佰
富
圣
光
办
公
室
工
作
实
务
目 录
第一章 概述………………………………………………………(1)
第一节 办公室工作的性质和特点…………………………(1)
第二节 办公室工作的基本原则……………………………(2)
第三节 办公室工作的基本任务……………………………(3)
第二章 工作人员…………………………………………………(5)
第一节 办公室工作人员的素养……………………………(5)
第二节 办公室工作人员能力素质要求……………………(5)
第三节 办公室工作人员职业道德要求……………………(7)
第三章 公文写作…………………………………………………(9)
第一节 公文的分类…………………………………………(9)
第二节 公文的规范与写作…………………………………(9)
第三节 公文的撰制程序……………………………………(15)
第四章 会议和会务………………………………………………(15)
第一节 会议的构成要素和种类
第二节 会务工作的要求
第三节 会议的组织程序
第五章 行政接待…………………………………………………(21)
第一节 接待工作的原则及要求……………………………(21)
第二节 常见的礼宾活动……………………………………(22)
第六章 社交礼仪…………………………………………………(24)
第一节 办公室人际交往的技巧……………………………(25)
第二节 日常基本礼仪………………………………………(25)
第三节 服饰礼仪……………………………………………(27)
第一章 概述
办公室是单位内设立的办理行政性事务的办事机构,是设在领导身边,直接为领导服务的综合部门,是沟通上下,联系左右的桥梁和枢纽,是领导工作的辅助性机构.
第二章 第一节 办公室工作的性质和特点
第三章 办公室是一个单位的综合管理机构,具有明显的综合性和服务性.
第四章
一,综合性.办公室工作是多方面基础工作的组合,是多方面信息的组合,是多知识多技能结构人员的组合,是多学科组成的综合体.
二,服务性.办公室工作无论是参与政务,还是管理事务,都是为了搞好服务,即为领导工作服务,为同级,上下级单位服务,为人民群众服务.
办公室工作较其它部门工作相比,具有以下几个明显的特点:
一,政策性强.办公室的重要任务是处理公文,传递信息,办理公务,解答问题,这些都是政策性很强的工作.
二,头绪多,综合性强.一是接触面广,既要承上,又要启下,还有横向联系;二是工作范围广,既要参与政务,又要管理事务,办公室有
三,要求高,时间性强.办公室工作必须从单凭老经验办事转变为实行科学化管理,从被动服务转变为主动服务,因此,效率和质量成为办公室工作的首要要求.
四,内容杂,服务面宽.办公室是综合办事机构,上下左右,大大小小的事情都要汇集到办公室来,工作内容复杂.作为单位的窗口,服务工作优劣直接反映着单位的精神面貌和管理水平.
五,联系广,协调任务重.办公室处于枢纽中心地位,工作头绪多,涉及面广,来往人员复杂,特有的协调平衡作用,要求办公室必须坚持整体观念的原则,熟悉全面业务工作,扩大知识面,增强适应能力,只有这样才能及时协调部门之间的矛盾,调动各方面的积极性.
六,机要保密性强.办公室人员在领导身边,接触机密的机会比较多,势必要求办公室人员有很强的保密意识,自觉遵守保密制度,不徇私情.
七,被动性与突发性.办公室工作作为领导的辅助层和各基层部门的枢纽,主要做好协调,服务,工作带有从属性质.另外,办公室还要经常完成领导交办的突发性工作.
第二节 办公室工作的基本原则
一,准确的原则.即办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎.
二,迅速的原则.工作要及时高效,尽量缩短工作完成时限,简化过程.
三,保密的原则.要求工作中采取措施保证文件,资料安全,工作人员要保证自己知密不泄密.
四,密切联系群众的原则.办公室是领导联系师生的纽带和桥梁,必须坚持群众利益高于一切,时刻倾听群众呼声,真实,准确,及时,全面地反映群众地意见和建议,善于发挥群众的积极性,集中群众智慧开展工作.
五,精简高效的原则.办公室人员配备要坚持按需设岗,努力提高人员素质,优化人
员队伍结构,最大程度调动工作人员的积极性,不断提高工作效率.
六,严谨科学的原则.在分析和处理问题时,要严密部署,精心筹划,做到每一件事都要落实到人,有布置,有检查,有总结,细致入微,确保各项工作万无一失.
七,协作配合的原则.办公室工作是建立在协作基础上的分工,工作人员既要明确分工,各负其责,又要相互补位,协调配合,发挥整体合力.
第三节 办公室工作的基本任务
办公室工作的任务是参与政务,管理事务,搞好服务,具体包括:
一,辅助决策.帮助领导制定工作规划,参与目标管理,协助领导抓好中心工作,搞好调查研究,及时发现新问题,掌握新情况,总结新经验,提出新思路,这是办公室最重要的任务.
二,信息管理.办公室工作要建立一个围绕单位工作中心的信息网络,保持信息渠道的畅通,做好信息的收集,传递,处理,利用,汇报等工作.
三,公文起草.完成领导交办的各种命令,决定,公告,通告,通知,报告,请示,会议纪要,工作总结,计划以及领导重要讲话初稿等各种文字材料的起草工作.
四,协调关系.办公室要协调好单位内部门与部门之间的协调,上级与下级之间的协调,本单位与外单位的协调.
五,建章立制.组织制定以岗位责任制为中心的各项管理规章制度,做到有章可循,有法可依.
六,会议管理.办公室对会议工作的主要任务是:会前材料准备,通知,会场布置,会间的严密组织和各项服务工作以及会后的各项材料整理等工作.
七,督促检查.做好领导批示,重大决策,会议决议以及重要工作部署的督促落实工作.
八,机要保密管理.做好上级来文,资料,部门内重要信息的保密工作.
九,信访工作管理.办公室应安排专门人员或兼职人员具体承办来人来访工作,处理好反映事项,务求做到件件有交代,事事有着落.
十,档案管理.对于本单位所形成的文书档案,人事档案,财会档案等进行妥善的管理和保管.
十一,日常事务管理.办公室的业务范围除文秘,信息,督查等工作外,还包括值班,大事记编写,接待，办公车辆钥匙及证件管理,车辆调度等日常事务性工作.
十二,办公室自身建设.办公室工作要整体提高档次和水平必须加强人员素质能力建设和制度建设,要通过有计划的人员学习和培训,提高办公室人员的政治,业务,能力素质,以适应办公室工作对人员素质的要求.
十三,办公区域各门钥匙均由公司行政部保安人员持有，非工作时间如需使用，请与保安人员联系。非工作时间进入办公区域找遗落物品的需由保安人员陪同，如需打印、复制任何文件的，需在保安人员的陪同下打印、复制并如实填写非办公室时间打印、复印名录（打印、复印的文件名及页数）。如出现任何意外均有保安人员及入司人员负责。
十四,公司行政部保安人员按照巡察制度对规定巡察区域进行定时定点的巡察。巡察区域（公司一层及二层楼道、房间，夜间巡察时间为每两小时一次。）
第二章 工作人员
办公室工作人员是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员,是办公室工作的主体.
第一节 办公室工作人员的素养
一,思想政治素质.要有坚定正确的政治方向,强烈的事业心,较高的理论政策水平,实事求是的思想作风.
二,办公室工作人员的知识结构.办公室工作人员应具备相当广博的知识与合理的知识结构,既要掌握丰富扎实的基础知识,又应精通办公室文秘,档案管理,接待等方面的知识.
三,办公室工作人员的心理素质.在办公室工作要树立正确的人生观,保持积极健康的心态,有适度的抱负水平,能自主地克服不良心理,学会正确调节自己的心理,积极培养健康的兴趣爱好,积极参加各种形式的社交活动和体育锻炼,坚决克服与办公室工作不相适应的不良嗜好.
第二节 办公室工作人员能力素质要求
一,分析判断能力.办公室人员要善于从观察现象到看清本质,由此及彼,由表及里,进行分析研究,作出符合客观规律的推理,并对结果进行正确的判断.办公室人员分析判断能力越强,在处理问题,辅助决策上就越得心应手.
二,表达能力.办公室人员的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面.说话讲究艺术,一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼,四要反应敏捷.办公室
人员还要经常根据领导授意撰拟各种文稿,因此需要具备各种文体的写作能力. 三,协调能力.协调是办公室工作的重要内容之一,办公室人员要善于处理人际关系,善于发现不同层面之间存在的矛盾和问题,及时加以沟通,协调,从而发挥辅助管理作用.协调能力主要包括五个方面:一是能融洽人际间的情感,达到统一认识,调动积极性的目的;二是能运用相关的政策,规定和制度进行协调;三是善于把握全局,从全局出发分析处理问题,又能把全局和局部有效的结合起来;四是善于沟通信息,使矛盾双方能彼此了解,消除误会;五是善于处理好与各方面之间的关系. 四,调研能力.办公室人员应及时为领导决策提供准确全面的信息,并提出意见和建议.调研能力包括调查和研究的能力,调查能力指与被调查者沟通的能力,研究能力是对现有的材料运用各种演绎,归纳,推理,对比等方法加以综合分析,从而得出科学的调查结论.
五,办事能力.办公室人员在处理事务时,应根据领导要求,培养自己独立处理问题的能力.办事能力包括组织能力和应变能力等,要善于团结协调,注意调动各方面的积极性,处事果断,讲求效率.
六,应变能力.在现实工作中,教条主义行不通,必须把原则性与灵活性相结合,在不违背原则的前提下变通处理.
七,交际能力.待人接物是办公室工作的重要组成部分,办公室人员要掌握人际交往的原则和方法,处理好同各个方面的关系,建立起和谐,融洽的工作环境和良好的心理气氛,为顺利开展各项工作创造必要条件.
八,使用现代办公设备的能力.办公室人员除具备普通技能以外,还要熟练掌握各种现代办公设备的操作和应用.主要包括计算机,复印,录音,录像等现代化办公手段.在条件允许时,还应掌握文字编排,扫描,传真,网络办公等更高级的办公手段,从而向更方便,快捷的办公方式迈进.
第三节 办公室工作人员职业道德要求
一,忠于职守.办公室工作人员要忠于办公室这个特定的岗位,职责,工作人员要工作认真,办事负责,工作中及时请示,汇报,检查,总结,执行领导指示要一丝不苟,反映信息要及时准确,在处理公务时不渎职,不越权,甘当配角,恪守本分.
