结
课
论
文
题目：浅析如何做好会务工作
班级：事管11-1
姓名：
学号：
浅析如何做好会务工作
会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的一种通用形式，一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何开好会、开短会，做好会务工作，是保证会议高效的前提。一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。
会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工作的关键在于会前精心准备、会中做好管理保证会后及时总结反馈。会务工作的繁简，与会议的内容、级别有一定关系。一般来说，会议越大，规格越高，内容越重要，会务工作的内容就越多，难度就越大。小型会议，发个通知，确定时间、地点，做好记录即可，会务工作非常简单；某些决策性会议，人数虽少，却十分重要，必须认真对待；大型和特大型会议，会务工作内容较为繁杂，必须成立专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。
一、会务工作内容
（一）、会前超前筹措，精心准备
“凡事预则立，不预则废”。要想做好会务工作，必须有目标、有计划、有分析、有论证，准备充分。从某种程度上说，会务工作的成效，很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。具体应做好以下几方面的工作：
1、协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出，或由秘书人员收集，但必须把握一个原则，就是一定要弄清领导开会的真正意图，即要解决什么问题，达到什么目的秘书人员对收集到的议题要仔细筛选，及时送交领导审核，必要时还要准备一些预备议题，以便领导选择。秘书人员要注意尽可能避免把不成熟的议题带到会议上来。
2、 做好会议经费预算。这包括场地费、租金费、会议用品费、讲师培训费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费及交通费等，做会议经费预算既要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，又要有一定的弹性，注意留有余地。
3、做好会议议程、日程的制订。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列；会议日程是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格式将各项议程分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元，让与会者一目了然。下面是一个会议的日程安排表：
5月14日 预备会议
5月15日 正式会议
5月16日 会议结束
该日程安排表违反了会议日程的制定方针，即把与参会者有关的需配合的事项以会务手
册的形式准确无误地事先告之参会者，因而它的制订不能算是成功。在会议议程、日程的安排上，一定要做到明确、具体、准确、无误。可对上面这个会议日程加以完善，就会形成下面的日程：
5月14日
下午13:30 与会人员报到 信息报告大厅
晚上18:00 报到人员统一用餐 沁芳园
5月15日
上午8:30 正式会议 信息报告大厅
中午12:00 全体人员午餐 沁芳园
下午16:30 全体参会人员集体活动 俱乐部
5月16日
上午8:30 会议总结 信息报告大厅
上午10:30 集体合影 阳光大厅
修改之后的议程更加清楚明确，也更便于与会人员做好参会准备。
4、做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员，不要动辄请上一堆“名人”，根本不考虑会议的议题与这些人有无关系，这样做除了给会议主办方与会议组织者、服务人员增加会务负担外，什么作用也起不到。
5、做好会议通知的发送。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单，做到应参加者不漏，不应参加者不发通知。发送会议通知时，一定要细致，落实到位，可以把参加人、会议时间、会议地点及注意事项预先打在一张通知单上，提前按参会人员范围通知至相关单位与个人，如遇特殊情况不能通知至本人，秘书人员一定要明确具体转达人员，必要时要再次通知，以确保每位参会人员都能按时与会。
