公 文 写 作 办公室整理 2010 年8月日技巧与艺术20
目 录
一、公文概述。 ................................... 3
二、公文的种类。 ................................. 3
三、公文使用的范围。 ............................. 3
四、公文写作的属性、基本功及一般的技巧。 .......... 4
（一）公文的属性。 ............................ 4
（二）公文写作的基本功及一般的技巧。 ........... 5
五、公文写作能力建设中的五个台阶与处理公文的五个技
巧。 ............................................. 8
（一）公文写作能力建设中的五个台阶。 ........... 8
（二）处理公文的五个技巧。 .................... 9
六、公文写作硬功夫的培养以及公文的表达艺术。 ..... 12
（一）公文写作硬功夫的培养。 ................. 12
（二）公文的表达艺术 ......................... 13
七、提升公文写作能力的几个关键要素。............. 15
八、公文写作中常见的问题。 ...................... 16
（一）公文标题常见病例。 ..................... 16
（二）公文写作中文种、格式的问题 ............. 17
九、讲话稿等公文写作的几个规律。 ................ 19
十、公文歌 ...................................... 20
一、公文概述。
所谓公文，就是公务文书的简称，是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能的过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书。
二、公文的种类。
党的机关公文14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议记要。
行政机关公文13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。
其中两种公文中有9种公文是相同的。
另外，还有事务性文书，如经济科技文书、规章类文书、会议类文书、报告类文书、计划类文书等非法定文书。 规章类的文书包括：规则、规定、细则、守则、办法、制度、章程、规程。
经济类的文书包括：合同与可行性研究报告。
科技类的文书包括：论文、报告、情报等。
三、公文使用的范围。
可分为上述的通用公文和专用公文两大类。
专用公文是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使
用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定领域和特定的范围内使用。
总而言之，行政机关的公文包括电子公文、电报等等，它是行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它是传达党和国家方针政策，发布行政规章、法规和措施，请示和答复问题，指导布置工作，报告情况和交流经验的重要工具。
四、公文写作的属性、基本功及一般的技巧。
（一）公文的属性。
1、政策性： 对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。
2、实用性：处理公务、根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的。
3、可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。
4、定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务。
5、时间性：所针对的问题总是存在于特定时间范围之内。
6、规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。
（二）公文写作的基本功及一般的技巧。
1、公文写作的基本功：明确写作的目的，确立公文的主旨，吃透上下两头，在领会领导意图与实际工作需要结合点上动脑子。
公文写作时要尽量少用专业的术语、复杂的推理、新造的名词、模糊的语言。专业语言一般由专业人士掌握，而公文供大众阅读，如果用得太多，使人不易理解，产生歧义；复杂的推理容易使人产生模糊、误导；新造的名词容易使人产生一种生僻感，进而产生理解意思的偏差；模糊的语言对工作的指导力度不够，要尽量少用。一篇好的公文，要体现思想的力量、逻辑的力量、语言的力量和情感的力量。
2、公文写作的一般技巧：可以概括为缘由、事项、要求或者建议。这就是公文内容的逻辑结构模式，它是对公文文种结构特点的概括与总结。
片状结构的模式，也从公文结构的体式布局，公文体式结构的外在形式，它是生成逻辑结构要素，它的变化在篇章文字层面中的反映，它的任务是对公文的材料、段落、文字进行排列组合，寻求最佳的表现形式。
常见公文的片状结构（公文所用外形体式）大致有以下几种：
（1）篇段合一式：公文全篇只有一段，在一段中分层次把要叙述的内容写出。像命令（令）、公告和部分内容简
单的决定、批复、函常用这种形式，比如后面文中举过的《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》就是篇段合一式。