二,廉洁奉公.办公室人员身在领导身边,拥有委托代办权,经常为领导传达指示,办理事务,联系工作,因此必须正确履行岗位职责,做好领导的参谋和助手,坚决防止
假借领导之名滥用职权,以权谋私.
三,严于律己.办公室人员要遵守时间和恪守诺言,严格按照领导的意图办事,工作中努力做到
四,严守机密.办公室人员要严守机密,不该说的机密绝对不说,不该知道的机密不要打听;私人通信,电话,不得涉及秘密内容;不得在不利于保密的场所谈论秘密内容;私人笔记本或电脑不记录秘密内容;未经领导批准,不得随意公布秘密内容. 五,团结合作.办公室人员上接领导,下联各界各方,能否善于合作,处理好人际关系是至关重要的一环.办公室人员要谦虚,平等待人,尊重同事,主动配合他人的工作,充分发挥
六,文明礼貌.要把文明礼貌贯穿于整个办公室工作之中,包括待人接物要文明礼貌,举止大方,衣着整洁,谈吐文雅,常带微笑;不轻易打断对方的谈话,不随便打扰别人的工作;对人热情,言语得体,不阿谀奉承,不傲慢冷淡,让人真切感受到真诚,恳切,纯朴可信.
第三章 公文写作
公文,即公务文书.行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具.公文一般在公务活动中形成并使用,撰制,印发,存档,销毁等都有特定的规则.
第一节 公文的分类
由于公文具有特殊的权威性,严肃性和通用性,因此,公文的分类都比较严格统一和规范.
一,根据活动的领域不同,公文可分为通用公文和专用公文.
二,根据公文的来源划分,有收文和发文.
三,根据文件的传递方向来划分,有下行文,平行文,上行文.
四,根据公文秘密等级划分,有周知性公文,限知性公文.
五,根据文件处理的时间要求来划分,有平件,急件.
六,根据书面文件表达形式划分,有文章式,表格式,图形式.
七,根据公文载体的材料划分,有纸质文件,磁介质文件,感光介质文件和电子文件.
第二节 公文的规范与写作
一,通用规范性公文
通用规范性公文是指国家机关,企事业单位,人民团体在公务活动中经常使用的,在制发程序,执行落实上比较规范,约束力较强的文体.
常见通用规范性公文有:
(一)决定.决定是对重要事项作出决策,对重大问题作出定论,对重大行动作出安排,对重要工作作出部署,对重大贡献表彰奖励等使用的公文文种.
(二)通知.通知是一切机关,社会团体,企事业单位传达上级指示,部署安排工作,实施管理措施,处理公共事务,任免聘任干部,批转,转发,印发下级机关与上级机关及不相隶属机关有关公文,要求下级机关需要周知事项等使用的公文文种.
(三)通报.通报是上级机关向下级机关或者有关单位传达重要情况,重要事项,表彰先进,批评错误使用的公文文种.通报一般分为四种类型:指示性通报,工作情况通报,表彰通报,批评通报.
(四)报告.报告是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复咨询,上报备案,报送材料等使用的公文文种.
(五)请示.请示是下级机关在工作中发生的不能自行决定的重大问题,不属于本机关权限审批范围的事项,需要上级机关审批,解决或帮助解决的重大事项,以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准,指示时使用的公文文种.
(六)批复.批复是上级机关在答复下级机关的指示事项同意或不同意时使用的公文文种.
(七)意见.意见是对重大问题提出见解,对重要事项提出解决办法,或上级机关对重要问题,重要工作提出意见和建议时使用的公文文种.
(八)函.函是平行机关,不相隶属机关,单位之间相互商洽工作,通报情况,询问和答复问题,征询意见,向有关主管部门请求批准事项时使用的公文文种.
(九)会议纪要.会议研究确定的事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行的,行文使用
(十)命令(令).命令(令)是依照有关规定公布行政法规和规章,宣布重大强制性行政措施,任命,嘉奖有关单位及人员等使用的公文文种.
(十一)决议.决议是指按一定法定组织程序组成,召开的会议对会议通过的重要事
项,商讨定论的重大问题,研究作出的重大决策,要求贯彻执行的意见,对工作做出的部署安排时使用的公文文种.
(十二)公告.公告是向全体员工宣布重要事项或者法定事项时使用的公文文种. (十三)通告.通告是权力机关,行政机关在一定范围内向全体公布有关方面需要周知或遵守的事项时使用的公文文种.
二,非规范性公文
在公文中,除有
(一)调查报告.调查报告是就某地区,某行业,某系统,某单位,某问题的情况进行调查研究,综合分析后所形成的书面材料.调查报告的结构一般分三部分:起因部分,调查部分和事实,结论和建议部分.
(二)工作计划.工作计划是对今后一定时间内的工作,活动做出安排时使用的文种.计划类公文包括规划,纲要,方案,意见,要点,打算,安排,设想等.计划的结构一般分两部分:一是目标,任务和要求;二是实施方法和措施.长期计划,规划等往往在第一部分前面加上指导思想.
(三)工作总结.工作总结是机关,单位或个人对前一段时间内的工作回顾,检查,反思,进行综合,归纳,分析,从中找出经验,教训并使之条理化,系统化,以便指导今后工作时形成的文字材料.总结的结构一般分为三部分:第一部分,总结概述,提纲携领地用最精练的语言对前一段的工作做出评价.第二部分是总结的核心,把工作成绩,经验条理化,系统化,使之重点突出,眉目清晰.第三部分是存在问题和今后打算.
(四)讲话稿类
1,工作报告.工作报告是某一部门负责人就一个时期的工作向代表会,委员会报告工作,提请代表,委员审议.
2,工作会议,专业会议讲话.是向与会人员阐明会议的指导思想,任务,需要研究的问题以及会议明确的政策,决定的问题,需要贯彻落实的事项等,工作会议讲话,内容力求简明扼要,条理清晰.
3,开幕词.开幕词一般是在正式大型重要会议上由会议主持人宣布会议开幕同时向与会人员介绍会议的组织情况,指导思想,意义,任务,议程等并对参加会议的人
员表示欢迎,祝贺,祝愿等.开幕词的基本要求是简洁明快,语言流畅,使会议之始即形成隆重热烈的气氛.
4,闭幕词.闭幕词是会议结束时由会议主持人对整个会议作简要总结,评价,同时对会议贯彻落实提出会后的工作任务,要求,提出意见,发出号召等.
5,主持词.主持词是会议主持人主持会议时有关会议议程等内容的讲稿.一般工作会议,不单独致开幕词,主持词即作为开幕词,大型重要会议,需要安排开幕词.
6,发言稿.发言稿是发言人在公众场合发表意见时事先准备的文字材料.常见的发言稿有典型发言,向会议介绍经验的发言等.
7,祝词.祝词是举行典礼,大型会议,宴会时主持人或祝贺人表示良好愿望或祝贺之意的讲话.有祝酒词,奠基祝词,庆典祝词,会议祝词,开业祝词等.祝词的要领是简短得体,恰如其分,热情洋溢,言真意切.(贺词的应用范围和要求同祝词)
8,说明.说明是在会议上就某一问题作情况介绍时使用的讲话材料,说明要以第三者的态度陈述事实经过,一般不加说明人的观点和倾向.
9,汇报提纲.汇报提纲是由汇报人就一个阶段的工作或某个问题向领导机关或有关方面的人员介绍情况时使用的发言材料.汇报提纲要条理清晰,提出问题,谈出汇报人的意见以及解决问题的措施办法等.
(五)简报.简报信息类公文是最常见的非规范性文书材料,常用于向上级机关,平行机关,不相隶属机关单位或个人送阅,通报有关情况,信息形成的文字材料.
(六)书信类公文.
1,贺信(电).贺信(电)是向有关单位或个人表示祝贺时使用的文书材料.下列情况一般可以发送贺信:某项工作取得突破性进展或获得巨大成功时,上级机关可发贺信;重大会议召开,有关单位致贺;某单位,公司,团体成立,周年致贺;某人当选荣任要职,有关方面致贺等.贺信结构一般由事由和贺词两部分组成,事由部分主要评价事由的意义,作用,贺词部分除表示祝贺外,要表示祝愿和希望.贺信往往在公众场合当众宣读,因此其语言特点应便于上口,篇幅不宜过长,一般不超过1000字,落款全称,不鉴印.
2,慰问信(电).慰问信(电)是机关单位或个人向做出突出成绩或遭受不幸,困难或挫折的地区,单位或个人表示慰劳,问候,致意,安慰时使用的文书资料.慰问信(电)应有明确全面的称谓,一般由事由,慰问之意和希望,祝愿三部分组成.希望,祝愿部分
为重点,目的在鼓起被慰问者的信心,要言真意切,使对方感到温暖,受到鼓励.落款一般用机关单位全称,以示庄重.
3,公开信.公开信一般是为推动某项工作,由组织,社会团体或以个人,个人联名的名义向有关人员宣传政策,发出号召,提出建议时使用的文书材料.一般由两部分组成:一是起因,即公开信的原因,目的,意义等;二是公开信的内容,即以公开信的形式宣布的政策,规定,要求以及发出号召,提出的建议等.要求文风朴实,要具有一定的煽动性,要以理服人,以情动人.(倡议书写作要求同公开信)
4,申请书.申请书是个人向领导或组织表达个人愿望,请求解决问题时使用的非规范性文字材料.申请书内容一般由两部分组成:一是提起申请的事由;二是个人愿望和需要解决的问题.理由应充分,个人要求应明确具体.申请书落款处多用个人签名.
(七)其他类公文.
1,讣告.讣告是死者的亲属或治丧单位向亲朋好友或社会公众报告死讯时使用的一种非规范性文书.一般采用
2,唁电,唁函.是向死者家属或单位发出的表示哀悼,慰问的电报,信件.一般以
3,生平.生平是向参加吊唁,遗体告别仪式的有关人员或向社会公众介绍死者一生简要经历,组织对死者生前工作,业绩作简要评价的文字材料.生平相当于追悼会悼词,是组织上对死者
第三节 公文的撰制程序
公文撰制的程序包括:
一,交拟和拟办.领导将文件起草事项交给办公室,由办公室相关人员按照领导的意图起草公文的过程.
公文撰写应注意:
(一)公文内容必须符合党和国家的法律,法规,方针,政策及有关规定.
(二)公文要做到情况属实,观点明确,操作性强.
