物资请购及委托单位请示审批业务流程
物资请购及委托单位请示审批业务流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 上级公司 总经理 财务总监 XX XX XX 开始
阶 段
提出采购申 请或委托单 D1 位申请 1 汇总、整理 检查库存物 资储存情况 提供相关费用 预算清单 ” 采购 权限 内 否 是 D2 2
3
4
总经办 意见 审批
权限外 审核 审核 编写请示报 告 5
企管部 意见
汇总意见走 公司 OA 发文 流程 记入台账
6
D3
领导审 批 8 记入台账 询价及编制询 价报告 批复 文件 7 审批 权限内 审核 审核 ” 编写采购会议 纪要 ” 与采购或委 D4 托单位联系 后续采购流 程 10 9
结束
物资请购及委托单位请示审批业务流程控制 控制事项 详细描述及说明
D1
1．工程管理部兼职采购员根据公司相关规定及实际需求提出采购申请
2．采购员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单” ，需要说明请购物 资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容。 3．工程部物资管理员核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出， D2 以及是否存在公司采购权限以内。 阶 段 控 制 D3 4．如果不在公司采购权限以内，则编写请示报告发往上级领导审批。在公司采购权限以 内则告知工程部采购员直接走询价流程。 5．如果在采购权限之外的请示报告应由工程部负责人、财务总监、总经理逐级审核，最 终发往上级公司相关部门询问意见。 6．汇总各方意见后走公司 OA 发文流程，并记入请示台账，发往上级公司批复。 7．上级公司在走批复流程，发文人应保持跟踪、催促，争取早日拿到批复文件。 8．收到批复文件后立即存档、记入台账并通知工程管理部采购员走询价流程。 D4 9．工程管理部采购员完成询价后编制询价报告，并由工程部负责人、财务总监、总经理 逐级审核。 10．审核通过后立即编写会议纪要存档，并与采购或委托单位联系，走后续采购流程。 相 关 规 范 应建 规范 参照 《XX 有限公司制度体系汇编》 规范 采购申请单 文件资料 请示及批复文件 责任部门 及责任人 询价报告 采购会议纪要 采购清单 请示及批复台账 采购申请制度 请购审批制度
采购、财务、工程、仓储 总经理、财务总监、工程管理部负责人、采购员
物资采购或委托单位招标流程
物资采购或委托单位招标流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 总经理 招标小组 工程部 招标负责人 供应单位
阶 段
开始 1 提供相关资料 审批 审批 审核 准备招标文件 2 D1
编制招标书
3 索取资格 审查文件 采购预算 填报资格 审查文件 采购预算
发布招标信息 5 进行资格审查 确定资格 合格的供应商 7 初步评审 6 4
D2
发送招标书 接收招标书
获取标书
填报标书 D3
组织招标小组 论证 9 出评标报告 10 8
审批
宣布 中标单位 11 编制招标结果 会议纪要 签订合同 12 结束 签订合同 D4
招标业务流程控制 控制事项 详细描述及说明 1．工程管理部根据工程需求，编制需求计划，并取得采购预算。 2．招标负责人根据需求计划，准备招标文件。 D1 3．招标负责人编制招标文件，经工程管理部负责人签字确认后，报财务总监审核、总经理审批后 严格执行 风险事项：招标工作中，如果违反国家法律、法规，企业会遭受外部处罚、经济损失和信誉损失 4．发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用途、规格、质量要求及数量或规模） 、 履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投 标单位的资质要求以及其他必要的内容。 D2 阶 段 控 制 D3 5．收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查。 6．通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商。 风险事项：招标过程如果违反法律、法规及企业规章制度的规定，企业可能会受到有关部门的处 罚，造成资产损失 7．向合格的供应商发售标书，供应商填报完毕后递交到招标负责人。 8．招标负责人对供应商的投标书进行初步审核，淘汰明显不符合要求的供应商。 