（2）摄要分条式：在公文开头属篇撮要，概括出该文的中心内容。摄要之下，按照所要解决的问题的主次先后分条写出，每条前用数码序号标明。这种体式大多为下行文采用。如通知、通告、指示、公告及内容比较复杂的决定、会议纪要等。如：《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》就采用撮要分条式。
（3）分列小标题式：全文分若干段，依每段内容归纳出一个小标题。通常指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等都经常用这种形式。毛泽东同志的《中国的红色政权为什么能够存在？》就是分列小标题写的。
（4）分块式：全文分成几大块，每一块独立成章，块中可有自然段，每块前面正中加（一）、（二）、（三）等序号。通常调查报告、工作总结、会议纪要等采用分块式。如：《一九九0年经济特区工作会议纪要》就采用分块式，全文四大块。
（5）转发转达式：用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印给下级单位，一般在文首以“现将××转发给你们，望遵照执行。”的形式以文载文。通常批转性通知、转发性通知、简报等都采用这种形式。
（6）条、段贯通式：条、段贯通式有两种情况，一种
是把文章分成若干条，每条冠序号，一条条叙述下来；另一种是把文章分成若干自然段，一段段写下来，不标序号。通常一些指示、指示性通知或讲话稿、法规性文件采用这种形式。
（7）章、条、款分列式：这种形式是把全文分成几章，章下分条，条中有款，条目清楚、款项明了。通常章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文采用此方式者多。如《中国共产党章程》。国务院1987年年3月27日发布的《企业债务管理暂行条例》也很典型，全文共五章，三十条，其中第六、十五、二十五、二十六条下又有若干条。
（8）并列式：并列式指在公文开头以简要的语句开宗明义以后，正文部分是若干并列的句子，有的句与句押韵，以诗歌、顺口溜的形式表达。通常守则常用这一形式。
也有学者指出，要写一篇好的公文，需要五个基本功：看、记、思、练、磨。
看：就是要多看上级的会议材料，以精确领导上级的精神；多看报刊的评论文章，以学习写作的技巧；多看领导日常的讲话，以了解领导的习惯。
记：就是要记好文章的体例，如出彩的标题，有思想、好记的句子等。
思：包括边看边思考、边记边思考、边写边思考三个过程。
练：平时要多练兵，多修改自己写的文章。必要时要拿
得出东西，不要慌乱；应急的时候要敢出东西，不要抓瞎。
磨：所谓好文章是改出来的，是硬功夫，不是花架子。 一篇好的公文必须讲究针对性，要搞清楚是为谁而写的，要把握好场合、对象，要分清层次，了解领导的习惯，要做到材料真实、组织鲜明、数据准确、语言简要。
五、公文写作能力建设中的五个台阶与处理公文的五个技巧。
（一）公文写作能力建设中的五个台阶。
1、第一个台阶：明确发文的主旨、文种、范围与阅读对象。
（1）发文的主旨：任何一篇公文都是根据实际工作中的需要而定的，所以动笔前要明确发文的主旨，即发文的主题。
（2）发文的文种：如汇报工作情况，是写专题报告还是情况简报；针对下级来文反映的问题，是写指示还是通知等等。总之，要根据内容确定文种。
（3）发文的范围和阅读对象：发文的范围要非常清晰和具体，阅读对象要明确。要明确阅读的要求，是要求对方答复还是请求对方批示等等。
2、第二个台阶：收集有关资料进行调查研究。
当我们明确发文的主旨后，就可以围绕主旨收集资料，可以参考过去的文件或者进行实际的调查。当然并不是所有
公文在写之前都需要收集资料进行调查研究，而是根据实际需要进行。
3、第三个台阶：拟出提纲，安排结构。
在明确主旨和收集好相关资料前提下，写好提纲非常重要。写提纲时，一定要静下心，找出要点，攻克难点，也可以召集有关人员进行讨论，集思广益。
4、第四个台阶：落笔起草，拟写正文。
（1）观点要鲜明。
（2）用材要得当。
（3）语句要简练。
5、第五个台阶：反复检查，认真修改。
（1）主题的修改：看主题是否明确，主题论述是否集中，主题的挖掘是否深刻。
（2）观点的修改：看观点是否正确，是否正确的表达，是否符合法律、法规与相关政策。
（3）材料的修改：看材料是否符合观点，与观点一致。
（4）结构的修改：看整体结构是否严谨，是否残缺。
（5）语言的修改：看是否有错别字、不通顺的句子、不合理的标点。
（二）处理公文的五个技巧。
1、处理联合行文的技巧。
（1）行政机关的联合行文，主办机关要排在前头。
（2）落款处无论有多少个落款单位都要写上名字并盖
章。上行文可只盖主办机关的章，而行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文的时候，要按照党、政、军、群的顺序盖章。
（3）联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头，字号为联合发文的字号格式。
（4）联合行文的会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。
2、处理政府和内设机构行文的技巧。
（1）政府各部门，包括议事协调机构除以函的形式，商洽工作，答复行为之外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：一是经领导同意，部门自行发文，可以用同质的文种，但必须在正文前写上“经……政府同意”的话。
（2）有关议事工作机构、各级领导组、工作委员会要向部门行文，一般不能以办公室的名义印发。
