华南蓝天航空油料有限公司
规程
合同管理规定
文件编号：BS3-MRPL-312 制订部门：企划发展部 颁布日期：2006-05-29 实施日期：2006-07-05 版 本：A
合同管理规定
第一章 总则
版次：A2
第一条 为加强公司的合同管理，维护公司的合法权益，根据有关法律及公司章程等规定，制订本规定。 第二条 本规定所称合同是指公司作为当事人签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动等有关身份关系的协议以及公司作为股东投资形成的经济组织所签协议，适用于其它规定。 第三条 本规定适用于以书面形式订立的合同。
第四条 经济发生额在1万元以上，根据合同性质需要签订合同且对方同意以书面形式签订的必须以书面形式订立合同；经济发生额低于1万元（含）的一般性业务，由承办单位决定或与对方协商是否订立书面形式的合同。
第二章 合同管理的基本原则
第五条 公司合同管理的基本原则：
1）非替代性原则：合同审批权限不与公司的项目审批权限、财务审批权限、报帐权限、基建维修工程管理权限等其它权限制度相替代；
2）统一管理与分级管理相结合：根据合同性质和合同金额分别由公司、分公司进行管理； 3）根据合同性质和合同金额区分审批程序； 4）根据职责分工和合同金额区分签字人；
5）实行概括授权与单项授权相结合的授权委托制度；
6）合同管理和法律事务管理、财务管理、审计管理相结合：所有涉及资金进出的合同均须经财务部门审查、会签后方能加盖合同专用章。
7）情势变更原则：当合同审批、签字权人无法审批、签订合同时，经本人同意，可由其下级主管领导或其他人签订合同。合同签字人应在合同批办单上注明原因，并尽快报请签字权人在合同批办单上予以追认。本款不影响第十八条关于备案时间的规定。
8)示范文本优先原则：凡是股东方对某类合同已经制订现成示范文本的合同，应该优先采用，不得修改其实质性条款。并保留其版面及封面标识，对非采用示范文本的合同不得使用股东方示范文本标识（LOGO等）。
第三章 合同管理的职能分工
第六条 企划发展部部专人负责公司合同管理事务，其在合同管理方面的主要职责如下： 1）制定公司的合同管理制度；
2）会同常年法律顾问定期对本办法的执行情况及合同的具体条款进行审查、监督，对存在问题的合同，出具《合同管理整改意见书》；
3）与财务部、常年法律顾问一起协同各部门进行重大合同的可行性调查、起草、谈判、签约；
4）受总经理委托办理授权委托书并监督其执行，在委托代理人任职岗位发生变动时，收回其授权委托书，并根据其岗位变动情况颁发新的授权委托书；
第七条 分公司合同管理部门参照第六条的规定负责本单位的合同管理工作。 第八条 财务部对合同涉及资金的收付等条款进行审查，并监督其执行。
第九条 分公司计划财务部门参照公司财务部的合同管理职责负责本单位所签合同的财务管理工作。
第四章 合同审批权限的划分
第十条 公司合同审批权限如下：
1）下列合同因其性质特殊或风险较大必须以书面形式订立，由承办单位送公司企划发展部、财务部等部门会签后报请分管副总经理、总经理审批：
①公司作为担保人的担保合同或其它合同中的担保条款； ②合资、合作、联营组建经济组织合同； ③保险合同；
④借贷合同（银行规定的格式合同除外）； ⑤赠与合同； ⑥融资租赁合同；
⑦总经理、企划发展部或承办单位认为性质特殊或风险较大的其它合同。 上述合同在报请总经理审批前，由企划发展部先行征求法律顾问意见。 2）计划内油品采购及其运输合同、销售（或供油）合同： ①2000吨（含）以下-----部门经理审批并签字。 ②2000吨-5000吨(含)---分管副总经理审批并签字。 ③5000吨以上-----------总经理审批并签字。 3）其它合同，根据合同金额大小，审批权限如下： ①5万元（含）以下----各部门、中心经理审批并签字；
②5万元以上、10万元以下（含）总部合同---分管副总经理审批并签字；
