档案资料移交的范围及装订格式

工程竣工后档案资料移交信息中心档案室

的范围及装订格式

根据公司企管体系《档案管理办法》中的“产品(工程)档案管理办法”规定,再次明确资料移交信息中心档案室的范围及装订要求。

一、竣工档案资料,主要指施工技术记录、质量验评表。

二、竣工档案资料以外在工程开工准备、工程管理、工程施工及工程竣工等全过

程中形成的各类文件资料。包括: 1、工程建设综合性文件材料

(1)生产临建的土地租用或购置合同、施工合同、施工图纸资料(含蓝图和底图) 、施工记录。

(2)设计评价、鉴定及审批文件

包含:项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测及调查报告、设计任务书及计划任务书等(注:这些资料原件在电厂,可到电厂复印) (3)与设计、制造等单位的来往文件。 (4)工程前期施工会议纪要。

(5)工程阶段性汇报、考核、简报、试运总结及工程统计资料等。 2、工程管理性文件材料

(1)工程承(发)包合同、协议书、招投标、租赁等文件。 (2)工程概预算、决算书及工程定额。 3、工程施工过程中的文件材料

(1)施工组织总设计及专业设计;

(2)施工作业指导书及验评范围(电子版与纸质同时移交,纸质应有编、审、批人员手签字的原件);

(3)工程日志、大事记及工程总结;

(4)设计变更(含工程洽商单、材料代用证件);

(5) 不合格品通知单、设备缺陷单、质量问题通知单及反馈单、质量事故报告等;

(6)工程往来信函、工程监理资料、工程各阶段及各级监督站形成的质量

监检记录、纪要、报告和结论性意见等。

(7)物资采购合同(原件);

(8)全套竣工(施工)图纸(包括设备开箱资料);

(9)钢筋管理跟踪台帐、混凝土管理跟踪台帐及混凝土搅拌记录。 4、工程竣工文件材料

(1)工程(机组)竣工验收书(原件) 、竣工资料移交电厂签证书(原件)、整套试运行文件、工程竣工验收会议纪要、启委会文件;

(2)吹管报告或吹管签证书、点火燃油记录表; (3)机组整套试运质量总评表; (4)安全文明生产检查评定表; (5)建筑、安装质量总评表;

(6)工程创优评定申报材料、评定通知、结论、证书等; (7)工程总结; (8)质量回访记录。 5、统计资料

(1)工程所有验收项目总数、项目清单明细,优良率、合格率计算; (2)建筑主要实测项目总数、项目清单明细,平均合格率计算; (3)砼强度一次合格率计算及汇总材料;

(4)受监焊口无损检验一次合格率计算及汇总材料。 6、设备文件

(1)设备检验、包装、工装图、检测记录、出厂合格证等; (2)设备装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单; (3)设备图纸、说明书; (4)设备测绘、验收记录;

(5)设备安装、调试、性能鉴定记录报告。

7、整个工程的摄影、摄像材料(详细规定见公司《声像档案管理办法》)。8、全套竣工档案资料的扫描、录入光盘。

三、 各项目部移交信息中心档案室所有档案资料的装订格式及要求。 1、装订档案资料封面的编制

(1)封面格式见附件一。

(2)档号及档案馆号为空项,不必填写。

(3)案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括以下要素:工程名称+机组号+单位工程名称+本案卷主要内容(如:潍坊二期#3机组主厂房地下结构工程概述和开工报告及检验评定表等施工资料)。 (4)立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。 (5)起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。

(如:2007.01.10—2008.01.02) (6)保管期限应填写“长期”。 (7)密级应填写“秘密”。 2、卷内目录的编制

(1)卷内目录格式见附件二。

(2)序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。 (3)文件编号应填写文件材料的文号。

(4)责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。

(5)日期应填写文件材料的形成日期,填写方式应为“年”四位数、“月”两位数、“日”为两位数,例如:2004.03.05。

(6)页号应填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号(如:001-005)。 (7)卷内目录应排列在卷内科技文件材料首页之前。 3、卷内备考表的编制

(1)卷内备考表格式见附件三。

(2)说明包括:案卷内科技文件的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

(3)立卷人应由责任立卷人签名。 (4)立卷日期应填写完成立卷的日期。 (5)检查人应由案卷质量审核者签名。 (6)检查日期应填写审核的日期。

(7)卷内备考表排列在卷内文件材料之后。 (8)互见号为空项,不必填写。

注:卷内目录及卷内备考表不编写页号。 4、档案资料的装订

(1)案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。

(2)装订方式为:三孔一线线装,然后可以进行胶装。 (3)案卷封面的用纸推荐使用无酸纸。

四、移交信息中心的档案资料均应填写移交目录,格式如下: 1、竣工档案资料移交目录

××项目部竣工档案资料移交目录

共×页 第×页

移交部门: 接收部门: 移 交 人: 接 收 人: 移交时间: 接收时间:

2、竣工资料以外的各类档案资料移交汇总目录

××项目部档案资料移交目录

共×页 第×页

移交部门: 接收部门: 移 交 人: 接 收 人: 移交时间: 接收时间:

注:(1)各项目部及部门移交信息中心的各类档案资料必须装订后再进行移

交,装订格式见附件,页号编写应档案资料装订成册后,一册为一个流水号。

(2)移交信息中心档案资料的卷内目录及移交目录电子版(Word 或Excel ),均用电子邮件方式发给信息中心王磊或刻录光盘后进行移交。

附件一:

档 号 档 案 馆 号

立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 案 卷 题 名

附件二:

卷内目录

附件三: 互见号

卷内备考表

工程竣工后档案资料移交信息中心档案室

的范围及装订格式

根据公司企管体系《档案管理办法》中的“产品(工程)档案管理办法”规定,再次明确资料移交信息中心档案室的范围及装订要求。

一、竣工档案资料,主要指施工技术记录、质量验评表。

二、竣工档案资料以外在工程开工准备、工程管理、工程施工及工程竣工等全过

程中形成的各类文件资料。包括: 1、工程建设综合性文件材料

(1)生产临建的土地租用或购置合同、施工合同、施工图纸资料(含蓝图和底图) 、施工记录。

(2)设计评价、鉴定及审批文件

包含:项目建设书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测及调查报告、设计任务书及计划任务书等(注:这些资料原件在电厂,可到电厂复印) (3)与设计、制造等单位的来往文件。 (4)工程前期施工会议纪要。

(5)工程阶段性汇报、考核、简报、试运总结及工程统计资料等。 2、工程管理性文件材料

(1)工程承(发)包合同、协议书、招投标、租赁等文件。 (2)工程概预算、决算书及工程定额。 3、工程施工过程中的文件材料

(1)施工组织总设计及专业设计;

(2)施工作业指导书及验评范围(电子版与纸质同时移交,纸质应有编、审、批人员手签字的原件);

(3)工程日志、大事记及工程总结;

(4)设计变更(含工程洽商单、材料代用证件);

(5) 不合格品通知单、设备缺陷单、质量问题通知单及反馈单、质量事故报告等;

(6)工程往来信函、工程监理资料、工程各阶段及各级监督站形成的质量

监检记录、纪要、报告和结论性意见等。

(7)物资采购合同(原件);

(8)全套竣工(施工)图纸(包括设备开箱资料);

(9)钢筋管理跟踪台帐、混凝土管理跟踪台帐及混凝土搅拌记录。 4、工程竣工文件材料

(1)工程(机组)竣工验收书(原件) 、竣工资料移交电厂签证书(原件)、整套试运行文件、工程竣工验收会议纪要、启委会文件;

(2)吹管报告或吹管签证书、点火燃油记录表; (3)机组整套试运质量总评表; (4)安全文明生产检查评定表; (5)建筑、安装质量总评表;

(6)工程创优评定申报材料、评定通知、结论、证书等; (7)工程总结; (8)质量回访记录。 5、统计资料

(1)工程所有验收项目总数、项目清单明细,优良率、合格率计算; (2)建筑主要实测项目总数、项目清单明细,平均合格率计算; (3)砼强度一次合格率计算及汇总材料;

(4)受监焊口无损检验一次合格率计算及汇总材料。 6、设备文件

(1)设备检验、包装、工装图、检测记录、出厂合格证等; (2)设备装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单; (3)设备图纸、说明书; (4)设备测绘、验收记录;

(5)设备安装、调试、性能鉴定记录报告。

7、整个工程的摄影、摄像材料(详细规定见公司《声像档案管理办法》)。8、全套竣工档案资料的扫描、录入光盘。

三、 各项目部移交信息中心档案室所有档案资料的装订格式及要求。 1、装订档案资料封面的编制

(1)封面格式见附件一。

(2)档号及档案馆号为空项,不必填写。

(3)案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容,主要包括以下要素:工程名称+机组号+单位工程名称+本案卷主要内容(如:潍坊二期#3机组主厂房地下结构工程概述和开工报告及检验评定表等施工资料)。 (4)立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。 (5)起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。

(如:2007.01.10—2008.01.02) (6)保管期限应填写“长期”。 (7)密级应填写“秘密”。 2、卷内目录的编制

(1)卷内目录格式见附件二。

(2)序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。 (3)文件编号应填写文件材料的文号。

(4)责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。

(5)日期应填写文件材料的形成日期,填写方式应为“年”四位数、“月”两位数、“日”为两位数,例如:2004.03.05。

(6)页号应填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号(如:001-005)。 (7)卷内目录应排列在卷内科技文件材料首页之前。 3、卷内备考表的编制

(1)卷内备考表格式见附件三。

(2)说明包括:案卷内科技文件的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

(3)立卷人应由责任立卷人签名。 (4)立卷日期应填写完成立卷的日期。 (5)检查人应由案卷质量审核者签名。 (6)检查日期应填写审核的日期。

(7)卷内备考表排列在卷内文件材料之后。 (8)互见号为空项,不必填写。

注:卷内目录及卷内备考表不编写页号。 4、档案资料的装订

(1)案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面,幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型。

(2)装订方式为:三孔一线线装,然后可以进行胶装。 (3)案卷封面的用纸推荐使用无酸纸。

四、移交信息中心的档案资料均应填写移交目录,格式如下: 1、竣工档案资料移交目录

××项目部竣工档案资料移交目录

共×页 第×页

移交部门: 接收部门: 移 交 人: 接 收 人: 移交时间: 接收时间:

2、竣工资料以外的各类档案资料移交汇总目录

××项目部档案资料移交目录

共×页 第×页

移交部门: 接收部门: 移 交 人: 接 收 人: 移交时间: 接收时间:

注:(1)各项目部及部门移交信息中心的各类档案资料必须装订后再进行移

交,装订格式见附件,页号编写应档案资料装订成册后,一册为一个流水号。

(2)移交信息中心档案资料的卷内目录及移交目录电子版(Word 或Excel ),均用电子邮件方式发给信息中心王磊或刻录光盘后进行移交。

附件一:

档 号 档 案 馆 号

立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 案 卷 题 名

附件二:

卷内目录

附件三: 互见号

卷内备考表


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