（3）部门内设机构不得向部门机关以外的其它机关行文，要与相应部门商榷工作必须以函的形式，要安排内设机构的专项工作需以主管部门的文件行文。
3、处理数字和数字范围规范表述的技巧。
（1）百分数、分数要用阿拉伯数字表述，不能以汉字来表述。
（2）数字范围的表述，如百分之几到百分之几，百分比不能大于1，只能小于或等于1，如3%-8%，不能写成3-8%，
不能省略第一个数字后的百分号；用分数或整数表达数字范围，也同理不能省略第一个数字后面的单位，如5万到10万，不能写成5到10万；表述时间段，一般不要表述为去年、今年、明年等，而应该表述出具体的年份。如2008年、2009年等
4、处理规范用字、用词的技巧。
在公文中，有许多字词因为混用而造成不统一、不规范
的问题，需要加以甄别和规范。如制订和制定的使用，制订突出的是拟订、草拟和创制，对象多为方案和计划等，注重的是过程；制定突出的是定下来，证实的事实，对象多为路线、方针、政策、法律、法规等，注重的是结果。又如做出和作出，前者为口语，强调做出的事；后者为书面语。规范表达是一个长期学习和积累的过程，要在工作中事事加以留心和总结。
5、处理重要紧急公文的技巧。
如何界定重要性公文，凡是上级机关，党中央、国务院，
省委、省政府，市委、市政府及其部门，来文有注明特急，急件等字样，涉及重大事项的公文，各级领导的批示件，各级各部门上报重大突发性事件的请示件都界定为重要公文。根据紧急的程度，规定办结的时间，按照办结的时间来办理。按照紧急的程度，文件分为特急件，急件和普通件三类。特急件要在24小时内办理完毕，急件要在3日以办理完毕，普通件要在要求的时间内办理完毕。
六、公文写作硬功夫的培养以及公文的表达艺术。
（一）公文写作硬功夫的培养。
1、公文写作标题的功夫。标题实际上是公文的题眼，
是观点，及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题。标题应根据公文的中心思想和层次要求具体确立。一篇文章的标题与标题之间要层次分明、逻辑严谨、相互照应。
2、公文核心观点的功夫。好公文的关键是要有新意和
创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点，写不出好的公文。所以公文写作者平时应该经常学习党政的理论和相关的专业知识，深刻领会上级的政策，经常调查研究，了解当地的实际，多上下结合，深入思考来提升自己的悟性，从领导的角度思考问题。
3、公文写作中图表、数据运用的功夫。在公文写作中，
数据的运用是一件普遍性、经常性的事情，它使事物量化发挥着重要的作用。数据、图表的作用决定了来源取舍必须坚持一定的标准，应做到：一是来源的权威性。数据一般以统计局为主，其中税收数据以国税、地税为主。没有统计局的，以部门的乡镇机关的数据为主。个人拿不准的，要和领导集体商量、定夺；二是数据要统一。不同材料里面，数据要一致。同一材料里面不能出现前后矛盾；三是数据分析要科学。特别是在没有权威数据参考的情况下，必须经过科学的分析才能运用。单个数据的加减不能超过核查的数据；四是图表
的运用要规范。经过专业人员验证正确性后方可使用。
4、资料语言取舍的功夫。对于初稿，一定要进行修改。
经过细密的思考和语言的锤炼，去掉多余的材料，保留必须保留的材料，运用更为精妙的表达方式，符合领导的语言风格。对引用的材料要以有用为原则，吸引其精华、去除其糟粕，对引用的材料语言进行加工，使其符合公文整体逻辑结构。
5、适应无纸化公文写作的功夫。电子化、无纸化公文
将会越来越普及，所以要认真提高运用电脑来处理公文的能力。
（二）公文的表达艺术
公文表达的总要求：庄重典雅、含蓄明快 、节奏鲜明 、
浓缩精粹。
一份完整的公文，由文头、内文、文尾三大部分组成：
1、文头---庄重、严谨，又称版头。
位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。文头后有一
条红线间隔。
文头必备项目有：
a、发文机关。
b、发文字号。
c、发文份数（指同一文稿印刷若干份时，每一份公文
的顺序编号简称份号，用阿拉伯数字表示，不得少于两位数，如01号，应标注在公文版心左上角第一行顶格）。
d、签发人（标在发文字号的右侧）。
2、内文---简明、完整、准确
a、标题（一般由“发文机关”+“关于”+“事由”+“文
种”构成）。
b、主送机关（指公文收文机关和送达机关，标在标题
之下顶格处，用冒号启下；请示和报告只能有一个主送机关；上级机关下发的文件如收文机关为同一类型，可以使用统称，如各院校等；面向基层和广大群众的普发性的文件可以不必标注主送机关）。
c、正文（包括提出问题、分析问题和解决问题三大部
分；公文中的年份、具有统计意义的数字要用阿拉伯数字，书写时不能转行；分层次表述时，第一层用“一、二、三”；第二层用“（一）、（二）、（三）；第三层用“1、2、3”；第四层用“（1）、（2）、（3））。
d、附件（标注在正文后空一行左起空两格处，写法：
附件1.XXX）。
e、署印（盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年
月）。
f、成文时间（指公文生效时间，要写明全称，用汉字
表达，“0”要用“○”表达，如二○一○年）。
3、文尾—清晰、全面
a、附注（指对公文的发行范围及使用时注意事项的说
明）。
b、主题词（标注在抄送机关之上，一般二到七个字）。
c、抄送机关。
d、印发机关和日期（印发机关不是指公文的发文机关，
而是指文件的印刷主管部门；印发日期以公文印刷的日期为准，它与成文时间不同，要用阿拉伯数字书写）。