③10万元（含）以下分公司合同---分公司合同管理部门审查后报请其总经理审批并由分公司总经理或供应站经理签字；
④10万元以上--- 全部由总部审批，由总经理、副总经理签字或专项授权部门经理、中心经理、分公司总经理、供应站经理或项目负责人签字。
4）根据公司章程、股东会决议、董事会决议等应报请董事会审批的合同须按程序报请董事会审批。
第十一条 其他合同由承办单位直接与法律顾问联系，将《法律意见咨询单》提交法律顾问，并要求法律顾问出具法律意见。
第五章 授权委托制度
第十二条 董事长作为公司的法定代表人，对外代表公司签订协议。总经理或其它人员受董事长的委托，可以作为董事长的委托代理人对外代表公司签订协议。经董事长授权，委托代理人可以委托第三人对外代表公司签订协议。
第十三条 每年年初，总经理依据本程序的规定向有关合同签字权人签发概括性的授权委托书，有效期一年。被委托人可将授权委托书向合同对方出示或根据对方要求将复印件提交给对方持有。在此期间，被委托人调离原岗位，该授权委托书即自行失效。授权权限规定：
（一） 公司副总经理50万元以内；
（二） 总部部门经理、直属中心经理5万元以内； （三） 分公司总经理10万元以内； （四）分公司下属供应站经理5万元以内。
第六章 合同的审批的一般规定
第十四条 呈批合同应填报合同批办单一份，将所附资料清单在批办单上列明，并根据实际情况将下列全部或部分资料各一份按下列顺序附于合同批办单之后： 1）经双方商定后填妥所有内容的合同拟签稿；
2）按公司有关规定需对项目进行报批的，提交批准的项目计划或项目批复；
3）合同对方的营业执照副本复印件，如对方签字人并非其法定代表人，应要求对方提供其有权签订该合同的合法、有效的证明；
4）如对方是自然人，提交其身份证或其它合法有效证件的复印件；
5）如果国家对合同对方从事的特殊行业有资格审查要求，需提交对方的资质证书、经营许可证等； 6）法律意见书或法律顾问的修改建议；
7）对法律意见书或法律顾问的修改建议的采纳情况说明；
8）基建维修工程合同除需遵守1）、2）、3）、4）、5）、6）、7）项的规定外，还需提交经财务部门、基建工程部批准的工程预算书以及基建工程部批准的工程设计图纸、施工方案等专项资料，在合同中需注明公司委派的施工现场管理人姓名；
9）承办单位须对对方的资质、资格、权限、营业执照等进行核实、确认； 10）根据合同性质必须提交的其它资料。
第十五条 呈批合同根据职责分工、参照公文处理程序进行。
拟签合同需请其它部门会签或呈公司、分公司领导会签、审批、签字时，由承办单位在呈批单上注明会签部门及呈报领导。
合同自动延期生效不能超过两次，否则，应重新审批。
第十六条 审批过程如有审批部门的意见无法实现，或不同意审批部门意见，主办部门应主动沟通并在批办单上说明清楚。
第十七条 合同审批结束，承办人将审批结果分发企划发展部和财务部。 第十八条 合同变更应按上述程序履行审批手续。
第十九条 总部（含直属中心）合同审批使用OA工作流“PM06总部合同审批流程”,分公司合同审批使用“PM07分公司合同审批流程”。
第七章 分公司合同审批的特别规定
第二十条 所有分公司合同审批统一使用第十九条规定的流程办理，各分公司不得使用其他合同审批流程。 第二十一条 分公司本部的合同审批由本部业务部门主办人创建，本单位部门领导/主管批准后送相关部门会审，会审后提交分公司领导审批。
第二十二条 供应站的合同审批由承办人创建，本单位主管同意后提交供应站经理审批，同意后送分公司相应审批部门审批、会审，会审后提交分公司领导审批。
第二十三条 无设主管的供应站直接提交供应站经理审批，然后送分公司相应部门审批、会审，会审后提交分公司领导审批。
第二十四条 属于分公司权限范围内的合同（10万元以内），分公司领导批准后，由本单位合同管理专兼职人员进行编号，主办人查看审批结果、分发，存档，流程结束；