(三)撰写公文要文字精练,言之有物,篇幅简短.
(四)撰写公文应遵循相关的保密制度.
二,审核核稿.审核是机关部门负责人对撰拟文稿的审查把关.
(一)行文关.审核发文目的是否明确,是否应行文或以何种名义行文.
(二)内容关.审核公文内容是否正确,符合实际,有的放矢,切实可行,有无观点错误,界限不清,宽严失度,难以执行之处.
(三)政策法规关.审核文稿内容是否符合相关政策规定,是否按照部门职责权限来起草.
(四)文字关.审核文稿结构是否条理清晰,简明扼要,合乎逻辑.遣词造句是否合乎语法,准确凝练;标点符号,计量数字,人名地名,专用术语等是否正确,规范等.
(五)体例格式关.审核拟定公文的文种,标题,主送单位,抄送单位,密级,急缓程度,主题词等是否符合规定.
三,签发.签发是送交单位主管或分管领导对文稿进行最后审定,签署印发.签发后文稿不得任意添改.
四,缮校.在对文稿排版,印制清样后对文稿的校对.
五,用印.在公文的规定位置加盖公章.
第四章 会议和会务
会议,既可以作为一种经常商讨并处理事务的常设机构或组织名称,也可以被用来表示有组织,有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会,也就是我们通常所说的开会.
会务,即会议事务,是指会议从筹办到结束的整个过程的各项服务事项.会务工作是会议活动的重要组成部分,是为会议活动按计划,有秩序地顺利举行而进行地全
过程服务.会务工作主要由会议秘书处协助承办.会务的成效直接决定着会议的成果与效果.
第一节 会议的构成要素和种类
一,会议的要素
会议要素是构成会议的基本因素.从广义上讲,任何一个会议都必须有三个基本的构成要素:1.共同的议题;2.有公认的组织者;3.三人以上的正式聚合.从不同的角度来看,会议的构成要素可作进一步的划分:
(一)会议形式要素包括:会议的名称,时间,地点,方式,规模,主持人等.
(二)会议内容要素包括:会议的指导思想,会议目的,会议议题,会议任务和完成会议任务的措施等.
(三)会议人员要素包括:会议主持人,会议正式出席人员,会议列席人员,特邀人员和会议来宾;会议服务人员和工作人员.
(四)会议组织要素包括:会前筹备工作,会间组织工作,会后善后工作.
二,会议的种类
会议分类按不同的标准,通常有以下五种方法:
(一)依照会议的性质来分类,可分为立法性会议,决策性会议,党务性会议,行政性会议,群众性会议,征询性会议,显示性会议,交际性会议.
(二)依照会议的内容来分类,可分为综合性会议,专业性会议,专题性会议,咨询性会议.
(三)依照会议的方式来分类,可分为常规会议,现场会议,电话会议,电视会议,广播会议,网络会议等.
(四)依照会议的规模来分类,可分为特大型会议,大型会议,中型会议,小型会议.
(五)依照会议的周期情况来分类,可分为定期会议,不定期会议和临时性会议.
第二节 会务工作的要求
一,准备充分.任何会议无论规模大小,都要做好会前准备工作,都要有全面详细的方案,要尽可能把所有问题解决在会议召开以前,宁可推迟会期,也不要仓促开会. 二,组织严密.整个会议系统应形成一个灵活畅通,操纵自如的整体,要求做到
有一定的计划性.
三,服务周到.会议的服务也是会务的主要工作之一,作为会议组织者对会议期间与会人员可能遇到的情况要尽量考虑周全,对一些有特殊需要的人员,在政策和实际条件允许的情况下,应尽可能满足.对不能一时解决的问题也应耐心向有关人员解释清楚.
四,讲求效率.会务工作带有很强的时效性,会前准备按时,保质保量的到位,会间各项服务讲求效率,只有这样才能保证会议的质量.
第三节 会议的组织程序
一,会前的准备工作
(一)制定会议方案.是根据会议要解决的问题和会议目标,对计划召开的会议所做出的总体性规划.包括会议因由,目的,方式,议程,会期,人员,预算,开支办法,所需物品等,一般按照合理和节俭的原则实施.
(二)会议经费预算.是会议主办者就计划召开的会议活动的支出(和收入)情况所做出的计划.一般包括材料费,交通费,公杂费,住宿费,参观考察费用等.
(三)会议报批.是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程.会议达到一定规模(人数,会期,费用等),就要按照规定,向上级领导机关作出请示.文书请示的内容应写明计划召开会议的理由,目的,任务,会议方式,参加人数,会期,会议地点和所需经费等.
(四)组建会议机构.在实际工作中,有两种形式的会议工作机构,即会议常设工作机构和会议临时工作机构.常见的会议临时工作机构为会议领导小组,下设秘书组,宣传组,保卫组,会务组,后勤组等.
(五)制定会议筹备方案.是全面反映会议活动的会前,会间,会后的各项工作并对每一项工作的起止时间和承办者作出明确规定的文书,属于会议事务性文书的一种,是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织工作的依据.要求内容全面,责任明确,安排有序.
(六)确定议题和与会人员.会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题.由会议组织人员提交会议议题和与会人员建议名单报请相关领导批准.
(七)发出会议通知.是会议组织者将即将召开的会议基本情况,需与会人员提前了解事宜告知有关方面或个人的行为过程.一般通知内容包括:会议名称,主持人,议
题,参加人员范围,时间,地点,联系人及联系电话.一般会议可通过口头或电话通知的形式,大型会议要采用预告性书面通知,并附回执.
(八)会议报名.是拟参加会议者在接到会议通知后,通过特定的方式向会议组织者表示同意参加会议的行为过程.会议报名一般通过口头报名,回执报名和信函报名三种形式.
(九)进行会议编组.是将与会人员分作不同活动单元的做法.会议规模较大时,一般为了便于会议讨论,要对与会人员进行编组.编组方式一般有三种:按地域编组,按行业编组,综合编组,编组应遵循两个原则:一是便于会议的活动,便于交流,二是便于与会人员相互之间的
(十)撰制会议材料.会议材料是用于印发与会人员的会议须知及领导讲话,讨论稿等.一般涉及会议的时间进度安排,议程,领导讲话,食宿安排,会务组联系方式等. (十一)会议宣传工作.在会议的计划中明确安排好有关的宣传报道工作,使会议达到举行一次,影响四方的效果.
(十二)会场布置.主题性会场布置内容包括主席台会标,会徽,台幕,会场标语及主席台和会场布局等.附属性会场布置包括会场的扩音,录音,照明,投影,幻灯等器材的安装和布置.装饰性会场布置是指在会场用于起到装饰效果的旗帜,花卉,灯饰和工艺品设计等,常用于庆祝会,表彰会和联欢会等.
(十三)会场座区.大型会议一般按照一定的标准来划分不同的人员座区以便于会议的进行和人员就座及交流.常见的座区划分有三种形式:(1)以参加会议的人员所在的区域,组织,部门及代表团来划分;(2)按照与会人员的身份来划分;(3)按照会场的自然位置来划分,例如分前区,中区,后区等.
(十四)主席台人员座次.一般规则为:领导面向会场时,左为上,右为下.当领导同志人数为奇数时,1号领导居中,2号领导排在1号领导左边,3号领导排右边,其他依次排列;当领导同志人数为偶数时,1号领导,2号领导同时居中,1号领导排在居中座位的左边,2号领导排右边,其他依次排列.如多排就座,后排座位也是如此排列.如果是报告会或座谈会,主席台的座次一般是采取报告人和主办单位负责人相间排列或各单位负责人相间排列的方式进行安排.(详见附6图示)
(十五)制作会标.会标是显示会议名称的标志,在会场中布置于与会议主席台处于同一方位的适当位置,属于会议场所的主题性布置项目之一.一般使用不干胶纸或
布面条幅的形式制作.颜色搭配以
(十六)制作台签.台签是在会议的各席位上标明就座人姓名的标签.主席台就座领导或参加宴会人员一般要用台签来标示身份.一般采用三棱形卡架填放卡片纸来制作台签.
二,会间的组织和调度工作
(一)会议报到.是与会人员在规定的时间内向会议工作机构作已到达开会地点的报告.一般会议在与会人员报到时,应出示身份证明,报到凭证一类的材料(如身份证,工作证,介绍信,会议通知等),并按照会议组织者的要求进行相应的登记.
(二)会议服务.是指在会议进行期间,在会议住地和场所为与会人员所提供的各项服务.1.会议的生活服务是对驻会人员提供的服务,包括餐饮,住宿,交通,文化娱乐,邮政通讯等服务;2.会议特别服务是对有特殊要求的与会人员提供的服务,主要是针对有特殊需要的与会人员提供膳食,交通等方面的服务;3.会议现场服务是对与会人员在到达会场之前的服务,主要包括车辆调度停放,人员迎接引导,茶水果品,会场灯光音响,会议签到,物品摆放等服务.
(三)会议签到.是与会人员向会议组织者显示自己已进入会场正式参加会议的行为过程.重要会议中,签到是统计到会率,分组等工作的重要前提.
(四)会议记录.重要会议一般要安排专人做好会议的录音,录像,摄影,文字等记录工作.
(五)会议简报.重要会议或常规会议一般要定期出简报或纪要,便于会议精神的落实.
三,会后的整理服务工作
(一)编写,印发会议简报或纪要.
(二)整理相关文件,立卷,归档或销毁工作.
(三)会议善后工作.例如安排与会人员离场,会场整理等.
(四)会后新闻报到工作.一般会议要做好新闻宣传工作,重要会议要出具详细的新闻通稿,有关宣传口径要统一,需经有关领导核准.
第五章 行政接待
行政接待是机关工作人员对来自上级,外地同级机关以及其它组织的来宾进行接洽与接待,是一种公共关系职能的具体活动.
第一节 接待工作的原则及要求
一,诚恳热情.对于来访者,不管是上级机关的,还是下级单位的,也不管身份,职位,资历,国籍,都应该诚恳热情,不卑不亢,落落大方,礼貌相待.
二,注重礼仪.仪表方面:面容整洁,衣着得体,和蔼可亲;举止方面:稳重端庄,风度自然,从容大方;言语方面:语音语速适度,语气温和,礼貌文雅.
三,细致周到.办公室工作人员在接待工作中要开动脑筋,综合考虑,细致入微,有条不紊,善始善终.
