采购管理作业指导书
1、目的
为规范产品采购工作所需服务和产品的采购工作,保证产品采购工作质量的服务和产品采购符合工作要求,特制定本作业指导书。
2、适用范围:适用于物业公司产品采购。
3、职责
3.1办公室负责、使用部门协助对服务和产品采购供方的选择、评价和管理。
3.2使用部门负责采购计划的编制。
3.3办公室负责服务和物资的采购。
3.4办公室负责对服务和产品采购的外在质量验收。
3.5使用部门负责对服务和产品采购的内在质量验收。
4、作业要点
4.1 供方的选择、评价和管理
4.1.1 供方的选择
4.1.1.1 对所需要的服务和产品有特殊要求的,由使用部门负责进行咨询、调研,提交供方预选名单。
4.1.1.2 对所需要的服务和产品没有特殊要求的,由办公室负责进行咨询、调研,提交供方预选名单。
4.1.2 供方的评价
4.1.2.1 由办公室组织、会同使用部门对供方进行评价,填写《供方评价表》。
4.1.2.2 经评价符合要求的供方,经主管领导批准,列入《合格供方名录》,建立供方档案。
4.1.3 供方的管理
4.1.3.1 办公室每年对合格供方进行一次服务情况评估,评估情况填写《供方服务情况考核表》,评估不合格的将取消合格供方资格。
4.1.3.2 对在采购验收工作中发现的问题,应及时通知供方纠正,填写《供方服务差错记录》。
4.1.3.3 对发生过质量问题,并且没有明显改进的供方,取消合格供方资格。
4.2 采购计划
4.2.1 采购计划的分类
采购计划可分为年度、月份和临时三种,每年12月末以前提交下年度采购计划,每月10日以前提交下月采购计划,临时采购计划提前三天提出,特殊情况可以当天提出。
4.2.2 采购计划的编写与审批
4.2.2.1 一般服务和产品的采购,使用部门编写采购计划-填写《物业公司购置申请单》,以《物业公司内请示、报告》提出申请,经办公室会签,报主管领导批准。
4.2.2.2 特殊服务和产品的采购,使用部门直接以《物业公司内请示、报告》提出申请,经办公室会签,报主管领导批准。
4.3 采购的实施
4.3.1 办公室采购人员必须按照经过批准的采购计划,到合格供方处进行采购。
4.3.2 如果无法按照采购计划进行采购,由使用部门进行采购计划更改,重大更改应报经主管领导批准,再进行采购。
4.4 采购的验收
4.4.1 办公室负责采购物资的外观、数量、规格等外在质量的验收。
4.4.2 使用部门负责采购物资内在质量的验收。
4.4.3 办公室负责处理验收过程中发现的问题。
4.5 特殊采购的实施
当服务/产品急需,来不及进行供方评价,报经主管领导批准,可以先实施
采购,日后补办评价手续。
5、形成的记录: 供方评价表
合格供方名录
供方服务情况考核表 供方服务差错记录 物业公司购置申请单 物业公司采购请示、报告
采购管理作业指导书
1、目的
为规范产品采购工作所需服务和产品的采购工作,保证产品采购工作质量的服务和产品采购符合工作要求,特制定本作业指导书。
2、适用范围:适用于物业公司产品采购。
3、职责
3.1办公室负责、使用部门协助对服务和产品采购供方的选择、评价和管理。
3.2使用部门负责采购计划的编制。
3.3办公室负责服务和物资的采购。
3.4办公室负责对服务和产品采购的外在质量验收。
3.5使用部门负责对服务和产品采购的内在质量验收。
4、作业要点
4.1 供方的选择、评价和管理
4.1.1 供方的选择
4.1.1.1 对所需要的服务和产品有特殊要求的,由使用部门负责进行咨询、调研,提交供方预选名单。
4.1.1.2 对所需要的服务和产品没有特殊要求的,由办公室负责进行咨询、调研,提交供方预选名单。
4.1.2 供方的评价
4.1.2.1 由办公室组织、会同使用部门对供方进行评价,填写《供方评价表》。
4.1.2.2 经评价符合要求的供方,经主管领导批准,列入《合格供方名录》,建立供方档案。
4.1.3 供方的管理
4.1.3.1 办公室每年对合格供方进行一次服务情况评估,评估情况填写《供方服务情况考核表》,评估不合格的将取消合格供方资格。
4.1.3.2 对在采购验收工作中发现的问题,应及时通知供方纠正,填写《供方服务差错记录》。
4.1.3.3 对发生过质量问题,并且没有明显改进的供方,取消合格供方资格。
4.2 采购计划
4.2.1 采购计划的分类
采购计划可分为年度、月份和临时三种,每年12月末以前提交下年度采购计划,每月10日以前提交下月采购计划,临时采购计划提前三天提出,特殊情况可以当天提出。
4.2.2 采购计划的编写与审批
4.2.2.1 一般服务和产品的采购,使用部门编写采购计划-填写《物业公司购置申请单》,以《物业公司内请示、报告》提出申请,经办公室会签,报主管领导批准。
4.2.2.2 特殊服务和产品的采购,使用部门直接以《物业公司内请示、报告》提出申请,经办公室会签,报主管领导批准。
4.3 采购的实施
4.3.1 办公室采购人员必须按照经过批准的采购计划,到合格供方处进行采购。
4.3.2 如果无法按照采购计划进行采购,由使用部门进行采购计划更改,重大更改应报经主管领导批准,再进行采购。
4.4 采购的验收
4.4.1 办公室负责采购物资的外观、数量、规格等外在质量的验收。
4.4.2 使用部门负责采购物资内在质量的验收。
4.4.3 办公室负责处理验收过程中发现的问题。
4.5 特殊采购的实施
当服务/产品急需,来不及进行供方评价,报经主管领导批准,可以先实施
采购,日后补办评价手续。
5、形成的记录: 供方评价表
合格供方名录
供方服务情况考核表 供方服务差错记录 物业公司购置申请单 物业公司采购请示、报告