9． 工程管理部组织需招标小组等相关人员对筛选通过的投标书进行评分论证， 选出最终的中标者。 10．最终中标者产生后由招标小组编制评标报告，并经总经理审批后，由招标小组宣布中标单位。 11．招标负责人编制招标结果会议纪要，并存档。 D4 12．工程管理部相关人员进行后续的合同签订流程 风险事项：采购招标评审不规范、选择了不合格的供应商或签订的合同不符合国家相关法律、法 规，可能给企业带来不必要的损失 参照 《XX 公司制度体系汇编》招标管理办法（试行） 规范 “招标计划书” “投标书” 文件资料 “评标报告” “评标结果会议纪要” 责任部门 及责任人 工程管理部、招标小组 总经理、财务总监、招标负责人
合同签订审批业务流程
合同签订审批业务流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 阶 财务部 上级公司 总经理 财务总监 综合管理部 开始 1 提供相关 合同文件 3 发企管部 彭江丽走法 律意见 审核合同相关 审批 文件内容 ” 法律意见书 按法律意见修 4 改与乙方沟通 ” OA 合同会 签 OA 合同会 签 OA 合同会 签 OA 合同会 签 OA 合同会 签 5 2 获取合同 文件 D1 XX 部 XX 段
会签完毕 D2 OA 合同会 签 盖章签订 存档备案 记入台账 企管部合同 备案 通知采购人 员合同会签 完成 8 结束 7 权限外 权限内 权限 6
D3
合同会签流程控制 控制事项 1．工程管理部提供相关合同文件。 2．审核合同相关的文件内容是否齐全，审核合同条款，送总经理审核并说明该项合同的相关内容。 D1 3．发企管部审核合同条款，出具法律意见。 4．获取法律意见后根据意见进行合同修改，并与乙方联系沟通。注意法律意见要存档。 5．合同审核无误后，走公司 OA 合同会签程序。逐级由工程管理部、综合管理部、财务部、财务 总监审核，最后由总经理审批。 D2 6．公司合同会签程序完成后，根据权限区分，权限内的直接至总经理处签订盖章。权限外的走能 源投资公司合同会签程序，完成后至总经理处签订盖章。 详细描述及说明
阶 段 控 制
7．合同签订完成后，记入合同台账，合同要扫描备案并发至企业管理部备案。 D3 8．合同签订流程完成将合同发至采购人员。
相 关 规 范
应建 合同管理制度 规范 参照 《XX 制度体系汇编》 规范 “合同书” “法律意见”
文件资料 “合同台账” “合同扫描件备案” 责任部门 及责任人 工程管理部 总经理、财务总监、合同负责人
物资请购及委托单位请示审批业务流程
物资请购及委托单位请示审批业务流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 上级公司 总经理 财务总监 XX XX XX 开始
阶 段
提出采购申 请或委托单 D1 位申请 1 汇总、整理 检查库存物 资储存情况 提供相关费用 预算清单 ” 采购 权限 内 否 是 D2 2
3
4
总经办 意见 审批
权限外 审核 审核 编写请示报 告 5
企管部 意见
汇总意见走 公司 OA 发文 流程 记入台账
6
D3
领导审 批 8 记入台账 询价及编制询 价报告 批复 文件 7 审批 权限内 审核 审核 ” 编写采购会议 纪要 ” 与采购或委 D4 托单位联系 后续采购流 程 10 9
结束
物资请购及委托单位请示审批业务流程控制 控制事项 详细描述及说明
D1
1．工程管理部兼职采购员根据公司相关规定及实际需求提出采购申请
2．采购员应根据库存量基准、用料预算及库存情况填写“采购申请单” ，需要说明请购物 资的名称、数量、需求日期、质量要求以及预算金额等内容。 3．工程部物资管理员核查采购物资的库存情况，检查该项请购是否在执行后又重复提出， D2 以及是否存在公司采购权限以内。 阶 段 控 制 D3 4．如果不在公司采购权限以内，则编写请示报告发往上级领导审批。在公司采购权限以 内则告知工程部采购员直接走询价流程。 5．如果在采购权限之外的请示报告应由工程部负责人、财务总监、总经理逐级审核，最 终发往上级公司相关部门询问意见。 6．汇总各方意见后走公司 OA 发文流程，并记入请示台账，发往上级公司批复。 7．上级公司在走批复流程，发文人应保持跟踪、催促，争取早日拿到批复文件。 8．收到批复文件后立即存档、记入台账并通知工程管理部采购员走询价流程。 D4 9．工程管理部采购员完成询价后编制询价报告，并由工程部负责人、财务总监、总经理 逐级审核。 10．审核通过后立即编写会议纪要存档，并与采购或委托单位联系，走后续采购流程。 相 关 规 范 应建 规范 参照 《XX 有限公司制度体系汇编》 规范 采购申请单 文件资料 请示及批复文件 责任部门 及责任人 询价报告 采购会议纪要 采购清单 请示及批复台账 采购申请制度 请购审批制度