第二十五条 根据授权规定，超过分公司权限（10万元）的合同，本单位领导批准后由单位合同管理专兼职人员递送总部相关职能部门，由此进入总部审批环节，总部审批完成后由法律合同主管统一编号，返回主办人查看结果、分发，存档，流程结束；
第二十六条 为了提高审批效率，审批中如有修改意见，直接返回到主办单位领导（主管），由其直接进行修改完善后提交发出修改意见的部门确认，然后进入下一流程；
第二十七条 分公司的合同签订原则上由分公司（总经理）负责签署，5万元以内的合同如确有必要由供应站签署，须在合同审批时予以明确，同意后可由供应站经理签署。
第八章 合同的编号
第二十八条 公司所有对外签订的合同均应统一编号，编号规则如下： 格式：二位数年度号+单位代号+合同分类代码+三位数流水号。
1）二位数年度号代表合同审批（签订）的年度，如12、13、14分别代表2012年、2013年、2014年签订； 2) 单位代号代表发生合同的单位，各单位代码规定为：00-总部（含中心）、01-广东分公司、02- 广西分公司、03-南宁分公司、04-湖南分公司、05-湖北分公司、06-河南分公司；
3）合同分类代码代表合同类别，公司合同分为： 航油采购合同-代码为CG 航油销售合同-代码为XS 工程项目合同-代码为XM
一般经营性合同（除航油采购合同、航煤销售合同、工程项目合同之外的所有其他合同）-代码为JY 4）三位数流水号按年度从001开始连续编号，不间断。 举例1：1200XS001代表2012年总部签订的001号销售合同；
举例2：1305XM012代表2013年湖北分公司签订的012号工程项目合同； 举例3：1403JY007代表2014年南宁分公司签订的007号一般经营性合同。
第二十九条 合同编号在合同审批完成时由专人负责，总部由企划发展部负责，分公司由本单位合同管理专兼职人员负责。
以上合同编号规定，从2013年1月1日起执行，在此之前按原规定执行。
第三十条 合同编号按合同审批程序连续顺序编号，不间断、不重复，合同销号应按合同审批程序履行审批手续。
第九章 合同专用章
第三十一条 公司总部各部门、中心签订合同，加盖公司合同专用章，分公司签订合同，使用本单位合同专用章。签约单位名称要与加盖的合同专用章单位名称相一致。
第三十二条 合同专用章按照公司印鉴管理规定由专人管理。合同文本加盖合同专用章须持经过批准的合同批办单、按批示修改的合同最终稿。
第十章 合同的归档和报告
第三十三条 合同原件原则上必须全部归档，无特殊需要，合同主办单位、主办人、履行单位、履行人不得持有合同原件。
第三十四条 主办单位每半年将本单位所签全部合同的履行情况填写《合同履行报告单》报原合同备案单位备案。合同履行完毕，填报《合同关闭报告单》，一个月内报原合同备案单位备案。在每半年提交合同履行报告单的同时提交一份本部门承办的、正在履行中的合同清单。（上半年在7月15日以前提交，下半年在次年1月15日前提交）。
如果出现不能全部或部分履行、不能完全按原合同履行或其他变化的情况时，主办单位（履行单位）应随时报告，单独填报合同履行报告单，专门以单位呈批件形式上报公司。
主办单位（履行单位）不按上述规定填报《合同履行报告单》、《合同关闭报告单》和本部门合同清单，造成合同失控、损失或损失扩大的，主办部门领导及相关责任人承担相应责任。
第三十五条 合同归档由各承办单位统一按档案要求整理、移交。合同档案包括合同形成过程文件、审批稿、正式签约稿、批办单、履行报告、关闭报告等。
第三十六条 党群部门所签合同参照本规定执行。
第三十七条 变更和解除合同的程序参照签订合同的程序执行。
第十一章 附则
第三十八条 引用标准/文件 1）《文书管理程序》 第三十九条 附件/表单 1) 合同管理流程图 2）合同批办单 3）合同履行报告单
附件一
BS3-MRPL-312-01 BS3-MRPL-312-02
BS2-MRPR-03
4）合同关闭报告单
BS3-MRPL-312-03
附件一 合同管理流程图