四,按章办事.办公室从事各种接待工作必须严格按章办事,不得擅自提高接待标准,重要的问题要随时请示汇报,对职责范围以外的事项不可随意表态,要按照不同的地区,民族等风俗习惯来接待来访者.
五,厉行节约.办公室接待人员应厉行节约,精打细算,勤俭务实,不搞形式主义,不摆阔气,讲排场,尽可能少花钱多办事.
六,讲求实效.在接待活动中要坚持实事求是,讲求实效的原则,采取最有效的方式和最有利于解决问题的形式,能够直接解决,回答的问题应简捷,明了,合情合理合法的给予解决.
七,保守秘密.对于一些机要事务,重要会议,秘密文电等,要特别注意保密工作,迎来送往过程中,尤其要注意言谈举止,注意内外有别,严守单位秘密.
第二节 常见的礼宾活动
一,宴请
一般常见的宴请方式有正式宴会,便宴,冷餐会,酒会,茶话会等形式.
宴会的安排应注意以下几个方面:
(一)确定宴请时间,地点.注意不要选在对方有重要活动或禁忌的日子,地点最好安排在内部宾馆或双方都比较熟悉的地方.
(二)邀请.一般采取提前电话预约的方式.正式宴请可采用请柬的方式,请柬的邀请方一般为主持宴会的个人.
(三)订菜.订菜主要考虑客人特别是主宾的喜好与禁忌.正式餐饮最好印制菜单.
(四)出席宴请活动时着装要整洁大方,头发要梳理整齐,见面时,应主动向主人握手问好,举止要庄重,文明.
(五)在宴会中不要仅仅与几个人交谈,应照顾到所有客人,进餐时也要注意个人形
象,尽量不要发出较大声音,宴会结束后要主动致谢道别.
二,开幕式,典礼活动
开幕式,典礼活动的一般程序:
(一)拟定出席典礼的嘉宾名单.邀请的宾客一般包括各级领导,知名人士,部门代表,记者,公众代表等.请柬应送至出席典礼的宾朋手中.
(二)拟定典礼程序.一般为:宣布典礼开始,(奏乐),宣读来宾名单,领导讲话,致贺词,(剪彩或揭牌).
(三)确定致贺人员名单,准备本单位负责人的答词材料.
(四)确定剪彩(揭牌)人员.一般邀请本单位领导,有关领导和宾客中地位较高,有一定声望的知名人士参加.
(五)安排接待事宜.事先确定签到,接待,剪彩(揭牌),摄影,录像,扩音等各项工作的有关服务人员.
(六)布置典礼活动的节目.在典礼现场布置彩旗,气球,鲜花等,营造良好气氛.
(七)典礼仪式结束后,可以组织来宾进行参观,有时还需要安排餐饮和住宿. 三,节庆活动
节庆活动包括政治性的纪念活动和传统喜庆等.政治性的纪念活动可采取联欢晚会,电影晚会,演讲会,报告会,茶话会等形式;传统喜庆可采取文艺晚会,游园,联谊活动等.节庆活动既要达到庆祝的目的,又要收到良好的社会效果,因此,在活动中应注意以下几个方面的问题.
(一)活动的形式要丰富多彩.政治性纪念活动要寓教于乐,突出宣传主题;传统喜庆节日应突出欢快,明朗的气氛.
(二)组织要严密,防止出现意外事故.特别是大型群体活动,一定要有充分的安全预案,精心组织,对参加人员和场地等情况精心安排,切不可草率行事.
(三)要勤俭节约,防止铺张浪费.搞好节庆活动,既要轰轰烈烈,热热闹闹,又要注意勤俭办事,节庆活动要本着少花钱,多办事的原则搞好活动.
四,文艺演出
邀请重要客人观看文艺演出,体育表演等活动,是开展礼宾活动的一种方式.一般遵循以下程序:
(一)选定节目.节目选定既要考虑到活动的目的,又要照顾到活动对象的兴趣.
(二)发出邀请.发出邀请一般采用正式请柬的形式.
(三)座位安排.一般根据客人的身份事先做出安排,专场演出通常把贵宾席留给主人和主要客人,最好坐次有明确标示.
(四)入席与退席.专场演出,可安排普通观众先入场,主宾席客人在开幕前有主人陪同入场.演出进行中,观众不得退场.演出结束后,全场起立向演员鼓掌致谢,一般观众等贵宾退场后再离去.
(五)摄影.一般在活动进行中,为起到宣传效果,由专人进行摄影和摄像.
(六)节目单.举行文艺演出,应将文艺节目印制成单,事先发给贵宾或放到贵宾坐席以便查看.
五,签字仪式
各种组织之间通过谈判,就某些重大问题达成协议时,通常要举行签字仪式.举行签字仪式一般应注意以下几点:
(一)签字人视文件的性质由缔约双方确定,但双方签字人的身份应大体相当.
(二)安排签字仪式,首先应作好文本准备工作,包括文本的定稿,翻译,校对,印刷,装订,加盖印章等工作,同时准备好签字用的文具,印章,国旗等.
(三)参加签字仪式的,主要由双方参加会谈的全体人员,如果一方要求未参加会谈的人员出席,另一方应予同意,但双方人数应大体相等.有时为了表示对签字协议的重视,往往会由更高或更多的领导人出席签字仪式.
第六章 社交礼仪
社交礼仪作为社会规范的重要组成部分,对于办公室工作人员建立新型的,高尚的人际关系,做好工作是非常重要的.礼仪是礼节的仪式,包含双层含义:一是思想,即在社会交往中应尊敬他人,讲究礼节礼貌;二是形式,即礼仪的基本程序和具体表现.所以说,礼仪是在人际交往中体现出来的人们之间相互尊重,约定俗成的方法并付诸实施的成文不成文的规定.
第一节 办公室人际交往的技巧
一,人际交往要注重态度.也就是在人际交往中要热情大方,平等待人,礼貌待人. 二,人际交往要拓展广度.办公室人员与不同职业,性格,年龄和兴趣的人打交道,要注意取人之长,补己之短,结交广,就会信息多,信息灵,丰富自己的实际工作经验,增加自己的阅历.
三,人际交往要把握向度.交往中要注意通过接触了解,听其言,察其色,观其行,究其果.
四,人际交往要诚实守信.只有
五,人际交往要讲究大度.与人交往要胸怀宽广,气量豁达,待人谦让宽容.
第二节 日常基本礼仪
一,称呼.对领导,长辈或客人不要直呼其名,可在姓氏后面加合适的尊称或职务.如
二,介绍.一般是年长的人或职务较高的人在介绍过程中占优先地位.当你为两位不相识的人作介绍时,应先对年长的人说出年幼人的姓名,把年幼的人介绍给年长的人.当介绍两位不相识的领导同志时,应该先对职务较高的人说出职务较低的人的姓名来,再把职务较高的人介绍给职务较低的人.在一般无职务关系的场合下,不必讲究谁先谁后.
三,握手.握手时要面带笑容,目光注视对方的眼睛,上身稍向前倾.平等而自然的握手姿势是两人的手掌都处于垂直状态,这是一种最普遍也是最稳妥的握手方式. 双方会面,男女之间,女方伸手后,男方才能伸手相握.宾主间,长幼间,上下级间,一般都应主人,长者,上级先伸手,然后才与之握手.经常见面的人,不一定非得每次握手,一般点头致意或招手致意一下即可.
绝不能伸出左手与人握手.应该伸出右手用手掌相握,不能只用手指刚碰上对方的手就把手缩回,也不能只握对方的几个手指.
握手时不要抽烟,吃东西,也不得旁视左右,更不能戴着手套握手.
握手时不要毫无力气,也不要过分用力,握手时间应长短适宜,一般三五秒钟为好. 为避免尴尬场面发生,在主动和人握手之前,应首先考虑自己是否受对方欢迎,如果已觉察对方无握手之意,那么最好向对方点头致意,或微微鞠躬.
四,名片递接.递交名片时要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右段,双目注视对方,面带笑容,并可欠一下身,恭敬奉上.
接受名片时,要先表示谢意.认真仔细的拿着看一看,并小声重复一遍名片上的名字和职务,然后把名片郑重的放入名片夹或上衣口袋.
切忌生硬的向别人索要名片或联系方式.
五,拜访.拜访应安排在主人最方便的时候,最宜时间在节假日的下午及吃饭后,尽量避开吃饭,午睡和主人工作繁忙的时候.可选择适当的时机提前电话预约.
拜访要守时,拜访时间不宜过长,时间以半小时到一小时为宜.敲门要轻扣或按门铃三五下,等主人开门后,互致问候才进屋.
仪表要整洁端庄大方,交谈时要专心,不可在屋内来回走动,左顾右盼,乱翻东西.告别时要态度干脆,不要拖泥带水,在门口停滞不走.接待来访,应主动热情,来访者告辞,主人要送出门,并说一声再见,关照主人上路,若不能送,应向客人表示歉意.
六,致意.致意是相识的人在公共场合远距离相遇时施行的礼节.一般举右手打招呼,或微微点头致意.在较为正式场合,遇到身份较高的人,应有礼貌的点头或微笑致意,可不主动上前握手问候,如果领导人主动伸手,应热情的向前握手问候.如遇到身份高的熟人,一般也不要径直去问候,而要在对方应酬活动有间歇时,再前去问候致意.
七,乘车.一般应由主人陪同,应请客人坐在主人右侧,工作人员坐在司机旁边,如来访人数较多,又都乘小车,应事先安排好车序并做出乘车安排,以免发生混乱.
乘车座次安排:小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边.
第三节 服饰礼仪
办公室工作人员在社交场合的穿着和其他人员的穿着在基本原则上一样,但又明显地呈现出其职业特色.
一,整洁大方.衣着整洁,常洗常熨.装饰必须端庄大方,头发梳理整齐,男士应刮胡子,女士一般化淡妆.