6、做好会议材料的准备。一般要准备好两方面材料：一是做好参会领导讲话稿、总结材料、会议报告等主旨文件材料的起草工作，二是做好会议文件材料的复制及分装工作。秘书人员需要注意的是，在拟写领导讲话、报告等材料时一定要打提前量，给领导留出足够的修改、熟悉及审稿时间，以免领导仓促上阵，言词漏洞百出。在复印分装会议材料时，工作人员要做好分工，避免分工不清，导致材料袋中的材料有的多好几份，有的少一两份。
7、做好会场管理。这主要包括会场的布置及会议用品的准备、会议设备的调试等工作。会场的布置，包括主席台的布置，与会人员座次席的安排以及为烘托渲染气氛所做的会场装饰，具体依会议性质及会议要求而定。会场布置以简单、大方、热烈、烘托主题、节俭为宗旨；会场用品的准备一般包括会议必备用品（文具用品、桌椅、台布、茶具，扩音、照明、
照相、录像通讯设备等）的准备及会议特殊用品的准备。专业性会议还需准备特定的会场用品，如选举会议所需的投票箱、选票，表彰会所需的奖品及领奖时播放的乐曲，展示性会议所需的幻灯机、投影仪，谈判性会议需准备的签字笔等。这些必备用品及会议的特殊用品须提前送到会场，指定专人负责保管。会议用品可适当多准备一点，以备应急。
8、做好会议行政事务性工作。这主要包括做好与会人员的迎送、用车、食宿、后勤保障、医疗、参观访问、文化生活等安排。这些工作须在与参会者充分沟通的前提下提前准备，并细化至每个人，由专人负责。
9、做好与会人员的接待工作。秘书人员作为会议接待服务的主力，一定要训练有素，做到仪表举止端庄得体，用语礼貌谦和，态度热情大方，善于沟通协调与办事。不难想象，一个不注重外在形象、礼仪，不分场合，把持无度，举手投足依个性所为的秘书人员，能够把一个会议组织好，服务到位。
只有做好上述八个方面的工作，会前的准备工作才可谓充分；也只有做好这些工作，才能保证会中及会后阶段各项工作的顺利进行。
（二）、会中协调控制，科学管理
会中主要应做好以下四方面的工作：
1、做好会议的报到、签到工作。会议的签到用品，签到时发放的文件材料、文具用品一定要准备充足，放到会场指定位置，并设专人负责。
2、做好会场各种设备的调试和维护工作。秘书要时时监控会场内的音响、灯光及视频、网络设备、安全设施的运行状态，确保在设备出现故障时第一时间到达并做好操作调整，确保会议顺利进行。
3、做好会议记录工作。秘书人员在做好文字原始记录的同时，最好用录音笔或录像设备做好实况记录，一来便于会后整理会议纪要，二来可满足以后文件存档及利用的要求。
4、做好会场内外的保卫与保密工作。包括协助安保人员做好入场的验证监票工作，会场秩序的维护工作，会场内的安全保卫工作，会议材料的保密工作等。
（三）、会后及时总结与反馈
会议结束并不意味着会务工作的终结，秘书人员还要做好会议重要文件的清退、收集，会议纪要的整理及会后的反馈、立卷归档工作。会议结束后，该收回的文件要尽快收回，该汇总的要及时汇总；对搜集的会议前后产生的有关文字、声像材料要分类归档；同时，做好会后督办与反馈工作。这些工作虽在会后进行，却能够直接反映会议效果的好坏及会议主旨精神是否落到实处。
尽管会前、会中、会后各个阶段的会务工作各不相同，但它们相互关联、相辅相成，一
个环节出现问题，就会影响到下一环节甚至整个会议。只有把各个环节的工作安排好、部署好，衔接好，才能保证会议的高质量、高效率及会议的圆满成功。
二、会务工作技巧
开会时，面对各项琐碎繁杂的工作，要用最短的时间、最少的精力，取得最佳的效果，就要讲究会务工作的技巧。
（一）、明确目的与作用，认真细致做好会前各项工作
1、秘书人员首先要了解会务工作的任务、目的及做法，以便把握领导意图，与领导搞好配合。
2、在会前议题一旦确定下来，除特殊情况外，秘书应提前两天、重大会议应提前十天通知与会人员，以便与会人员有充足的时间准备。
3、在确定与会人员名单时应注意，该参加的一定要提及到，列席人员不可过多，以免影响会议效果；发放会议通知时，应注意对于拟调动但尚未调动人员的通知一定不要发错或忘记，同时务必附上参会回执。
4、布置会场不可千篇一律，应本着什么性质的会议就突出什么气氛的原则。在安排人员座位时，有多少人参加就摆多少椅子 （可以稍多几把），因为椅子过多与会人员总会谦虚地往后坐，会场会显得很分散，不便于集中讨论问题。
5、会场设施的安装调试一定要提早进行，会议用品也要提前送至会场并做到专人专管。
6、会议文件准备务必落实到人，有具体的时间限制。
7、在做好会议常规工作的同时，还要安排足够的通讯员、联络员及服务人员，以便在会议期间提供临时性服务。
8、在正式会议前一天，要再次对会前的各项准备工作进行核查、确认。
（二）、会中严密组织，热情周到做好服务
会议进行当中，主要由会议主持人指挥调度控制会议的进行。秘书此阶段的主要任务是，掌握会议动态与信息，做好会议记录与会议信息的收集及会中的临时性工作，协助领导使会议按事先规划的议程进行，对于会议进行当中出现的不好的苗头及不良倾向，及时提出建议和补救措施，第一时间报告主管领导寻求解决。