七、提升公文写作能力的几个关键要素。
公文写作的要求很高，具有其它文体所没有的权威性，
有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式 ，并有行文规则和办理办法尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言表述。
公文语言总的要求是庄重平实、概括简练。公文语言功
夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象性和描绘性词语和口语，不用方言土语。
需要特别提出公文结构用语。
一是开头用语。用来表示行文目的、依据、原因，伴随
情况等。如：为了、关于、对于、根据、按照、依照等。
二是结尾用语。如：特此通知、请批示等。
三是过渡用语。如：为、对、因、对此、因此等。
四是经办用语。如：已经、现今、办理、责成等。
五是称谓用语。如：我，本，你，贵，该等。
八、公文写作中常见的问题。
（一）公文标题常见病例。
标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重
点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：
1、语句不合语法规范
例：***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献
的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。例子中的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。
2、请示、函、报告三者混淆
例：***单位关于元旦文艺联欢晚会所需经费的报告。
例子显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请
示”。
（二）公文写作中文种、格式的问题
1、文种使用不当
有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致
长期只使用通知、决定等两三种公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知代替。
2、格式不规范
公文格式上存在的问题，主要有以下表现：
（1）公文文头不规范；
（2）标题冗长、混乱、残缺不全；
（3）主送机关排列混乱；
（4）结构层次序数混乱；
（5）附件不符；
（6）主送、抄送单位不正确。
3、行文规则混乱
（1）越级行文。
（2）多头行文。
（3）请示一文多事。
4、提法不当
有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，
而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。
5、名称表述混乱
公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一
是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。
6、时间表述含糊
(1)用时间代名词而不用具体日期。
(2)年份随意省略。
(3)年份不使用公元纪年。
7、用词不当
(1)词语误用。
(2)生造词语。
(3)词语使用不当。
(4)滥用模糊词语
8、不符合语法
不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧
义或错误。主要有：
（1）成分残缺。
（2）成分多余。
（4）语序不当
9、数字使用不统一
公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要
有以下几种情况
（1）数字概念不清楚。
（2）数字概念不准确。
（3）数字书写形式不统一。
（4）空虚的，毫无真实可言。
九、讲话稿等公文写作的几个规律。
（一）“三分之一定律”：一篇好的讲话稿,应该是“上
级精神,领导思想、写作人员思想各占三分之一”。
（二）“二八定律” ：即80%是继承，20%是创新。这说
明，公文写作要善于积累和创新。
（三）“遣词十戒” ：
1、戒生僻词
2、戒重复出现。
3、戒称谓混乱。
4、戒主从多变。如：“要满腔热情给领导提意见，走群
众路线。”
5、戒多附加。
6、戒绕口。
7、戒迷路句。
8、戒谓宾失配。
9、戒半文不白。
10、戒歧义
十、公文歌
（一）核文内容歌
一核政策符不符，二核行文对不对，
三核格式确不确，四核文字美不美。
（二）行文关系歌
行文千万不越级，领导个人慎重报，
请示报告要分开，文种错误不可要。
（三）公文格式歌 签发人很重要， 领导大名不漏掉，
文种好比穿衣服，肥大过瘦不可要，
行文方向要清楚，请示不要当报告，
主送抄送两回事，单位排列要协调，
印章日期放文尾，印制版记别忘了。
（四）核文歌
公文公文要审核，核过公文错不多。
诸君要知如何审，请君听我核文歌。 一核手续和文号，领导是否已批过。 二核标题与引文，说法到底妥不妥？ 三核文种和行文，请示报告分头说。 四核用词及用语，逻辑语法逐项核。 易混字词要辨析，错字别字莫漏过。五核格式和体例，版头版记细节多。六核数字与标点，正确使用要斟酌。核文事繁忌心浮，事关决策连家国。一朝失误铸成错，等闲平地起风波。文从字顺千古事，我为核文唱首歌。
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公 文 写 作 办公室整理 2010 年8月日技巧与艺术20