二,整体和谐.要注重服饰的合理搭配,使服饰的色彩,式样,比例等与人体
三,展示个性.在服饰上应与自己的年龄,性别,形体优势进行合理搭配,充分显示自身个性.一是参加集体活动尽量不要与别人的穿着一模一样;二是不要彼此间在衣服的颜色等方面反差太大;三是服饰的款式,色调,质地尽量与客人和在场领导协调,切忌衣着太突出自己,颠倒
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佰
富
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光
办
公
室
工
作
实
务
目 录
第一章 概述………………………………………………………(1)
第一节 办公室工作的性质和特点…………………………(1)
第二节 办公室工作的基本原则……………………………(2)
第三节 办公室工作的基本任务……………………………(3)
第二章 工作人员…………………………………………………(5)
第一节 办公室工作人员的素养……………………………(5)
第二节 办公室工作人员能力素质要求……………………(5)
第三节 办公室工作人员职业道德要求……………………(7)
第三章 公文写作…………………………………………………(9)
第一节 公文的分类…………………………………………(9)
第二节 公文的规范与写作…………………………………(9)
第三节 公文的撰制程序……………………………………(15)
第四章 会议和会务………………………………………………(15)
第一节 会议的构成要素和种类
第二节 会务工作的要求
第三节 会议的组织程序
第五章 行政接待…………………………………………………(21)
第一节 接待工作的原则及要求……………………………(21)
第二节 常见的礼宾活动……………………………………(22)
第六章 社交礼仪…………………………………………………(24)
第一节 办公室人际交往的技巧……………………………(25)
第二节 日常基本礼仪………………………………………(25)
第三节 服饰礼仪……………………………………………(27)
第一章 概述
办公室是单位内设立的办理行政性事务的办事机构,是设在领导身边,直接为领导服务的综合部门,是沟通上下,联系左右的桥梁和枢纽,是领导工作的辅助性机构.
第二章 第一节 办公室工作的性质和特点
第三章 办公室是一个单位的综合管理机构,具有明显的综合性和服务性.
第四章
一,综合性.办公室工作是多方面基础工作的组合,是多方面信息的组合,是多知识多技能结构人员的组合,是多学科组成的综合体.
二,服务性.办公室工作无论是参与政务,还是管理事务,都是为了搞好服务,即为领导工作服务,为同级,上下级单位服务,为人民群众服务.
办公室工作较其它部门工作相比,具有以下几个明显的特点:
一,政策性强.办公室的重要任务是处理公文,传递信息,办理公务,解答问题,这些都是政策性很强的工作.
二,头绪多,综合性强.一是接触面广,既要承上,又要启下,还有横向联系;二是工作范围广,既要参与政务,又要管理事务,办公室有
三,要求高,时间性强.办公室工作必须从单凭老经验办事转变为实行科学化管理,从被动服务转变为主动服务,因此,效率和质量成为办公室工作的首要要求.
四,内容杂,服务面宽.办公室是综合办事机构,上下左右,大大小小的事情都要汇集到办公室来,工作内容复杂.作为单位的窗口,服务工作优劣直接反映着单位的精神面貌和管理水平.
五,联系广,协调任务重.办公室处于枢纽中心地位,工作头绪多,涉及面广,来往人员复杂,特有的协调平衡作用,要求办公室必须坚持整体观念的原则,熟悉全面业务工作,扩大知识面,增强适应能力,只有这样才能及时协调部门之间的矛盾,调动各方面的积极性.
六,机要保密性强.办公室人员在领导身边,接触机密的机会比较多,势必要求办公室人员有很强的保密意识,自觉遵守保密制度,不徇私情.
七,被动性与突发性.办公室工作作为领导的辅助层和各基层部门的枢纽,主要做好协调,服务,工作带有从属性质.另外,办公室还要经常完成领导交办的突发性工作.
第二节 办公室工作的基本原则
一,准确的原则.即办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎.
二,迅速的原则.工作要及时高效,尽量缩短工作完成时限,简化过程.
三,保密的原则.要求工作中采取措施保证文件,资料安全,工作人员要保证自己知密不泄密.
四,密切联系群众的原则.办公室是领导联系师生的纽带和桥梁,必须坚持群众利益高于一切,时刻倾听群众呼声,真实,准确,及时,全面地反映群众地意见和建议,善于发挥群众的积极性,集中群众智慧开展工作.
五,精简高效的原则.办公室人员配备要坚持按需设岗,努力提高人员素质,优化人
员队伍结构,最大程度调动工作人员的积极性,不断提高工作效率.
六,严谨科学的原则.在分析和处理问题时,要严密部署,精心筹划,做到每一件事都要落实到人,有布置,有检查,有总结,细致入微,确保各项工作万无一失.
七,协作配合的原则.办公室工作是建立在协作基础上的分工,工作人员既要明确分工,各负其责,又要相互补位,协调配合,发挥整体合力.
第三节 办公室工作的基本任务
办公室工作的任务是参与政务,管理事务,搞好服务,具体包括:
一,辅助决策.帮助领导制定工作规划,参与目标管理,协助领导抓好中心工作,搞好调查研究,及时发现新问题,掌握新情况,总结新经验,提出新思路,这是办公室最重要的任务.
二,信息管理.办公室工作要建立一个围绕单位工作中心的信息网络,保持信息渠道的畅通,做好信息的收集,传递,处理,利用,汇报等工作.
三,公文起草.完成领导交办的各种命令,决定,公告,通告,通知,报告,请示,会议纪要,工作总结,计划以及领导重要讲话初稿等各种文字材料的起草工作.
四,协调关系.办公室要协调好单位内部门与部门之间的协调,上级与下级之间的协调,本单位与外单位的协调.
五,建章立制.组织制定以岗位责任制为中心的各项管理规章制度,做到有章可循,有法可依.
六,会议管理.办公室对会议工作的主要任务是:会前材料准备,通知,会场布置,会间的严密组织和各项服务工作以及会后的各项材料整理等工作.
七,督促检查.做好领导批示,重大决策,会议决议以及重要工作部署的督促落实工作.
八,机要保密管理.做好上级来文,资料,部门内重要信息的保密工作.
九,信访工作管理.办公室应安排专门人员或兼职人员具体承办来人来访工作,处理好反映事项,务求做到件件有交代,事事有着落.
十,档案管理.对于本单位所形成的文书档案,人事档案,财会档案等进行妥善的管理和保管.
十一,日常事务管理.办公室的业务范围除文秘,信息,督查等工作外,还包括值班,大事记编写,接待，办公车辆钥匙及证件管理,车辆调度等日常事务性工作.
十二,办公室自身建设.办公室工作要整体提高档次和水平必须加强人员素质能力建设和制度建设,要通过有计划的人员学习和培训,提高办公室人员的政治,业务,能力素质,以适应办公室工作对人员素质的要求.
十三,办公区域各门钥匙均由公司行政部保安人员持有，非工作时间如需使用，请与保安人员联系。非工作时间进入办公区域找遗落物品的需由保安人员陪同，如需打印、复制任何文件的，需在保安人员的陪同下打印、复制并如实填写非办公室时间打印、复印名录（打印、复印的文件名及页数）。如出现任何意外均有保安人员及入司人员负责。
十四,公司行政部保安人员按照巡察制度对规定巡察区域进行定时定点的巡察。巡察区域（公司一层及二层楼道、房间，夜间巡察时间为每两小时一次。）
第二章 工作人员
办公室工作人员是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员,是办公室工作的主体.
第一节 办公室工作人员的素养
一,思想政治素质.要有坚定正确的政治方向,强烈的事业心,较高的理论政策水平,实事求是的思想作风.
二,办公室工作人员的知识结构.办公室工作人员应具备相当广博的知识与合理的知识结构,既要掌握丰富扎实的基础知识,又应精通办公室文秘,档案管理,接待等方面的知识.
三,办公室工作人员的心理素质.在办公室工作要树立正确的人生观,保持积极健康的心态,有适度的抱负水平,能自主地克服不良心理,学会正确调节自己的心理,积极培养健康的兴趣爱好,积极参加各种形式的社交活动和体育锻炼,坚决克服与办公室工作不相适应的不良嗜好.
第二节 办公室工作人员能力素质要求
一,分析判断能力.办公室人员要善于从观察现象到看清本质,由此及彼,由表及里,进行分析研究,作出符合客观规律的推理,并对结果进行正确的判断.办公室人员分析判断能力越强,在处理问题,辅助决策上就越得心应手.
二,表达能力.办公室人员的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面.说话讲究艺术,一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼,四要反应敏捷.办公室
人员还要经常根据领导授意撰拟各种文稿,因此需要具备各种文体的写作能力. 三,协调能力.协调是办公室工作的重要内容之一,办公室人员要善于处理人际关系,善于发现不同层面之间存在的矛盾和问题,及时加以沟通,协调,从而发挥辅助管理作用.协调能力主要包括五个方面:一是能融洽人际间的情感,达到统一认识,调动积极性的目的;二是能运用相关的政策,规定和制度进行协调;三是善于把握全局,从全局出发分析处理问题,又能把全局和局部有效的结合起来;四是善于沟通信息,使矛盾双方能彼此了解,消除误会;五是善于处理好与各方面之间的关系. 四,调研能力.办公室人员应及时为领导决策提供准确全面的信息,并提出意见和建议.调研能力包括调查和研究的能力,调查能力指与被调查者沟通的能力,研究能力是对现有的材料运用各种演绎,归纳,推理,对比等方法加以综合分析,从而得出科学的调查结论.
五,办事能力.办公室人员在处理事务时,应根据领导要求,培养自己独立处理问题的能力.办事能力包括组织能力和应变能力等,要善于团结协调,注意调动各方面的积极性,处事果断,讲求效率.
六,应变能力.在现实工作中,教条主义行不通,必须把原则性与灵活性相结合,在不违背原则的前提下变通处理.
七,交际能力.待人接物是办公室工作的重要组成部分,办公室人员要掌握人际交往的原则和方法,处理好同各个方面的关系,建立起和谐,融洽的工作环境和良好的心理气氛,为顺利开展各项工作创造必要条件.
八,使用现代办公设备的能力.办公室人员除具备普通技能以外,还要熟练掌握各种现代办公设备的操作和应用.主要包括计算机,复印,录音,录像等现代化办公手段.在条件允许时,还应掌握文字编排,扫描,传真,网络办公等更高级的办公手段,从而向更方便,快捷的办公方式迈进.
第三节 办公室工作人员职业道德要求
一,忠于职守.办公室工作人员要忠于办公室这个特定的岗位,职责,工作人员要工作认真,办事负责,工作中及时请示,汇报,检查,总结,执行领导指示要一丝不苟,反映信息要及时准确,在处理公务时不渎职,不越权,甘当配角,恪守本分.
