］Sorrels, B.D.Business Communication Fundamentals [M].Columbus:C.E. Merrill, 1984．
致 谢
本文到今天得以完成，我要感谢的人有很多。
首先要感谢我的论文指导老师徐洁老师，是您对我的淳淳教导和在百忙之中有着无比令人敬佩的耐心一遍遍地为我们论文的结束而操劳。您的教育我终生不能忘怀，您亲切的声音启发了我的论文写作，让我认识到了自己的错误与稚嫩。您那伟大而富有慈母光辉的人格魅力将激励我今后的人生。
另外，感谢我班的辅导员马晓静老师，您一遍遍催促与激励我们在学习与休闲之余专心进行论文写作，当我们疲惫时，您发来温馨的短信表示体谅，当我们想偷懒时您又能够不失威严地给我们以教导。
我还要感谢我的父母，是你们对我从小无微不至的关怀与哺育，鞭策着我踏进神圣的大学校园，从而有了今天这一完成毕业论文的历史性时刻。
另外，对在大学学习、生活和论文撰写期间给予了大量帮助的朱小桐，郭真，周俏，莫肖宇等同窗好友，一并表示感谢。
最后也算是对我自己的一个小小的鼓励吧，我感谢我自己，客服了懒惰心理，在完成毕业论文的过程中我发现了自身的潜能，也发现了周围那么多可爱的老师、同学们。