华南蓝天航空油料有限公司
规程
合同管理规定
文件编号：BS3-MRPL-312 制订部门：企划发展部 颁布日期：2006-05-29 实施日期：2006-07-05 版 本：A
合同管理规定
第一章 总则
版次：A2
第一条 为加强公司的合同管理，维护公司的合法权益，根据有关法律及公司章程等规定，制订本规定。 第二条 本规定所称合同是指公司作为当事人签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动等有关身份关系的协议以及公司作为股东投资形成的经济组织所签协议，适用于其它规定。 第三条 本规定适用于以书面形式订立的合同。
第四条 经济发生额在1万元以上，根据合同性质需要签订合同且对方同意以书面形式签订的必须以书面形式订立合同；经济发生额低于1万元（含）的一般性业务，由承办单位决定或与对方协商是否订立书面形式的合同。
第二章 合同管理的基本原则
第五条 公司合同管理的基本原则：
1）非替代性原则：合同审批权限不与公司的项目审批权限、财务审批权限、报帐权限、基建维修工程管理权限等其它权限制度相替代；
2）统一管理与分级管理相结合：根据合同性质和合同金额分别由公司、分公司进行管理； 3）根据合同性质和合同金额区分审批程序； 4）根据职责分工和合同金额区分签字人；
5）实行概括授权与单项授权相结合的授权委托制度；
6）合同管理和法律事务管理、财务管理、审计管理相结合：所有涉及资金进出的合同均须经财务部门审查、会签后方能加盖合同专用章。
7）情势变更原则：当合同审批、签字权人无法审批、签订合同时，经本人同意，可由其下级主管领导或其他人签订合同。合同签字人应在合同批办单上注明原因，并尽快报请签字权人在合同批办单上予以追认。本款不影响第十八条关于备案时间的规定。
8)示范文本优先原则：凡是股东方对某类合同已经制订现成示范文本的合同，应该优先采用，不得修改其实质性条款。并保留其版面及封面标识，对非采用示范文本的合同不得使用股东方示范文本标识（LOGO等）。
第三章 合同管理的职能分工
第六条 企划发展部部专人负责公司合同管理事务，其在合同管理方面的主要职责如下： 1）制定公司的合同管理制度；
2）会同常年法律顾问定期对本办法的执行情况及合同的具体条款进行审查、监督，对存在问题的合同，出具《合同管理整改意见书》；
3）与财务部、常年法律顾问一起协同各部门进行重大合同的可行性调查、起草、谈判、签约；
4）受总经理委托办理授权委托书并监督其执行，在委托代理人任职岗位发生变动时，收回其授权委托书，并根据其岗位变动情况颁发新的授权委托书；
第七条 分公司合同管理部门参照第六条的规定负责本单位的合同管理工作。 第八条 财务部对合同涉及资金的收付等条款进行审查，并监督其执行。
第九条 分公司计划财务部门参照公司财务部的合同管理职责负责本单位所签合同的财务管理工作。
第四章 合同审批权限的划分
第十条 公司合同审批权限如下：
1）下列合同因其性质特殊或风险较大必须以书面形式订立，由承办单位送公司企划发展部、财务部等部门会签后报请分管副总经理、总经理审批：
①公司作为担保人的担保合同或其它合同中的担保条款； ②合资、合作、联营组建经济组织合同； ③保险合同；
④借贷合同（银行规定的格式合同除外）； ⑤赠与合同； ⑥融资租赁合同；
⑦总经理、企划发展部或承办单位认为性质特殊或风险较大的其它合同。 上述合同在报请总经理审批前，由企划发展部先行征求法律顾问意见。 2）计划内油品采购及其运输合同、销售（或供油）合同： ①2000吨（含）以下-----部门经理审批并签字。 ②2000吨-5000吨(含)---分管副总经理审批并签字。 ③5000吨以上-----------总经理审批并签字。 3）其它合同，根据合同金额大小，审批权限如下： ①5万元（含）以下----各部门、中心经理审批并签字；
②5万元以上、10万元以下（含）总部合同---分管副总经理审批并签字；