二,廉洁奉公.办公室人员身在领导身边,拥有委托代办权,经常为领导传达指示,办理事务,联系工作,因此必须正确履行岗位职责,做好领导的参谋和助手,坚决防止
假借领导之名滥用职权,以权谋私.
三,严于律己.办公室人员要遵守时间和恪守诺言,严格按照领导的意图办事,工作中努力做到
四,严守机密.办公室人员要严守机密,不该说的机密绝对不说,不该知道的机密不要打听;私人通信,电话,不得涉及秘密内容;不得在不利于保密的场所谈论秘密内容;私人笔记本或电脑不记录秘密内容;未经领导批准,不得随意公布秘密内容. 五,团结合作.办公室人员上接领导,下联各界各方,能否善于合作,处理好人际关系是至关重要的一环.办公室人员要谦虚,平等待人,尊重同事,主动配合他人的工作,充分发挥
六,文明礼貌.要把文明礼貌贯穿于整个办公室工作之中,包括待人接物要文明礼貌,举止大方,衣着整洁,谈吐文雅,常带微笑;不轻易打断对方的谈话,不随便打扰别人的工作;对人热情,言语得体,不阿谀奉承,不傲慢冷淡,让人真切感受到真诚,恳切,纯朴可信.
第三章 公文写作
公文,即公务文书.行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具.公文一般在公务活动中形成并使用,撰制,印发,存档,销毁等都有特定的规则.
第一节 公文的分类
由于公文具有特殊的权威性,严肃性和通用性,因此,公文的分类都比较严格统一和规范.
一,根据活动的领域不同,公文可分为通用公文和专用公文.
二,根据公文的来源划分,有收文和发文.
三,根据文件的传递方向来划分,有下行文,平行文,上行文.
四,根据公文秘密等级划分,有周知性公文,限知性公文.
五,根据文件处理的时间要求来划分,有平件,急件.
六,根据书面文件表达形式划分,有文章式,表格式,图形式.
七,根据公文载体的材料划分,有纸质文件,磁介质文件,感光介质文件和电子文件.
第二节 公文的规范与写作
一,通用规范性公文
通用规范性公文是指国家机关,企事业单位,人民团体在公务活动中经常使用的,在制发程序,执行落实上比较规范,约束力较强的文体.
常见通用规范性公文有:
(一)决定.决定是对重要事项作出决策,对重大问题作出定论,对重大行动作出安排,对重要工作作出部署,对重大贡献表彰奖励等使用的公文文种.
(二)通知.通知是一切机关,社会团体,企事业单位传达上级指示,部署安排工作,实施管理措施,处理公共事务,任免聘任干部,批转,转发,印发下级机关与上级机关及不相隶属机关有关公文,要求下级机关需要周知事项等使用的公文文种.
(三)通报.通报是上级机关向下级机关或者有关单位传达重要情况,重要事项,表彰先进,批评错误使用的公文文种.通报一般分为四种类型:指示性通报,工作情况通报,表彰通报,批评通报.
(四)报告.报告是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复咨询,上报备案,报送材料等使用的公文文种.
(五)请示.请示是下级机关在工作中发生的不能自行决定的重大问题,不属于本机关权限审批范围的事项,需要上级机关审批,解决或帮助解决的重大事项,以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准,指示时使用的公文文种.
(六)批复.批复是上级机关在答复下级机关的指示事项同意或不同意时使用的公文文种.
(七)意见.意见是对重大问题提出见解,对重要事项提出解决办法,或上级机关对重要问题,重要工作提出意见和建议时使用的公文文种.
(八)函.函是平行机关,不相隶属机关,单位之间相互商洽工作,通报情况,询问和答复问题,征询意见,向有关主管部门请求批准事项时使用的公文文种.
(九)会议纪要.会议研究确定的事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行的,行文使用
(十)命令(令).命令(令)是依照有关规定公布行政法规和规章,宣布重大强制性行政措施,任命,嘉奖有关单位及人员等使用的公文文种.
(十一)决议.决议是指按一定法定组织程序组成,召开的会议对会议通过的重要事
项,商讨定论的重大问题,研究作出的重大决策,要求贯彻执行的意见,对工作做出的部署安排时使用的公文文种.
(十二)公告.公告是向全体员工宣布重要事项或者法定事项时使用的公文文种. (十三)通告.通告是权力机关,行政机关在一定范围内向全体公布有关方面需要周知或遵守的事项时使用的公文文种.
二,非规范性公文
在公文中,除有
(一)调查报告.调查报告是就某地区,某行业,某系统,某单位,某问题的情况进行调查研究,综合分析后所形成的书面材料.调查报告的结构一般分三部分:起因部分,调查部分和事实,结论和建议部分.
(二)工作计划.工作计划是对今后一定时间内的工作,活动做出安排时使用的文种.计划类公文包括规划,纲要,方案,意见,要点,打算,安排,设想等.计划的结构一般分两部分:一是目标,任务和要求;二是实施方法和措施.长期计划,规划等往往在第一部分前面加上指导思想.
(三)工作总结.工作总结是机关,单位或个人对前一段时间内的工作回顾,检查,反思,进行综合,归纳,分析,从中找出经验,教训并使之条理化,系统化,以便指导今后工作时形成的文字材料.总结的结构一般分为三部分:第一部分,总结概述,提纲携领地用最精练的语言对前一段的工作做出评价.第二部分是总结的核心,把工作成绩,经验条理化,系统化,使之重点突出,眉目清晰.第三部分是存在问题和今后打算.
(四)讲话稿类
1,工作报告.工作报告是某一部门负责人就一个时期的工作向代表会,委员会报告工作,提请代表,委员审议.
2,工作会议,专业会议讲话.是向与会人员阐明会议的指导思想,任务,需要研究的问题以及会议明确的政策,决定的问题,需要贯彻落实的事项等,工作会议讲话,内容力求简明扼要,条理清晰.
3,开幕词.开幕词一般是在正式大型重要会议上由会议主持人宣布会议开幕同时向与会人员介绍会议的组织情况,指导思想,意义,任务,议程等并对参加会议的人
员表示欢迎,祝贺,祝愿等.开幕词的基本要求是简洁明快,语言流畅,使会议之始即形成隆重热烈的气氛.
4,闭幕词.闭幕词是会议结束时由会议主持人对整个会议作简要总结,评价,同时对会议贯彻落实提出会后的工作任务,要求,提出意见,发出号召等.
5,主持词.主持词是会议主持人主持会议时有关会议议程等内容的讲稿.一般工作会议,不单独致开幕词,主持词即作为开幕词,大型重要会议,需要安排开幕词.
6,发言稿.发言稿是发言人在公众场合发表意见时事先准备的文字材料.常见的发言稿有典型发言,向会议介绍经验的发言等.
7,祝词.祝词是举行典礼,大型会议,宴会时主持人或祝贺人表示良好愿望或祝贺之意的讲话.有祝酒词,奠基祝词,庆典祝词,会议祝词,开业祝词等.祝词的要领是简短得体,恰如其分,热情洋溢,言真意切.(贺词的应用范围和要求同祝词)
8,说明.说明是在会议上就某一问题作情况介绍时使用的讲话材料,说明要以第三者的态度陈述事实经过,一般不加说明人的观点和倾向.
9,汇报提纲.汇报提纲是由汇报人就一个阶段的工作或某个问题向领导机关或有关方面的人员介绍情况时使用的发言材料.汇报提纲要条理清晰,提出问题,谈出汇报人的意见以及解决问题的措施办法等.
(五)简报.简报信息类公文是最常见的非规范性文书材料,常用于向上级机关,平行机关,不相隶属机关单位或个人送阅,通报有关情况,信息形成的文字材料.
(六)书信类公文.
1,贺信(电).贺信(电)是向有关单位或个人表示祝贺时使用的文书材料.下列情况一般可以发送贺信:某项工作取得突破性进展或获得巨大成功时,上级机关可发贺信;重大会议召开,有关单位致贺;某单位,公司,团体成立,周年致贺;某人当选荣任要职,有关方面致贺等.贺信结构一般由事由和贺词两部分组成,事由部分主要评价事由的意义,作用,贺词部分除表示祝贺外,要表示祝愿和希望.贺信往往在公众场合当众宣读,因此其语言特点应便于上口,篇幅不宜过长,一般不超过1000字,落款全称,不鉴印.
2,慰问信(电).慰问信(电)是机关单位或个人向做出突出成绩或遭受不幸,困难或挫折的地区,单位或个人表示慰劳,问候,致意,安慰时使用的文书资料.慰问信(电)应有明确全面的称谓,一般由事由,慰问之意和希望,祝愿三部分组成.希望,祝愿部分
为重点,目的在鼓起被慰问者的信心,要言真意切,使对方感到温暖,受到鼓励.落款一般用机关单位全称,以示庄重.
3,公开信.公开信一般是为推动某项工作,由组织,社会团体或以个人,个人联名的名义向有关人员宣传政策,发出号召,提出建议时使用的文书材料.一般由两部分组成:一是起因,即公开信的原因,目的,意义等;二是公开信的内容,即以公开信的形式宣布的政策,规定,要求以及发出号召,提出的建议等.要求文风朴实,要具有一定的煽动性,要以理服人,以情动人.(倡议书写作要求同公开信)
4,申请书.申请书是个人向领导或组织表达个人愿望,请求解决问题时使用的非规范性文字材料.申请书内容一般由两部分组成:一是提起申请的事由;二是个人愿望和需要解决的问题.理由应充分,个人要求应明确具体.申请书落款处多用个人签名.
(七)其他类公文.
1,讣告.讣告是死者的亲属或治丧单位向亲朋好友或社会公众报告死讯时使用的一种非规范性文书.一般采用
2,唁电,唁函.是向死者家属或单位发出的表示哀悼,慰问的电报,信件.一般以
3,生平.生平是向参加吊唁,遗体告别仪式的有关人员或向社会公众介绍死者一生简要经历,组织对死者生前工作,业绩作简要评价的文字材料.生平相当于追悼会悼词,是组织上对死者
第三节 公文的撰制程序
公文撰制的程序包括:
一,交拟和拟办.领导将文件起草事项交给办公室,由办公室相关人员按照领导的意图起草公文的过程.
公文撰写应注意:
(一)公文内容必须符合党和国家的法律,法规,方针,政策及有关规定.
(二)公文要做到情况属实,观点明确,操作性强.