1、在组织与会人员签到时，手中要备一份与会人员名单、联系方式及抵离时间表，在证实报到人员的身份后，发给文件袋，做好报到人员所住房间号及联系电话号码的登记。
2、要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会之前与会人员全部按时参会。
3、会中发放文件要准确并履行好登记手续。另外，秘书人员还应不断强化记人的本领，
在可能的条件下熟悉所有可能参加开会的各级领导，这对于签到工作是必要的，在会议进行中，对于传递文件、做好会议记录、会中随时沟通与协调也非常必要。
4、做会议记录一定要认真、准确、完整。
5、会中各项活动的安排，要切身考虑到各位参会领导的工作任务，以不增加领导工作负担为准则。
（三）、会后要妥善处理一切事宜
会后的会务工作主要是安排送别与会人员、清理会场、归还借用物品、结算会议经费等，重点是会议文件的整理，会议精神的传达落实。这些工作处理的好坏直接关系到会议质量的高低。
1、做好会议文件的清退。会议结束前应开具一份应退文件清单，按单做好相关文件收集工作。
2、在统计到会人数时，注意不要把原定到会人数、通知人数、报名人数、报到人数等混淆。
3、会后文件整理归档时，无论大会还是日常工作会议，一般每份文件要保存三份，即一份原稿、两份印稿，以备存查。
另外，要做好会务工作，在各部门分工明确、各负其责的同时，还须密切协作、主动配合、步调一致进行工作。由于大型会议的工作人员来自各个不同的部门，任务要求各不相同，必须实行集中统一领导，做到一切行动听指挥，重大问题及时请示汇报，不得各行其是。同时，要保证良好的会风，各项工作要坚持高标准、严要求，各项活动的安排要想在前、做在前。
总之，对于每次会议的指导思想、目的、任务一定要明确，不开糊涂会。围绕主题，做好会议各种文件、方案的准备工作，或会前发给与会者，或根据会议的要求发放，不开无准备的会。再一个就是领导要加强对会议的控制与指导，“不能放羊跑马”不着边际地乱跑，而要随时掌握情况，及时研究适时决定和总结。
综上所述，做好会前、会中、会后精心准备与落实是保证会议成功的前提，同时注重会务工作的技巧与艺术性，秘书人员就一定能够把会务工作组织好，让领导满意、与会各方满意。
结
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论
文
题目：浅析如何做好会务工作
班级：事管11-1
姓名：
学号：
浅析如何做好会务工作
会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的一种通用形式，一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何开好会、开短会，做好会务工作，是保证会议高效的前提。一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。
会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工作的关键在于会前精心准备、会中做好管理保证会后及时总结反馈。会务工作的繁简，与会议的内容、级别有一定关系。一般来说，会议越大，规格越高，内容越重要，会务工作的内容就越多，难度就越大。小型会议，发个通知，确定时间、地点，做好记录即可，会务工作非常简单；某些决策性会议，人数虽少，却十分重要，必须认真对待；大型和特大型会议，会务工作内容较为繁杂，必须成立专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。
一、会务工作内容
（一）、会前超前筹措，精心准备
“凡事预则立，不预则废”。要想做好会务工作，必须有目标、有计划、有分析、有论证，准备充分。从某种程度上说，会务工作的成效，很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。具体应做好以下几方面的工作：
1、协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出，或由秘书人员收集，但必须把握一个原则，就是一定要弄清领导开会的真正意图，即要解决什么问题，达到什么目的秘书人员对收集到的议题要仔细筛选，及时送交领导审核，必要时还要准备一些预备议题，以便领导选择。秘书人员要注意尽可能避免把不成熟的议题带到会议上来。
2、 做好会议经费预算。这包括场地费、租金费、会议用品费、讲师培训费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费及交通费等，做会议经费预算既要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，又要有一定的弹性，注意留有余地。