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一、公文概述。 ................................... 3
二、公文的种类。 ................................. 3
三、公文使用的范围。 ............................. 3
四、公文写作的属性、基本功及一般的技巧。 .......... 4
（一）公文的属性。 ............................ 4
（二）公文写作的基本功及一般的技巧。 ........... 5
五、公文写作能力建设中的五个台阶与处理公文的五个技
巧。 ............................................. 8
（一）公文写作能力建设中的五个台阶。 ........... 8
（二）处理公文的五个技巧。 .................... 9
六、公文写作硬功夫的培养以及公文的表达艺术。 ..... 12
（一）公文写作硬功夫的培养。 ................. 12
（二）公文的表达艺术 ......................... 13
七、提升公文写作能力的几个关键要素。............. 15
八、公文写作中常见的问题。 ...................... 16
（一）公文标题常见病例。 ..................... 16
（二）公文写作中文种、格式的问题 ............. 17
九、讲话稿等公文写作的几个规律。 ................ 19
十、公文歌 ...................................... 20
一、公文概述。
所谓公文，就是公务文书的简称，是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能的过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书。
二、公文的种类。
党的机关公文14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议记要。
行政机关公文13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。
其中两种公文中有9种公文是相同的。
另外，还有事务性文书，如经济科技文书、规章类文书、会议类文书、报告类文书、计划类文书等非法定文书。 规章类的文书包括：规则、规定、细则、守则、办法、制度、章程、规程。
经济类的文书包括：合同与可行性研究报告。
科技类的文书包括：论文、报告、情报等。
三、公文使用的范围。
可分为上述的通用公文和专用公文两大类。
专用公文是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使
用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定领域和特定的范围内使用。
总而言之，行政机关的公文包括电子公文、电报等等，它是行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它是传达党和国家方针政策，发布行政规章、法规和措施，请示和答复问题，指导布置工作，报告情况和交流经验的重要工具。
四、公文写作的属性、基本功及一般的技巧。
（一）公文的属性。
1、政策性： 对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。
2、实用性：处理公务、根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的。
3、可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。
4、定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务。
5、时间性：所针对的问题总是存在于特定时间范围之内。
6、规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。
（二）公文写作的基本功及一般的技巧。
1、公文写作的基本功：明确写作的目的，确立公文的主旨，吃透上下两头，在领会领导意图与实际工作需要结合点上动脑子。
公文写作时要尽量少用专业的术语、复杂的推理、新造的名词、模糊的语言。专业语言一般由专业人士掌握，而公文供大众阅读，如果用得太多，使人不易理解，产生歧义；复杂的推理容易使人产生模糊、误导；新造的名词容易使人产生一种生僻感，进而产生理解意思的偏差；模糊的语言对工作的指导力度不够，要尽量少用。一篇好的公文，要体现思想的力量、逻辑的力量、语言的力量和情感的力量。
2、公文写作的一般技巧：可以概括为缘由、事项、要求或者建议。这就是公文内容的逻辑结构模式，它是对公文文种结构特点的概括与总结。
片状结构的模式，也从公文结构的体式布局，公文体式结构的外在形式，它是生成逻辑结构要素，它的变化在篇章文字层面中的反映，它的任务是对公文的材料、段落、文字进行排列组合，寻求最佳的表现形式。
常见公文的片状结构（公文所用外形体式）大致有以下几种：
（1）篇段合一式：公文全篇只有一段，在一段中分层次把要叙述的内容写出。像命令（令）、公告和部分内容简
单的决定、批复、函常用这种形式，比如后面文中举过的《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》就是篇段合一式。