采购、财务、工程、仓储 总经理、财务总监、工程管理部负责人、采购员
物资采购或委托单位招标流程
物资采购或委托单位招标流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 总经理 招标小组 工程部 招标负责人 供应单位
阶 段
开始 1 提供相关资料 审批 审批 审核 准备招标文件 2 D1
编制招标书
3 索取资格 审查文件 采购预算 填报资格 审查文件 采购预算
发布招标信息 5 进行资格审查 确定资格 合格的供应商 7 初步评审 6 4
D2
发送招标书 接收招标书
获取标书
填报标书 D3
组织招标小组 论证 9 出评标报告 10 8
审批
宣布 中标单位 11 编制招标结果 会议纪要 签订合同 12 结束 签订合同 D4
招标业务流程控制 控制事项 详细描述及说明 1．工程管理部根据工程需求，编制需求计划，并取得采购预算。 2．招标负责人根据需求计划，准备招标文件。 D1 3．招标负责人编制招标文件，经工程管理部负责人签字确认后，报财务总监审核、总经理审批后 严格执行 风险事项：招标工作中，如果违反国家法律、法规，企业会遭受外部处罚、经济损失和信誉损失 4．发布招标信息，包括招标方式、招标项目（含名称、用途、规格、质量要求及数量或规模） 、 履行合同期限与地点、投标保证金、投标截止时间及投标书投递地点、开标的时间与地点、对投 标单位的资质要求以及其他必要的内容。 D2 阶 段 控 制 D3 5．收到供应商的资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面进行审查。 6．通过审查供应商各方面指标确定合格的供应商。 风险事项：招标过程如果违反法律、法规及企业规章制度的规定，企业可能会受到有关部门的处 罚，造成资产损失 7．向合格的供应商发售标书，供应商填报完毕后递交到招标负责人。 8．招标负责人对供应商的投标书进行初步审核，淘汰明显不符合要求的供应商。 9． 工程管理部组织需招标小组等相关人员对筛选通过的投标书进行评分论证， 选出最终的中标者。 10．最终中标者产生后由招标小组编制评标报告，并经总经理审批后，由招标小组宣布中标单位。 11．招标负责人编制招标结果会议纪要，并存档。 D4 12．工程管理部相关人员进行后续的合同签订流程 风险事项：采购招标评审不规范、选择了不合格的供应商或签订的合同不符合国家相关法律、法 规，可能给企业带来不必要的损失 参照 《XX 公司制度体系汇编》招标管理办法（试行） 规范 “招标计划书” “投标书” 文件资料 “评标报告” “评标结果会议纪要” 责任部门 及责任人 工程管理部、招标小组 总经理、财务总监、招标负责人
合同签订审批业务流程
合同签订审批业务流程
不相容责任部门/责任人的职责分工与审批权限划分 阶 财务部 上级公司 总经理 财务总监 综合管理部 开始 1 提供相关 合同文件 3 发企管部 彭江丽走法 律意见 审核合同相关 审批 文件内容 ” 法律意见书 按法律意见修 4 改与乙方沟通 ” OA 合同会 签 OA 合同会 签 OA 合同会 签 OA 合同会 签 OA 合同会 签 5 2 获取合同 文件 D1 XX 部 XX 段
会签完毕 D2 OA 合同会 签 盖章签订 存档备案 记入台账 企管部合同 备案 通知采购人 员合同会签 完成 8 结束 7 权限外 权限内 权限 6
D3
合同会签流程控制 控制事项 1．工程管理部提供相关合同文件。 2．审核合同相关的文件内容是否齐全，审核合同条款，送总经理审核并说明该项合同的相关内容。 D1 3．发企管部审核合同条款，出具法律意见。 4．获取法律意见后根据意见进行合同修改，并与乙方联系沟通。注意法律意见要存档。 5．合同审核无误后，走公司 OA 合同会签程序。逐级由工程管理部、综合管理部、财务部、财务 总监审核，最后由总经理审批。 D2 6．公司合同会签程序完成后，根据权限区分，权限内的直接至总经理处签订盖章。权限外的走能 源投资公司合同会签程序，完成后至总经理处签订盖章。 详细描述及说明
阶 段 控 制
7．合同签订完成后，记入合同台账，合同要扫描备案并发至企业管理部备案。 D3 8．合同签订流程完成将合同发至采购人员。
相 关 规 范
应建 合同管理制度 规范 参照 《XX 制度体系汇编》 规范 “合同书” “法律意见”
文件资料 “合同台账” “合同扫描件备案” 责任部门 及责任人 工程管理部 总经理、财务总监、合同负责人