(三)撰写公文要文字精练,言之有物,篇幅简短.
(四)撰写公文应遵循相关的保密制度.
二,审核核稿.审核是机关部门负责人对撰拟文稿的审查把关.
(一)行文关.审核发文目的是否明确,是否应行文或以何种名义行文.
(二)内容关.审核公文内容是否正确,符合实际,有的放矢,切实可行,有无观点错误,界限不清,宽严失度,难以执行之处.
(三)政策法规关.审核文稿内容是否符合相关政策规定,是否按照部门职责权限来起草.
(四)文字关.审核文稿结构是否条理清晰,简明扼要,合乎逻辑.遣词造句是否合乎语法,准确凝练;标点符号,计量数字,人名地名,专用术语等是否正确,规范等.
(五)体例格式关.审核拟定公文的文种,标题,主送单位,抄送单位,密级,急缓程度,主题词等是否符合规定.
三,签发.签发是送交单位主管或分管领导对文稿进行最后审定,签署印发.签发后文稿不得任意添改.
四,缮校.在对文稿排版,印制清样后对文稿的校对.
五,用印.在公文的规定位置加盖公章.
第四章 会议和会务
会议,既可以作为一种经常商讨并处理事务的常设机构或组织名称,也可以被用来表示有组织,有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会,也就是我们通常所说的开会.
会务,即会议事务,是指会议从筹办到结束的整个过程的各项服务事项.会务工作是会议活动的重要组成部分,是为会议活动按计划,有秩序地顺利举行而进行地全
过程服务.会务工作主要由会议秘书处协助承办.会务的成效直接决定着会议的成果与效果.
第一节 会议的构成要素和种类
一,会议的要素
会议要素是构成会议的基本因素.从广义上讲,任何一个会议都必须有三个基本的构成要素:1.共同的议题;2.有公认的组织者;3.三人以上的正式聚合.从不同的角度来看,会议的构成要素可作进一步的划分:
(一)会议形式要素包括:会议的名称,时间,地点,方式,规模,主持人等.
(二)会议内容要素包括:会议的指导思想,会议目的,会议议题,会议任务和完成会议任务的措施等.
(三)会议人员要素包括:会议主持人,会议正式出席人员,会议列席人员,特邀人员和会议来宾;会议服务人员和工作人员.
(四)会议组织要素包括:会前筹备工作,会间组织工作,会后善后工作.
二,会议的种类
会议分类按不同的标准,通常有以下五种方法:
(一)依照会议的性质来分类,可分为立法性会议,决策性会议,党务性会议,行政性会议,群众性会议,征询性会议,显示性会议,交际性会议.
(二)依照会议的内容来分类,可分为综合性会议,专业性会议,专题性会议,咨询性会议.
(三)依照会议的方式来分类,可分为常规会议,现场会议,电话会议,电视会议,广播会议,网络会议等.
(四)依照会议的规模来分类,可分为特大型会议,大型会议,中型会议,小型会议.
(五)依照会议的周期情况来分类,可分为定期会议,不定期会议和临时性会议.
第二节 会务工作的要求
一,准备充分.任何会议无论规模大小,都要做好会前准备工作,都要有全面详细的方案,要尽可能把所有问题解决在会议召开以前,宁可推迟会期,也不要仓促开会. 二,组织严密.整个会议系统应形成一个灵活畅通,操纵自如的整体,要求做到
有一定的计划性.
三,服务周到.会议的服务也是会务的主要工作之一,作为会议组织者对会议期间与会人员可能遇到的情况要尽量考虑周全,对一些有特殊需要的人员,在政策和实际条件允许的情况下,应尽可能满足.对不能一时解决的问题也应耐心向有关人员解释清楚.
四,讲求效率.会务工作带有很强的时效性,会前准备按时,保质保量的到位,会间各项服务讲求效率,只有这样才能保证会议的质量.
第三节 会议的组织程序
一,会前的准备工作
(一)制定会议方案.是根据会议要解决的问题和会议目标,对计划召开的会议所做出的总体性规划.包括会议因由,目的,方式,议程,会期,人员,预算,开支办法,所需物品等,一般按照合理和节俭的原则实施.
(二)会议经费预算.是会议主办者就计划召开的会议活动的支出(和收入)情况所做出的计划.一般包括材料费,交通费,公杂费,住宿费,参观考察费用等.
(三)会议报批.是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程.会议达到一定规模(人数,会期,费用等),就要按照规定,向上级领导机关作出请示.文书请示的内容应写明计划召开会议的理由,目的,任务,会议方式,参加人数,会期,会议地点和所需经费等.
(四)组建会议机构.在实际工作中,有两种形式的会议工作机构,即会议常设工作机构和会议临时工作机构.常见的会议临时工作机构为会议领导小组,下设秘书组,宣传组,保卫组,会务组,后勤组等.
(五)制定会议筹备方案.是全面反映会议活动的会前,会间,会后的各项工作并对每一项工作的起止时间和承办者作出明确规定的文书,属于会议事务性文书的一种,是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织工作的依据.要求内容全面,责任明确,安排有序.
(六)确定议题和与会人员.会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题.由会议组织人员提交会议议题和与会人员建议名单报请相关领导批准.
(七)发出会议通知.是会议组织者将即将召开的会议基本情况,需与会人员提前了解事宜告知有关方面或个人的行为过程.一般通知内容包括:会议名称,主持人,议
题,参加人员范围,时间,地点,联系人及联系电话.一般会议可通过口头或电话通知的形式,大型会议要采用预告性书面通知,并附回执.
(八)会议报名.是拟参加会议者在接到会议通知后,通过特定的方式向会议组织者表示同意参加会议的行为过程.会议报名一般通过口头报名,回执报名和信函报名三种形式.
(九)进行会议编组.是将与会人员分作不同活动单元的做法.会议规模较大时,一般为了便于会议讨论,要对与会人员进行编组.编组方式一般有三种:按地域编组,按行业编组,综合编组,编组应遵循两个原则:一是便于会议的活动,便于交流,二是便于与会人员相互之间的
(十)撰制会议材料.会议材料是用于印发与会人员的会议须知及领导讲话,讨论稿等.一般涉及会议的时间进度安排,议程,领导讲话,食宿安排,会务组联系方式等. (十一)会议宣传工作.在会议的计划中明确安排好有关的宣传报道工作,使会议达到举行一次,影响四方的效果.
(十二)会场布置.主题性会场布置内容包括主席台会标,会徽,台幕,会场标语及主席台和会场布局等.附属性会场布置包括会场的扩音,录音,照明,投影,幻灯等器材的安装和布置.装饰性会场布置是指在会场用于起到装饰效果的旗帜,花卉,灯饰和工艺品设计等,常用于庆祝会,表彰会和联欢会等.
(十三)会场座区.大型会议一般按照一定的标准来划分不同的人员座区以便于会议的进行和人员就座及交流.常见的座区划分有三种形式:(1)以参加会议的人员所在的区域,组织,部门及代表团来划分;(2)按照与会人员的身份来划分;(3)按照会场的自然位置来划分,例如分前区,中区,后区等.
(十四)主席台人员座次.一般规则为:领导面向会场时,左为上,右为下.当领导同志人数为奇数时,1号领导居中,2号领导排在1号领导左边,3号领导排右边,其他依次排列;当领导同志人数为偶数时,1号领导,2号领导同时居中,1号领导排在居中座位的左边,2号领导排右边,其他依次排列.如多排就座,后排座位也是如此排列.如果是报告会或座谈会,主席台的座次一般是采取报告人和主办单位负责人相间排列或各单位负责人相间排列的方式进行安排.(详见附6图示)
(十五)制作会标.会标是显示会议名称的标志,在会场中布置于与会议主席台处于同一方位的适当位置,属于会议场所的主题性布置项目之一.一般使用不干胶纸或
布面条幅的形式制作.颜色搭配以
(十六)制作台签.台签是在会议的各席位上标明就座人姓名的标签.主席台就座领导或参加宴会人员一般要用台签来标示身份.一般采用三棱形卡架填放卡片纸来制作台签.
二,会间的组织和调度工作
(一)会议报到.是与会人员在规定的时间内向会议工作机构作已到达开会地点的报告.一般会议在与会人员报到时,应出示身份证明,报到凭证一类的材料(如身份证,工作证,介绍信,会议通知等),并按照会议组织者的要求进行相应的登记.
(二)会议服务.是指在会议进行期间,在会议住地和场所为与会人员所提供的各项服务.1.会议的生活服务是对驻会人员提供的服务,包括餐饮,住宿,交通,文化娱乐,邮政通讯等服务;2.会议特别服务是对有特殊要求的与会人员提供的服务,主要是针对有特殊需要的与会人员提供膳食,交通等方面的服务;3.会议现场服务是对与会人员在到达会场之前的服务,主要包括车辆调度停放,人员迎接引导,茶水果品,会场灯光音响,会议签到,物品摆放等服务.
(三)会议签到.是与会人员向会议组织者显示自己已进入会场正式参加会议的行为过程.重要会议中,签到是统计到会率,分组等工作的重要前提.
(四)会议记录.重要会议一般要安排专人做好会议的录音,录像,摄影,文字等记录工作.
(五)会议简报.重要会议或常规会议一般要定期出简报或纪要,便于会议精神的落实.
三,会后的整理服务工作
(一)编写,印发会议简报或纪要.
(二)整理相关文件,立卷,归档或销毁工作.
(三)会议善后工作.例如安排与会人员离场,会场整理等.
(四)会后新闻报到工作.一般会议要做好新闻宣传工作,重要会议要出具详细的新闻通稿,有关宣传口径要统一,需经有关领导核准.
第五章 行政接待
行政接待是机关工作人员对来自上级,外地同级机关以及其它组织的来宾进行接洽与接待,是一种公共关系职能的具体活动.
第一节 接待工作的原则及要求
一,诚恳热情.对于来访者,不管是上级机关的,还是下级单位的,也不管身份,职位,资历,国籍,都应该诚恳热情,不卑不亢,落落大方,礼貌相待.
二,注重礼仪.仪表方面:面容整洁,衣着得体,和蔼可亲;举止方面:稳重端庄,风度自然,从容大方;言语方面:语音语速适度,语气温和,礼貌文雅.
三,细致周到.办公室工作人员在接待工作中要开动脑筋,综合考虑,细致入微,有条不紊,善始善终.