（2）摄要分条式：在公文开头属篇撮要，概括出该文的中心内容。摄要之下，按照所要解决的问题的主次先后分条写出，每条前用数码序号标明。这种体式大多为下行文采用。如通知、通告、指示、公告及内容比较复杂的决定、会议纪要等。如：《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》就采用撮要分条式。
（3）分列小标题式：全文分若干段，依每段内容归纳出一个小标题。通常指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等都经常用这种形式。毛泽东同志的《中国的红色政权为什么能够存在？》就是分列小标题写的。
（4）分块式：全文分成几大块，每一块独立成章，块中可有自然段，每块前面正中加（一）、（二）、（三）等序号。通常调查报告、工作总结、会议纪要等采用分块式。如：《一九九0年经济特区工作会议纪要》就采用分块式，全文四大块。
（5）转发转达式：用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印给下级单位，一般在文首以“现将××转发给你们，望遵照执行。”的形式以文载文。通常批转性通知、转发性通知、简报等都采用这种形式。
（6）条、段贯通式：条、段贯通式有两种情况，一种
是把文章分成若干条，每条冠序号，一条条叙述下来；另一种是把文章分成若干自然段，一段段写下来，不标序号。通常一些指示、指示性通知或讲话稿、法规性文件采用这种形式。
（7）章、条、款分列式：这种形式是把全文分成几章，章下分条，条中有款，条目清楚、款项明了。通常章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文采用此方式者多。如《中国共产党章程》。国务院1987年年3月27日发布的《企业债务管理暂行条例》也很典型，全文共五章，三十条，其中第六、十五、二十五、二十六条下又有若干条。
（8）并列式：并列式指在公文开头以简要的语句开宗明义以后，正文部分是若干并列的句子，有的句与句押韵，以诗歌、顺口溜的形式表达。通常守则常用这一形式。
也有学者指出，要写一篇好的公文，需要五个基本功：看、记、思、练、磨。
看：就是要多看上级的会议材料，以精确领导上级的精神；多看报刊的评论文章，以学习写作的技巧；多看领导日常的讲话，以了解领导的习惯。
记：就是要记好文章的体例，如出彩的标题，有思想、好记的句子等。
思：包括边看边思考、边记边思考、边写边思考三个过程。
练：平时要多练兵，多修改自己写的文章。必要时要拿
得出东西，不要慌乱；应急的时候要敢出东西，不要抓瞎。
磨：所谓好文章是改出来的，是硬功夫，不是花架子。 一篇好的公文必须讲究针对性，要搞清楚是为谁而写的，要把握好场合、对象，要分清层次，了解领导的习惯，要做到材料真实、组织鲜明、数据准确、语言简要。
五、公文写作能力建设中的五个台阶与处理公文的五个技巧。
（一）公文写作能力建设中的五个台阶。
1、第一个台阶：明确发文的主旨、文种、范围与阅读对象。
（1）发文的主旨：任何一篇公文都是根据实际工作中的需要而定的，所以动笔前要明确发文的主旨，即发文的主题。
（2）发文的文种：如汇报工作情况，是写专题报告还是情况简报；针对下级来文反映的问题，是写指示还是通知等等。总之，要根据内容确定文种。
（3）发文的范围和阅读对象：发文的范围要非常清晰和具体，阅读对象要明确。要明确阅读的要求，是要求对方答复还是请求对方批示等等。
2、第二个台阶：收集有关资料进行调查研究。
当我们明确发文的主旨后，就可以围绕主旨收集资料，可以参考过去的文件或者进行实际的调查。当然并不是所有
公文在写之前都需要收集资料进行调查研究，而是根据实际需要进行。
3、第三个台阶：拟出提纲，安排结构。
在明确主旨和收集好相关资料前提下，写好提纲非常重要。写提纲时，一定要静下心，找出要点，攻克难点，也可以召集有关人员进行讨论，集思广益。
4、第四个台阶：落笔起草，拟写正文。
（1）观点要鲜明。
（2）用材要得当。
（3）语句要简练。
5、第五个台阶：反复检查，认真修改。
（1）主题的修改：看主题是否明确，主题论述是否集中，主题的挖掘是否深刻。
（2）观点的修改：看观点是否正确，是否正确的表达，是否符合法律、法规与相关政策。
（3）材料的修改：看材料是否符合观点，与观点一致。
（4）结构的修改：看整体结构是否严谨，是否残缺。
（5）语言的修改：看是否有错别字、不通顺的句子、不合理的标点。
（二）处理公文的五个技巧。
1、处理联合行文的技巧。
（1）行政机关的联合行文，主办机关要排在前头。
（2）落款处无论有多少个落款单位都要写上名字并盖
章。上行文可只盖主办机关的章，而行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文的时候，要按照党、政、军、群的顺序盖章。
（3）联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头，字号为联合发文的字号格式。
（4）联合行文的会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。
2、处理政府和内设机构行文的技巧。
（1）政府各部门，包括议事协调机构除以函的形式，商洽工作，答复行为之外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：一是经领导同意，部门自行发文，可以用同质的文种，但必须在正文前写上“经……政府同意”的话。