3、做好会议议程、日程的制订。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列；会议日程是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格式将各项议程分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元，让与会者一目了然。下面是一个会议的日程安排表：
5月14日 预备会议
5月15日 正式会议
5月16日 会议结束
该日程安排表违反了会议日程的制定方针，即把与参会者有关的需配合的事项以会务手
册的形式准确无误地事先告之参会者，因而它的制订不能算是成功。在会议议程、日程的安排上，一定要做到明确、具体、准确、无误。可对上面这个会议日程加以完善，就会形成下面的日程：
5月14日
下午13:30 与会人员报到 信息报告大厅
晚上18:00 报到人员统一用餐 沁芳园
5月15日
上午8:30 正式会议 信息报告大厅
中午12:00 全体人员午餐 沁芳园
下午16:30 全体参会人员集体活动 俱乐部
5月16日
上午8:30 会议总结 信息报告大厅
上午10:30 集体合影 阳光大厅
修改之后的议程更加清楚明确，也更便于与会人员做好参会准备。
4、做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员，不要动辄请上一堆“名人”，根本不考虑会议的议题与这些人有无关系，这样做除了给会议主办方与会议组织者、服务人员增加会务负担外，什么作用也起不到。
5、做好会议通知的发送。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单，做到应参加者不漏，不应参加者不发通知。发送会议通知时，一定要细致，落实到位，可以把参加人、会议时间、会议地点及注意事项预先打在一张通知单上，提前按参会人员范围通知至相关单位与个人，如遇特殊情况不能通知至本人，秘书人员一定要明确具体转达人员，必要时要再次通知，以确保每位参会人员都能按时与会。
6、做好会议材料的准备。一般要准备好两方面材料：一是做好参会领导讲话稿、总结材料、会议报告等主旨文件材料的起草工作，二是做好会议文件材料的复制及分装工作。秘书人员需要注意的是，在拟写领导讲话、报告等材料时一定要打提前量，给领导留出足够的修改、熟悉及审稿时间，以免领导仓促上阵，言词漏洞百出。在复印分装会议材料时，工作人员要做好分工，避免分工不清，导致材料袋中的材料有的多好几份，有的少一两份。
7、做好会场管理。这主要包括会场的布置及会议用品的准备、会议设备的调试等工作。会场的布置，包括主席台的布置，与会人员座次席的安排以及为烘托渲染气氛所做的会场装饰，具体依会议性质及会议要求而定。会场布置以简单、大方、热烈、烘托主题、节俭为宗旨；会场用品的准备一般包括会议必备用品（文具用品、桌椅、台布、茶具，扩音、照明、
照相、录像通讯设备等）的准备及会议特殊用品的准备。专业性会议还需准备特定的会场用品，如选举会议所需的投票箱、选票，表彰会所需的奖品及领奖时播放的乐曲，展示性会议所需的幻灯机、投影仪，谈判性会议需准备的签字笔等。这些必备用品及会议的特殊用品须提前送到会场，指定专人负责保管。会议用品可适当多准备一点，以备应急。
8、做好会议行政事务性工作。这主要包括做好与会人员的迎送、用车、食宿、后勤保障、医疗、参观访问、文化生活等安排。这些工作须在与参会者充分沟通的前提下提前准备，并细化至每个人，由专人负责。
9、做好与会人员的接待工作。秘书人员作为会议接待服务的主力，一定要训练有素，做到仪表举止端庄得体，用语礼貌谦和，态度热情大方，善于沟通协调与办事。不难想象，一个不注重外在形象、礼仪，不分场合，把持无度，举手投足依个性所为的秘书人员，能够把一个会议组织好，服务到位。
只有做好上述八个方面的工作，会前的准备工作才可谓充分；也只有做好这些工作，才能保证会中及会后阶段各项工作的顺利进行。
（二）、会中协调控制，科学管理
会中主要应做好以下四方面的工作：
1、做好会议的报到、签到工作。会议的签到用品，签到时发放的文件材料、文具用品一定要准备充足，放到会场指定位置，并设专人负责。
2、做好会场各种设备的调试和维护工作。秘书要时时监控会场内的音响、灯光及视频、网络设备、安全设施的运行状态，确保在设备出现故障时第一时间到达并做好操作调整，确保会议顺利进行。
3、做好会议记录工作。秘书人员在做好文字原始记录的同时，最好用录音笔或录像设备做好实况记录，一来便于会后整理会议纪要，二来可满足以后文件存档及利用的要求。
