附件：
学生档案归档、查询、转递有关事宜的说明
一、学生档案归档内容及注意事项
（一）学生档案原始资料要齐全
1、高中毕业生登记表；
2、高校招生报考志愿表；
3、保送生登记表；
4、高中学习成绩；
5、党、团材料；
6、中学期间奖、惩材料；
7、高校招生体检表。
（二）学生档案信息记载要准确、规范
1、反映个人特征的照片、资料要准确；
2、父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编要准确；
3、曾用名要填写，个人不能随意改名。要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。
二、学生档案查询要具备以下三个条件
（一）学生学号是查询学生档案唯一准确的条件；
（二）姓名是查询的重要辅助条件；
（三）专业是姓名查询的辅助条件；
三、学生档案转递工作
（一）学院要在学生毕业时（每年6月底前）将学生所有奖惩、
入党及毕业材料收集齐全装入学生档案袋，做到准确、完整，一次性转交档案馆，为学生就业提供最准确的信息；
（二）考上外校研究生的学生，在接到调档通知时先到学工处就业指导办公室盖章备案，然后及时把录取通知书或调档函原件（复印件）交档案馆学生档案部，待档案材料齐全后，一次性寄往录取学校，避免二次寄档造成的各种不良后果；
（三）因没就业或其他原因造成档案留校的学生，要有学校相关的证明材料，档案馆方按教育部文件要求保存个人档案；因个人其它原因造成档案留校的学生，要与档案馆签订《南京师范大学毕业生档案留校保管协议》档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案；
（四）学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案馆保管，待学业完成后及时与档案馆联系，以便及时寄往用人单位；因欠学费造成档案缓寄的同学，待交清学费后，持交费票据复印件，到学生档案部办理档案转递手续，并按规定交相应保管费用；因学生个人原因造成档案寄出退档的，档案由档案馆暂时保管，本人要及时与档案馆联系，提出转递或留存意见，并按规定交相应管理费用；
（五）学生因出国继续深造、自主创业等个人原因档案需要继续留在学校的，须到档案馆学生档案部办理相关手续。
（六）学生退学其档案按规定及时寄出。如来年还要参加高考的学生，档案可寄当地市、县教育局，如要就业，档案可寄当地人事局或人才交流中心。
（七）转递档案注意事项：
1、学生档案应通过机要交通或派专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；
2、转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的核对整理，不得扣留材料或分批转出；
3、转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
4、收到档案的单位经核对无误后应在回执上签名盖章并将回执立即寄回。
5、我校毕业生档案通过南京市机要局转递。机要局要求收档单位必须是县团级以上部门。因此，档案收件单位必须注明：省、市、单位名称，另外国有公司能接收档案，私企、合资企业不能接收，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。所以学生在签定就业协议时，必须向所在单位了解清楚档案收件单位（部门）的正确地址，避免档案寄不出去，或寄出因地址不详而退回。
如有其他具体问题，请与档案馆学生档案部王老师咨询。
联系电话：85891046 。
附件：
学生档案归档、查询、转递有关事宜的说明
一、学生档案归档内容及注意事项
（一）学生档案原始资料要齐全
1、高中毕业生登记表；
2、高校招生报考志愿表；
3、保送生登记表；
4、高中学习成绩；
5、党、团材料；
6、中学期间奖、惩材料；
7、高校招生体检表。
（二）学生档案信息记载要准确、规范
1、反映个人特征的照片、资料要准确；
2、父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编要准确；
3、曾用名要填写，个人不能随意改名。要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。
二、学生档案查询要具备以下三个条件
（一）学生学号是查询学生档案唯一准确的条件；
（二）姓名是查询的重要辅助条件；
（三）专业是姓名查询的辅助条件；
三、学生档案转递工作
（一）学院要在学生毕业时（每年6月底前）将学生所有奖惩、
入党及毕业材料收集齐全装入学生档案袋，做到准确、完整，一次性转交档案馆，为学生就业提供最准确的信息；
（二）考上外校研究生的学生，在接到调档通知时先到学工处就业指导办公室盖章备案，然后及时把录取通知书或调档函原件（复印件）交档案馆学生档案部，待档案材料齐全后，一次性寄往录取学校，避免二次寄档造成的各种不良后果；
（三）因没就业或其他原因造成档案留校的学生，要有学校相关的证明材料，档案馆方按教育部文件要求保存个人档案；因个人其它原因造成档案留校的学生，要与档案馆签订《南京师范大学毕业生档案留校保管协议》档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案；
（四）学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案馆保管，待学业完成后及时与档案馆联系，以便及时寄往用人单位；因欠学费造成档案缓寄的同学，待交清学费后，持交费票据复印件，到学生档案部办理档案转递手续，并按规定交相应保管费用；因学生个人原因造成档案寄出退档的，档案由档案馆暂时保管，本人要及时与档案馆联系，提出转递或留存意见，并按规定交相应管理费用；
（五）学生因出国继续深造、自主创业等个人原因档案需要继续留在学校的，须到档案馆学生档案部办理相关手续。
（六）学生退学其档案按规定及时寄出。如来年还要参加高考的学生，档案可寄当地市、县教育局，如要就业，档案可寄当地人事局或人才交流中心。
（七）转递档案注意事项：
1、学生档案应通过机要交通或派专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；
2、转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的核对整理，不得扣留材料或分批转出；
3、转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
4、收到档案的单位经核对无误后应在回执上签名盖章并将回执立即寄回。
5、我校毕业生档案通过南京市机要局转递。机要局要求收档单位必须是县团级以上部门。因此，档案收件单位必须注明：省、市、单位名称，另外国有公司能接收档案，私企、合资企业不能接收，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收。所以学生在签定就业协议时，必须向所在单位了解清楚档案收件单位（部门）的正确地址，避免档案寄不出去，或寄出因地址不详而退回。
如有其他具体问题，请与档案馆学生档案部王老师咨询。
联系电话：85891046 。