（2）有关议事工作机构、各级领导组、工作委员会要向部门行文，一般不能以办公室的名义印发。
（3）部门内设机构不得向部门机关以外的其它机关行文，要与相应部门商榷工作必须以函的形式，要安排内设机构的专项工作需以主管部门的文件行文。
3、处理数字和数字范围规范表述的技巧。
（1）百分数、分数要用阿拉伯数字表述，不能以汉字来表述。
（2）数字范围的表述，如百分之几到百分之几，百分比不能大于1，只能小于或等于1，如3%-8%，不能写成3-8%，
不能省略第一个数字后的百分号；用分数或整数表达数字范围，也同理不能省略第一个数字后面的单位，如5万到10万，不能写成5到10万；表述时间段，一般不要表述为去年、今年、明年等，而应该表述出具体的年份。如2008年、2009年等
4、处理规范用字、用词的技巧。
在公文中，有许多字词因为混用而造成不统一、不规范
的问题，需要加以甄别和规范。如制订和制定的使用，制订突出的是拟订、草拟和创制，对象多为方案和计划等，注重的是过程；制定突出的是定下来，证实的事实，对象多为路线、方针、政策、法律、法规等，注重的是结果。又如做出和作出，前者为口语，强调做出的事；后者为书面语。规范表达是一个长期学习和积累的过程，要在工作中事事加以留心和总结。
5、处理重要紧急公文的技巧。
如何界定重要性公文，凡是上级机关，党中央、国务院，
省委、省政府，市委、市政府及其部门，来文有注明特急，急件等字样，涉及重大事项的公文，各级领导的批示件，各级各部门上报重大突发性事件的请示件都界定为重要公文。根据紧急的程度，规定办结的时间，按照办结的时间来办理。按照紧急的程度，文件分为特急件，急件和普通件三类。特急件要在24小时内办理完毕，急件要在3日以办理完毕，普通件要在要求的时间内办理完毕。
六、公文写作硬功夫的培养以及公文的表达艺术。
（一）公文写作硬功夫的培养。
1、公文写作标题的功夫。标题实际上是公文的题眼，
是观点，及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题。标题应根据公文的中心思想和层次要求具体确立。一篇文章的标题与标题之间要层次分明、逻辑严谨、相互照应。
2、公文核心观点的功夫。好公文的关键是要有新意和
创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点，写不出好的公文。所以公文写作者平时应该经常学习党政的理论和相关的专业知识，深刻领会上级的政策，经常调查研究，了解当地的实际，多上下结合，深入思考来提升自己的悟性，从领导的角度思考问题。
3、公文写作中图表、数据运用的功夫。在公文写作中，
数据的运用是一件普遍性、经常性的事情，它使事物量化发挥着重要的作用。数据、图表的作用决定了来源取舍必须坚持一定的标准，应做到：一是来源的权威性。数据一般以统计局为主，其中税收数据以国税、地税为主。没有统计局的，以部门的乡镇机关的数据为主。个人拿不准的，要和领导集体商量、定夺；二是数据要统一。不同材料里面，数据要一致。同一材料里面不能出现前后矛盾；三是数据分析要科学。特别是在没有权威数据参考的情况下，必须经过科学的分析才能运用。单个数据的加减不能超过核查的数据；四是图表
的运用要规范。经过专业人员验证正确性后方可使用。
4、资料语言取舍的功夫。对于初稿，一定要进行修改。
经过细密的思考和语言的锤炼，去掉多余的材料，保留必须保留的材料，运用更为精妙的表达方式，符合领导的语言风格。对引用的材料要以有用为原则，吸引其精华、去除其糟粕，对引用的材料语言进行加工，使其符合公文整体逻辑结构。
5、适应无纸化公文写作的功夫。电子化、无纸化公文
将会越来越普及，所以要认真提高运用电脑来处理公文的能力。
（二）公文的表达艺术
公文表达的总要求：庄重典雅、含蓄明快 、节奏鲜明 、
浓缩精粹。
一份完整的公文，由文头、内文、文尾三大部分组成：
1、文头---庄重、严谨，又称版头。
位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。文头后有一
条红线间隔。
文头必备项目有：
a、发文机关。
b、发文字号。
c、发文份数（指同一文稿印刷若干份时，每一份公文
的顺序编号简称份号，用阿拉伯数字表示，不得少于两位数，如01号，应标注在公文版心左上角第一行顶格）。
d、签发人（标在发文字号的右侧）。
2、内文---简明、完整、准确
a、标题（一般由“发文机关”+“关于”+“事由”+“文
种”构成）。
b、主送机关（指公文收文机关和送达机关，标在标题
之下顶格处，用冒号启下；请示和报告只能有一个主送机关；上级机关下发的文件如收文机关为同一类型，可以使用统称，如各院校等；面向基层和广大群众的普发性的文件可以不必标注主送机关）。
c、正文（包括提出问题、分析问题和解决问题三大部
分；公文中的年份、具有统计意义的数字要用阿拉伯数字，书写时不能转行；分层次表述时，第一层用“一、二、三”；第二层用“（一）、（二）、（三）；第三层用“1、2、3”；第四层用“（1）、（2）、（3））。
d、附件（标注在正文后空一行左起空两格处，写法：
附件1.XXX）。
e、署印（盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年
月）。
f、成文时间（指公文生效时间，要写明全称，用汉字
表达，“0”要用“○”表达，如二○一○年）。
3、文尾—清晰、全面
a、附注（指对公文的发行范围及使用时注意事项的说
明）。
b、主题词（标注在抄送机关之上，一般二到七个字）。
c、抄送机关。
d、印发机关和日期（印发机关不是指公文的发文机关，
而是指文件的印刷主管部门；印发日期以公文印刷的日期为准，它与成文时间不同，要用阿拉伯数字书写）。