4、做好会场内外的保卫与保密工作。包括协助安保人员做好入场的验证监票工作，会场秩序的维护工作，会场内的安全保卫工作，会议材料的保密工作等。
（三）、会后及时总结与反馈
会议结束并不意味着会务工作的终结，秘书人员还要做好会议重要文件的清退、收集，会议纪要的整理及会后的反馈、立卷归档工作。会议结束后，该收回的文件要尽快收回，该汇总的要及时汇总；对搜集的会议前后产生的有关文字、声像材料要分类归档；同时，做好会后督办与反馈工作。这些工作虽在会后进行，却能够直接反映会议效果的好坏及会议主旨精神是否落到实处。
尽管会前、会中、会后各个阶段的会务工作各不相同，但它们相互关联、相辅相成，一
个环节出现问题，就会影响到下一环节甚至整个会议。只有把各个环节的工作安排好、部署好，衔接好，才能保证会议的高质量、高效率及会议的圆满成功。
二、会务工作技巧
开会时，面对各项琐碎繁杂的工作，要用最短的时间、最少的精力，取得最佳的效果，就要讲究会务工作的技巧。
（一）、明确目的与作用，认真细致做好会前各项工作
1、秘书人员首先要了解会务工作的任务、目的及做法，以便把握领导意图，与领导搞好配合。
2、在会前议题一旦确定下来，除特殊情况外，秘书应提前两天、重大会议应提前十天通知与会人员，以便与会人员有充足的时间准备。
3、在确定与会人员名单时应注意，该参加的一定要提及到，列席人员不可过多，以免影响会议效果；发放会议通知时，应注意对于拟调动但尚未调动人员的通知一定不要发错或忘记，同时务必附上参会回执。
4、布置会场不可千篇一律，应本着什么性质的会议就突出什么气氛的原则。在安排人员座位时，有多少人参加就摆多少椅子 （可以稍多几把），因为椅子过多与会人员总会谦虚地往后坐，会场会显得很分散，不便于集中讨论问题。
5、会场设施的安装调试一定要提早进行，会议用品也要提前送至会场并做到专人专管。
6、会议文件准备务必落实到人，有具体的时间限制。
7、在做好会议常规工作的同时，还要安排足够的通讯员、联络员及服务人员，以便在会议期间提供临时性服务。
8、在正式会议前一天，要再次对会前的各项准备工作进行核查、确认。
（二）、会中严密组织，热情周到做好服务
会议进行当中，主要由会议主持人指挥调度控制会议的进行。秘书此阶段的主要任务是，掌握会议动态与信息，做好会议记录与会议信息的收集及会中的临时性工作，协助领导使会议按事先规划的议程进行，对于会议进行当中出现的不好的苗头及不良倾向，及时提出建议和补救措施，第一时间报告主管领导寻求解决。
1、在组织与会人员签到时，手中要备一份与会人员名单、联系方式及抵离时间表，在证实报到人员的身份后，发给文件袋，做好报到人员所住房间号及联系电话号码的登记。
2、要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会之前与会人员全部按时参会。
3、会中发放文件要准确并履行好登记手续。另外，秘书人员还应不断强化记人的本领，
在可能的条件下熟悉所有可能参加开会的各级领导，这对于签到工作是必要的，在会议进行中，对于传递文件、做好会议记录、会中随时沟通与协调也非常必要。
4、做会议记录一定要认真、准确、完整。
5、会中各项活动的安排，要切身考虑到各位参会领导的工作任务，以不增加领导工作负担为准则。
（三）、会后要妥善处理一切事宜
会后的会务工作主要是安排送别与会人员、清理会场、归还借用物品、结算会议经费等，重点是会议文件的整理，会议精神的传达落实。这些工作处理的好坏直接关系到会议质量的高低。
1、做好会议文件的清退。会议结束前应开具一份应退文件清单，按单做好相关文件收集工作。
2、在统计到会人数时，注意不要把原定到会人数、通知人数、报名人数、报到人数等混淆。
3、会后文件整理归档时，无论大会还是日常工作会议，一般每份文件要保存三份，即一份原稿、两份印稿，以备存查。
另外，要做好会务工作，在各部门分工明确、各负其责的同时，还须密切协作、主动配合、步调一致进行工作。由于大型会议的工作人员来自各个不同的部门，任务要求各不相同，必须实行集中统一领导，做到一切行动听指挥，重大问题及时请示汇报，不得各行其是。同时，要保证良好的会风，各项工作要坚持高标准、严要求，各项活动的安排要想在前、做在前。
总之，对于每次会议的指导思想、目的、任务一定要明确，不开糊涂会。围绕主题，做好会议各种文件、方案的准备工作，或会前发给与会者，或根据会议的要求发放，不开无准备的会。再一个就是领导要加强对会议的控制与指导，“不能放羊跑马”不着边际地乱跑，而要随时掌握情况，及时研究适时决定和总结。
综上所述，做好会前、会中、会后精心准备与落实是保证会议成功的前提，同时注重会务工作的技巧与艺术性，秘书人员就一定能够把会务工作组织好，让领导满意、与会各方满意。