四,按章办事.办公室从事各种接待工作必须严格按章办事,不得擅自提高接待标准,重要的问题要随时请示汇报,对职责范围以外的事项不可随意表态,要按照不同的地区,民族等风俗习惯来接待来访者.
五,厉行节约.办公室接待人员应厉行节约,精打细算,勤俭务实,不搞形式主义,不摆阔气,讲排场,尽可能少花钱多办事.
六,讲求实效.在接待活动中要坚持实事求是,讲求实效的原则,采取最有效的方式和最有利于解决问题的形式,能够直接解决,回答的问题应简捷,明了,合情合理合法的给予解决.
七,保守秘密.对于一些机要事务,重要会议,秘密文电等,要特别注意保密工作,迎来送往过程中,尤其要注意言谈举止,注意内外有别,严守单位秘密.
第二节 常见的礼宾活动
一,宴请
一般常见的宴请方式有正式宴会,便宴,冷餐会,酒会,茶话会等形式.
宴会的安排应注意以下几个方面:
(一)确定宴请时间,地点.注意不要选在对方有重要活动或禁忌的日子,地点最好安排在内部宾馆或双方都比较熟悉的地方.
(二)邀请.一般采取提前电话预约的方式.正式宴请可采用请柬的方式,请柬的邀请方一般为主持宴会的个人.
(三)订菜.订菜主要考虑客人特别是主宾的喜好与禁忌.正式餐饮最好印制菜单.
(四)出席宴请活动时着装要整洁大方,头发要梳理整齐,见面时,应主动向主人握手问好,举止要庄重,文明.
(五)在宴会中不要仅仅与几个人交谈,应照顾到所有客人,进餐时也要注意个人形
象,尽量不要发出较大声音,宴会结束后要主动致谢道别.
二,开幕式,典礼活动
开幕式,典礼活动的一般程序:
(一)拟定出席典礼的嘉宾名单.邀请的宾客一般包括各级领导,知名人士,部门代表,记者,公众代表等.请柬应送至出席典礼的宾朋手中.
(二)拟定典礼程序.一般为:宣布典礼开始,(奏乐),宣读来宾名单,领导讲话,致贺词,(剪彩或揭牌).
(三)确定致贺人员名单,准备本单位负责人的答词材料.
(四)确定剪彩(揭牌)人员.一般邀请本单位领导,有关领导和宾客中地位较高,有一定声望的知名人士参加.
(五)安排接待事宜.事先确定签到,接待,剪彩(揭牌),摄影,录像,扩音等各项工作的有关服务人员.
(六)布置典礼活动的节目.在典礼现场布置彩旗,气球,鲜花等,营造良好气氛.
(七)典礼仪式结束后,可以组织来宾进行参观,有时还需要安排餐饮和住宿. 三,节庆活动
节庆活动包括政治性的纪念活动和传统喜庆等.政治性的纪念活动可采取联欢晚会,电影晚会,演讲会,报告会,茶话会等形式;传统喜庆可采取文艺晚会,游园,联谊活动等.节庆活动既要达到庆祝的目的,又要收到良好的社会效果,因此,在活动中应注意以下几个方面的问题.
(一)活动的形式要丰富多彩.政治性纪念活动要寓教于乐,突出宣传主题;传统喜庆节日应突出欢快,明朗的气氛.
(二)组织要严密,防止出现意外事故.特别是大型群体活动,一定要有充分的安全预案,精心组织,对参加人员和场地等情况精心安排,切不可草率行事.
(三)要勤俭节约,防止铺张浪费.搞好节庆活动,既要轰轰烈烈,热热闹闹,又要注意勤俭办事,节庆活动要本着少花钱,多办事的原则搞好活动.
四,文艺演出
邀请重要客人观看文艺演出,体育表演等活动,是开展礼宾活动的一种方式.一般遵循以下程序:
(一)选定节目.节目选定既要考虑到活动的目的,又要照顾到活动对象的兴趣.
(二)发出邀请.发出邀请一般采用正式请柬的形式.
(三)座位安排.一般根据客人的身份事先做出安排,专场演出通常把贵宾席留给主人和主要客人,最好坐次有明确标示.
(四)入席与退席.专场演出,可安排普通观众先入场,主宾席客人在开幕前有主人陪同入场.演出进行中,观众不得退场.演出结束后,全场起立向演员鼓掌致谢,一般观众等贵宾退场后再离去.
(五)摄影.一般在活动进行中,为起到宣传效果,由专人进行摄影和摄像.
(六)节目单.举行文艺演出,应将文艺节目印制成单,事先发给贵宾或放到贵宾坐席以便查看.
五,签字仪式
各种组织之间通过谈判,就某些重大问题达成协议时,通常要举行签字仪式.举行签字仪式一般应注意以下几点:
(一)签字人视文件的性质由缔约双方确定,但双方签字人的身份应大体相当.
(二)安排签字仪式,首先应作好文本准备工作,包括文本的定稿,翻译,校对,印刷,装订,加盖印章等工作,同时准备好签字用的文具,印章,国旗等.
(三)参加签字仪式的,主要由双方参加会谈的全体人员,如果一方要求未参加会谈的人员出席,另一方应予同意,但双方人数应大体相等.有时为了表示对签字协议的重视,往往会由更高或更多的领导人出席签字仪式.
第六章 社交礼仪
社交礼仪作为社会规范的重要组成部分,对于办公室工作人员建立新型的,高尚的人际关系,做好工作是非常重要的.礼仪是礼节的仪式,包含双层含义:一是思想,即在社会交往中应尊敬他人,讲究礼节礼貌;二是形式,即礼仪的基本程序和具体表现.所以说,礼仪是在人际交往中体现出来的人们之间相互尊重,约定俗成的方法并付诸实施的成文不成文的规定.
第一节 办公室人际交往的技巧
一,人际交往要注重态度.也就是在人际交往中要热情大方,平等待人,礼貌待人. 二,人际交往要拓展广度.办公室人员与不同职业,性格,年龄和兴趣的人打交道,要注意取人之长,补己之短,结交广,就会信息多,信息灵,丰富自己的实际工作经验,增加自己的阅历.
三,人际交往要把握向度.交往中要注意通过接触了解,听其言,察其色,观其行,究其果.
四,人际交往要诚实守信.只有
五,人际交往要讲究大度.与人交往要胸怀宽广,气量豁达,待人谦让宽容.
第二节 日常基本礼仪
一,称呼.对领导,长辈或客人不要直呼其名,可在姓氏后面加合适的尊称或职务.如
二,介绍.一般是年长的人或职务较高的人在介绍过程中占优先地位.当你为两位不相识的人作介绍时,应先对年长的人说出年幼人的姓名,把年幼的人介绍给年长的人.当介绍两位不相识的领导同志时,应该先对职务较高的人说出职务较低的人的姓名来,再把职务较高的人介绍给职务较低的人.在一般无职务关系的场合下,不必讲究谁先谁后.
三,握手.握手时要面带笑容,目光注视对方的眼睛,上身稍向前倾.平等而自然的握手姿势是两人的手掌都处于垂直状态,这是一种最普遍也是最稳妥的握手方式. 双方会面,男女之间,女方伸手后,男方才能伸手相握.宾主间,长幼间,上下级间,一般都应主人,长者,上级先伸手,然后才与之握手.经常见面的人,不一定非得每次握手,一般点头致意或招手致意一下即可.
绝不能伸出左手与人握手.应该伸出右手用手掌相握,不能只用手指刚碰上对方的手就把手缩回,也不能只握对方的几个手指.
握手时不要抽烟,吃东西,也不得旁视左右,更不能戴着手套握手.
握手时不要毫无力气,也不要过分用力,握手时间应长短适宜,一般三五秒钟为好. 为避免尴尬场面发生,在主动和人握手之前,应首先考虑自己是否受对方欢迎,如果已觉察对方无握手之意,那么最好向对方点头致意,或微微鞠躬.
四,名片递接.递交名片时要用双手的食指和拇指分别夹住名片的左右段,双目注视对方,面带笑容,并可欠一下身,恭敬奉上.
接受名片时,要先表示谢意.认真仔细的拿着看一看,并小声重复一遍名片上的名字和职务,然后把名片郑重的放入名片夹或上衣口袋.
切忌生硬的向别人索要名片或联系方式.
五,拜访.拜访应安排在主人最方便的时候,最宜时间在节假日的下午及吃饭后,尽量避开吃饭,午睡和主人工作繁忙的时候.可选择适当的时机提前电话预约.
拜访要守时,拜访时间不宜过长,时间以半小时到一小时为宜.敲门要轻扣或按门铃三五下,等主人开门后,互致问候才进屋.
仪表要整洁端庄大方,交谈时要专心,不可在屋内来回走动,左顾右盼,乱翻东西.告别时要态度干脆,不要拖泥带水,在门口停滞不走.接待来访,应主动热情,来访者告辞,主人要送出门,并说一声再见,关照主人上路,若不能送,应向客人表示歉意.
六,致意.致意是相识的人在公共场合远距离相遇时施行的礼节.一般举右手打招呼,或微微点头致意.在较为正式场合,遇到身份较高的人,应有礼貌的点头或微笑致意,可不主动上前握手问候,如果领导人主动伸手,应热情的向前握手问候.如遇到身份高的熟人,一般也不要径直去问候,而要在对方应酬活动有间歇时,再前去问候致意.
七,乘车.一般应由主人陪同,应请客人坐在主人右侧,工作人员坐在司机旁边,如来访人数较多,又都乘小车,应事先安排好车序并做出乘车安排,以免发生混乱.
乘车座次安排:小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边.
第三节 服饰礼仪
办公室工作人员在社交场合的穿着和其他人员的穿着在基本原则上一样,但又明显地呈现出其职业特色.
一,整洁大方.衣着整洁,常洗常熨.装饰必须端庄大方,头发梳理整齐,男士应刮胡子,女士一般化淡妆.
二,整体和谐.要注重服饰的合理搭配,使服饰的色彩,式样,比例等与人体
三,展示个性.在服饰上应与自己的年龄,性别,形体优势进行合理搭配,充分显示自身个性.一是参加集体活动尽量不要与别人的穿着一模一样;二是不要彼此间在衣服的颜色等方面反差太大;三是服饰的款式,色调,质地尽量与客人和在场领导协调,切忌衣着太突出自己,颠倒
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