七、提升公文写作能力的几个关键要素。
公文写作的要求很高，具有其它文体所没有的权威性，
有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式 ，并有行文规则和办理办法尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言表述。
公文语言总的要求是庄重平实、概括简练。公文语言功
夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象性和描绘性词语和口语，不用方言土语。
需要特别提出公文结构用语。
一是开头用语。用来表示行文目的、依据、原因，伴随
情况等。如：为了、关于、对于、根据、按照、依照等。
二是结尾用语。如：特此通知、请批示等。
三是过渡用语。如：为、对、因、对此、因此等。
四是经办用语。如：已经、现今、办理、责成等。
五是称谓用语。如：我，本，你，贵，该等。
八、公文写作中常见的问题。
（一）公文标题常见病例。
标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重
点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：
1、语句不合语法规范
例：***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献
的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。例子中的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。
2、请示、函、报告三者混淆
例：***单位关于元旦文艺联欢晚会所需经费的报告。
例子显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请
示”。
（二）公文写作中文种、格式的问题
1、文种使用不当
有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致
长期只使用通知、决定等两三种公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知代替。
2、格式不规范
公文格式上存在的问题，主要有以下表现：
（1）公文文头不规范；
（2）标题冗长、混乱、残缺不全；
（3）主送机关排列混乱；
（4）结构层次序数混乱；
（5）附件不符；
（6）主送、抄送单位不正确。
3、行文规则混乱
（1）越级行文。
（2）多头行文。
（3）请示一文多事。
4、提法不当
有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，
而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。
5、名称表述混乱
公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一
是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。
6、时间表述含糊
(1)用时间代名词而不用具体日期。
(2)年份随意省略。
(3)年份不使用公元纪年。
7、用词不当
(1)词语误用。
(2)生造词语。
(3)词语使用不当。
(4)滥用模糊词语
8、不符合语法
不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧
义或错误。主要有：
（1）成分残缺。
（2）成分多余。
（4）语序不当
9、数字使用不统一
公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要
有以下几种情况
（1）数字概念不清楚。
（2）数字概念不准确。
（3）数字书写形式不统一。
（4）空虚的，毫无真实可言。
九、讲话稿等公文写作的几个规律。
（一）“三分之一定律”：一篇好的讲话稿,应该是“上
级精神,领导思想、写作人员思想各占三分之一”。
（二）“二八定律” ：即80%是继承，20%是创新。这说
明，公文写作要善于积累和创新。
（三）“遣词十戒” ：
1、戒生僻词
2、戒重复出现。
3、戒称谓混乱。
4、戒主从多变。如：“要满腔热情给领导提意见，走群
众路线。”
5、戒多附加。
6、戒绕口。
7、戒迷路句。
8、戒谓宾失配。
9、戒半文不白。
10、戒歧义
十、公文歌
（一）核文内容歌
一核政策符不符，二核行文对不对，
三核格式确不确，四核文字美不美。
（二）行文关系歌
行文千万不越级，领导个人慎重报，
请示报告要分开，文种错误不可要。
（三）公文格式歌 签发人很重要， 领导大名不漏掉，
文种好比穿衣服，肥大过瘦不可要，
行文方向要清楚，请示不要当报告，
主送抄送两回事，单位排列要协调，
印章日期放文尾，印制版记别忘了。
（四）核文歌
公文公文要审核，核过公文错不多。
诸君要知如何审，请君听我核文歌。 一核手续和文号，领导是否已批过。 二核标题与引文，说法到底妥不妥？ 三核文种和行文，请示报告分头说。 四核用词及用语，逻辑语法逐项核。 易混字词要辨析，错字别字莫漏过。五核格式和体例，版头版记细节多。六核数字与标点，正确使用要斟酌。核文事繁忌心浮，事关决策连家国。一朝失误铸成错，等闲平地起风波。文从字顺千古事，我为核文唱首歌。
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