③10万元（含）以下分公司合同---分公司合同管理部门审查后报请其总经理审批并由分公司总经理或供应站经理签字；
④10万元以上--- 全部由总部审批，由总经理、副总经理签字或专项授权部门经理、中心经理、分公司总经理、供应站经理或项目负责人签字。
4）根据公司章程、股东会决议、董事会决议等应报请董事会审批的合同须按程序报请董事会审批。
第十一条 其他合同由承办单位直接与法律顾问联系，将《法律意见咨询单》提交法律顾问，并要求法律顾问出具法律意见。
第五章 授权委托制度
第十二条 董事长作为公司的法定代表人，对外代表公司签订协议。总经理或其它人员受董事长的委托，可以作为董事长的委托代理人对外代表公司签订协议。经董事长授权，委托代理人可以委托第三人对外代表公司签订协议。
第十三条 每年年初，总经理依据本程序的规定向有关合同签字权人签发概括性的授权委托书，有效期一年。被委托人可将授权委托书向合同对方出示或根据对方要求将复印件提交给对方持有。在此期间，被委托人调离原岗位，该授权委托书即自行失效。授权权限规定：
（一） 公司副总经理50万元以内；
（二） 总部部门经理、直属中心经理5万元以内； （三） 分公司总经理10万元以内； （四）分公司下属供应站经理5万元以内。
第六章 合同的审批的一般规定
第十四条 呈批合同应填报合同批办单一份，将所附资料清单在批办单上列明，并根据实际情况将下列全部或部分资料各一份按下列顺序附于合同批办单之后： 1）经双方商定后填妥所有内容的合同拟签稿；
2）按公司有关规定需对项目进行报批的，提交批准的项目计划或项目批复；
3）合同对方的营业执照副本复印件，如对方签字人并非其法定代表人，应要求对方提供其有权签订该合同的合法、有效的证明；
4）如对方是自然人，提交其身份证或其它合法有效证件的复印件；
5）如果国家对合同对方从事的特殊行业有资格审查要求，需提交对方的资质证书、经营许可证等； 6）法律意见书或法律顾问的修改建议；
7）对法律意见书或法律顾问的修改建议的采纳情况说明；
8）基建维修工程合同除需遵守1）、2）、3）、4）、5）、6）、7）项的规定外，还需提交经财务部门、基建工程部批准的工程预算书以及基建工程部批准的工程设计图纸、施工方案等专项资料，在合同中需注明公司委派的施工现场管理人姓名；
9）承办单位须对对方的资质、资格、权限、营业执照等进行核实、确认； 10）根据合同性质必须提交的其它资料。
第十五条 呈批合同根据职责分工、参照公文处理程序进行。
拟签合同需请其它部门会签或呈公司、分公司领导会签、审批、签字时，由承办单位在呈批单上注明会签部门及呈报领导。
合同自动延期生效不能超过两次，否则，应重新审批。
第十六条 审批过程如有审批部门的意见无法实现，或不同意审批部门意见，主办部门应主动沟通并在批办单上说明清楚。
第十七条 合同审批结束，承办人将审批结果分发企划发展部和财务部。 第十八条 合同变更应按上述程序履行审批手续。
第十九条 总部（含直属中心）合同审批使用OA工作流“PM06总部合同审批流程”,分公司合同审批使用“PM07分公司合同审批流程”。
第七章 分公司合同审批的特别规定
第二十条 所有分公司合同审批统一使用第十九条规定的流程办理，各分公司不得使用其他合同审批流程。 第二十一条 分公司本部的合同审批由本部业务部门主办人创建，本单位部门领导/主管批准后送相关部门会审，会审后提交分公司领导审批。
第二十二条 供应站的合同审批由承办人创建，本单位主管同意后提交供应站经理审批，同意后送分公司相应审批部门审批、会审，会审后提交分公司领导审批。
第二十三条 无设主管的供应站直接提交供应站经理审批，然后送分公司相应部门审批、会审，会审后提交分公司领导审批。
第二十四条 属于分公司权限范围内的合同（10万元以内），分公司领导批准后，由本单位合同管理专兼职人员进行编号，主办人查看审批结果、分发，存档，流程结束；
第二十五条 根据授权规定，超过分公司权限（10万元）的合同，本单位领导批准后由单位合同管理专兼职人员递送总部相关职能部门，由此进入总部审批环节，总部审批完成后由法律合同主管统一编号，返回主办人查看结果、分发，存档，流程结束；
第二十六条 为了提高审批效率，审批中如有修改意见，直接返回到主办单位领导（主管），由其直接进行修改完善后提交发出修改意见的部门确认，然后进入下一流程；
第二十七条 分公司的合同签订原则上由分公司（总经理）负责签署，5万元以内的合同如确有必要由供应站签署，须在合同审批时予以明确，同意后可由供应站经理签署。
第八章 合同的编号
第二十八条 公司所有对外签订的合同均应统一编号，编号规则如下： 格式：二位数年度号+单位代号+合同分类代码+三位数流水号。
1）二位数年度号代表合同审批（签订）的年度，如12、13、14分别代表2012年、2013年、2014年签订； 2) 单位代号代表发生合同的单位，各单位代码规定为：00-总部（含中心）、01-广东分公司、02- 广西分公司、03-南宁分公司、04-湖南分公司、05-湖北分公司、06-河南分公司；
3）合同分类代码代表合同类别，公司合同分为： 航油采购合同-代码为CG 航油销售合同-代码为XS 工程项目合同-代码为XM
一般经营性合同（除航油采购合同、航煤销售合同、工程项目合同之外的所有其他合同）-代码为JY 4）三位数流水号按年度从001开始连续编号，不间断。 举例1：1200XS001代表2012年总部签订的001号销售合同；
举例2：1305XM012代表2013年湖北分公司签订的012号工程项目合同； 举例3：1403JY007代表2014年南宁分公司签订的007号一般经营性合同。
第二十九条 合同编号在合同审批完成时由专人负责，总部由企划发展部负责，分公司由本单位合同管理专兼职人员负责。
以上合同编号规定，从2013年1月1日起执行，在此之前按原规定执行。
第三十条 合同编号按合同审批程序连续顺序编号，不间断、不重复，合同销号应按合同审批程序履行审批手续。
第九章 合同专用章
第三十一条 公司总部各部门、中心签订合同，加盖公司合同专用章，分公司签订合同，使用本单位合同专用章。签约单位名称要与加盖的合同专用章单位名称相一致。
第三十二条 合同专用章按照公司印鉴管理规定由专人管理。合同文本加盖合同专用章须持经过批准的合同批办单、按批示修改的合同最终稿。
第十章 合同的归档和报告
第三十三条 合同原件原则上必须全部归档，无特殊需要，合同主办单位、主办人、履行单位、履行人不得持有合同原件。
第三十四条 主办单位每半年将本单位所签全部合同的履行情况填写《合同履行报告单》报原合同备案单位备案。合同履行完毕，填报《合同关闭报告单》，一个月内报原合同备案单位备案。在每半年提交合同履行报告单的同时提交一份本部门承办的、正在履行中的合同清单。（上半年在7月15日以前提交，下半年在次年1月15日前提交）。
如果出现不能全部或部分履行、不能完全按原合同履行或其他变化的情况时，主办单位（履行单位）应随时报告，单独填报合同履行报告单，专门以单位呈批件形式上报公司。
主办单位（履行单位）不按上述规定填报《合同履行报告单》、《合同关闭报告单》和本部门合同清单，造成合同失控、损失或损失扩大的，主办部门领导及相关责任人承担相应责任。
第三十五条 合同归档由各承办单位统一按档案要求整理、移交。合同档案包括合同形成过程文件、审批稿、正式签约稿、批办单、履行报告、关闭报告等。
第三十六条 党群部门所签合同参照本规定执行。
第三十七条 变更和解除合同的程序参照签订合同的程序执行。
第十一章 附则
第三十八条 引用标准/文件 1）《文书管理程序》 第三十九条 附件/表单 1) 合同管理流程图 2）合同批办单 3）合同履行报告单
附件一
BS3-MRPL-312-01 BS3-MRPL-312-02
BS2-MRPR-03
4）合同关闭报告单
BS3-MRPL-312-03
附件一 合同管理流程图